Conditions relatives à la nomination de mandataires au Canada

4. Responsabilités professionnelles

4.1 Devoir de loyauté

Le mandataire doit éviter d’entreprendre du travail juridique susceptible de le placer dans une situation incompatible avec ses devoirs à titre de mandataire de la ou du PGC ou de mettre en doute son devoir de loyauté à l’égard de la Couronne. Il ne doit pas critiquer publiquement l’intégrité de hauts fonctionnaires ou d’institutions du gouvernement ni celle de ministres fédéraux.

Devoir d’éviter les conflits d’intérêts

Le mandataire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts. Cette obligation naît dès la nomination et persiste tout au long de sa durée.

Plus particulièrement, le mandataire doit se conformer :

  • aux règles professionnelles applicables;
  • au droit applicable, y compris aux arrêts suivants de la Cour suprême du Canada : Martin c Gray, [1990] 3 R.C.S. 1235; R. c Neil, [2002] 3 R.C.S. 631; Compagnie des chemins de fer nationaux du Canada c McKercher LLP, [2013] 2  R.C.S. 649.

4.2 Conflits d’intérêts réputés

Le mandataire peut être réputé en conflit d’intérêts lorsqu’il représente sans consentement un client dont les intérêts juridiques immédiats s’opposent directement aux intérêts juridiques immédiats de la Couronne.

En général, le Ministère n’empêche pas les mandataires de représenter des clients contre la Couronne dans des dossiers n’ayant aucun lien avec le sien lorsqu’il n’y a aucun danger d’abus de renseignements confidentiels, à moins que le litige contre la Couronne revête une importance et un intérêt public tels, que cela risque de compromettre le devoir de loyauté et de dévouement du mandataire envers la Couronne.

Le Ministère détermine, au cas par cas, ce qu’il juge être un conflit d’intérêts dans le cadre de la nomination d’un mandataire, y compris en déterminant les dossiers ayant un lien entre eux et créant un conflit direct, de même que les dossiers n’ayant aucun lien entre eux et à l’égard desquels le Ministère ne tient pas à ce que son consentement soit inféré, le cas échéant. Cette façon de faire vise à circonscrire les obligations en matière d’identification et de divulgation de la part du mandataire et à faciliter l’évaluation des conflits d’intérêts par le Ministère.

4.3 Obligation de divulgation

4.3.1 Divulgation par rapport aux conflits d’intérêts réputés

Le mandataire n’est pas tenu de divulguer tous ses dossiers non liés contre la Couronne. Il doit toutefois faire preuve de diligence raisonnable pour déterminer et divulguer les conflits en accord avec les critères établis de ce qui est réputé constituer un conflit dans un dossier donné. Il devrait fournir suffisamment de renseignements afin de permettre au Ministère de prendre une décision éclairée sur la question de savoir si le mandataire peut agir au nom de la ou du PGC malgré l’existence ou la possibilité d’un conflit d’intérêts.

Le mandataire est tenu de divulguer tous les intérêts privés, y compris les activités externes et les biens lui appartenant pouvant le placer dans une situation de conflit d’intérêts dans l’exercice de sa nomination éventuelle.

Si, pendant la durée de la nomination, le cabinet du mandataire ou un membre de celui-ci acquiert un intérêt ou se trouve dans une situation susceptible d’entraîner un conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, le mandataire doit en avertir sans délai le Ministère.

4.3.2 Divulgation relative aux obligations du secteur public

Le mandataire doit divulguer si un avocat ou notaire autorisé ou un associé du cabinet est :

  • un ancien titulaire de charge publique, selon la définition de la Loi sur les conflits d’intérêts;
  • un ancien fonctionnaire, selon la définition de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-emploi du Conseil du Trésor (CT), et si cette personne touche une pension aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique ou un paiement forfaitaire aux termes de la Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte;
  • un député ou un sénateur;
  • l’époux, le conjoint de fait, l’enfant, le frère, la sœur ou le parent d’un ministre fédéral ou d’un autre titulaire de charge publique selon la définition de la Loi sur les conflits d’intérêts (L.C. 2006, ch. 9, art. 2).

L’obligation de divulguer ces renseignements persiste pendant toute la durée de la nomination.

4.3.3 Divulgation d’allégations de tiers

Si un client du mandataire ou un membre de la cour soulève une préoccupation ou des objections concernant des allégations de conflit d’intérêts mettant en cause le mandataire, ce dernier doit divulguer cette information au Ministère.

4.4 Évaluation des conflits d’intérêts

Le Ministère évalue les questions relatives aux conflits d’intérêts au cas par cas et rend une décision en tenant compte des éléments propres au dossier de façon à équilibrer la nécessité de protéger les intérêts de la Couronne et l’intérêt public avec la nécessité de satisfaire aux demandes opérationnelles.

Le Ministère tient compte des facteurs ci-dessous pour déterminer l’existence d’un conflit d’intérêts et la ligne de conduite à tenir :

  • la nature et le caractère immédiat des intérêts juridiques en jeu;
  • si les intérêts juridiques s’opposent directement;
  • s’il s’agit d’une question de fond ou de procédure;
  • l’étape à laquelle le dossier ou l’instance est rendu;
  • le lien temporel entre les dossiers;
  • l’importance de la question pour les intérêts immédiats et à long terme de la Couronne;
  • l’existence d’un risque d’abus des renseignements confidentiels obtenus;
  • la disponibilité d’un autre professionnel du droit possédant un savoir-faire et une expérience comparables;
  • l’augmentation des coûts, des délais et des inconvénients s’il faut retenir les services d’un autre professionnel du droit et le fait que ce dernier ne connaît pas le client ni les dossiers de ce dernier;
  • la probabilité qu’un avocat ou notaire change de cabinet;
  • les attentes raisonnables du ministère ou de l’organisme fédéral ayant besoin des services d’un mandataire pour le dossier ou le mandat de représentation en question;
  • l’intérêt public;
  • autres facteurs connexes.

Si le Ministère est d’avis qu’il existe un conflit réel, potentiel ou apparent par suite de la divulgation faite par le mandataire ou par suite de toute autre information transmise au juriste instructeur, le Ministère peut exiger que le mandataire prenne des mesures pour résoudre le conflit ou pour le régler d’une autre façon ou mettre fin à la nomination.

4.5 Devoir de dévouement

Le mandataire doit être dévoué au service des intérêts de la Couronne et il doit se garder de miner sa relation avec la Couronne.

Cette obligation envers la Couronne survit à la nomination en ce sens que le mandataire ne doit pas attaquer le travail juridique exécuté pendant la période où il était mandataire ni miner la position de la Couronne par rapport à des questions qui étaient au cœur de la nomination.

4.6 Obligation de franchise

Le mandataire est tenu de divulguer tous les facteurs liés à sa capacité d’assurer une représentation efficace à titre de mandataire de la Couronne. Cette obligation s’applique pendant toute la durée de la nomination.

4.7 Devoir de confidentialité

Le mandataire ne doit pas utiliser ni divulguer pour son bénéfice ou celui d’une tierce personne ou en défaveur de la Couronne les renseignements confidentiels de la Couronne qu’il a obtenus dans le cadre de sa nomination sans le consentement exprès de la Couronne.

Ni le mandataire, ni les membres du cabinet dont il fait partie, le cas échéant, ne doivent discuter de questions juridiques concernant le gouvernement du Canada en dehors du cabinet et avec des collègues à l’intérieur de celui-ci, sauf si :

  • la Couronne l’autorise expressément;
  • la loi ou un tribunal l’exige;
  • l’ordre professionnel exige la transmission de l’information.

4.8 Renonciations à l’avance

En principe, le Ministère n’accorde pas d’autorisation, de renonciation ni d’engagement à l’avance ou de nature générale en matière de conflits d’intérêts.

4.9 Activités politiques

Le mandataire doit respecter le principe d’impartialité politique pendant qu’il représente la Couronne et l’intérêt public. En conséquence, le mandataire ne peut participer à des activités politiques qui entravent ou pourraient être perçues comme entravant sa capacité d’exercer les responsabilités de son mandat en toute objectivité sur le plan politique. L’avocat ou notaire autorisé ou les associés doivent divulguer immédiatement au juriste instructeur toute participation en tant que candidat ou agent officiel d’un candidat à une élection fédérale, provinciale ou territoriale pour permettre au Ministère d’établir une ligne de conduite pertinente.

5. Rôles et responsabilités

5.1 Principales personnes-ressources du cabinet du mandataire

Voici les responsabilités des personnes-ressources principales :

  • l’associé-directeur du cabinet est chargé de la gestion de la relation d’affaires entre le cabinet et le Ministère pendant la durée du mandat visé par la nomination, y compris la désignation de personnes responsables de certains aspects de la nomination du mandataire, de l’obtention des attestations requises pour le compte du cabinet et de l’acceptation formelle de la lettre de nomination ainsi que des modifications subséquentes;
  • l’avocat ou notaire principal est responsable de l’exécution du mandat, de la gestion de l’équipe juridique, notamment en ce qui concerne la délégation des tâches juridiques au niveau le plus économique et le plus qualifié des avocats ou notaires autorisés, ainsi que de l’obtention des directives et approbations nécessaires du Ministère, pendant la durée du mandat visé par la nomination;
  • la personne-ressource en administration est chargée de la gestion des activités administratives et des questions de facturation et de paiement au nom du cabinet, pendant la durée du mandat visé par la nomination;
  • l’agent de sécurité du cabinet (ASC) ou l’agent de sécurité du cabinet substitut (ASCS) est chargé de mettre en place et de gérer le système des contrôles et des mesures de sécurité dont le cabinet a besoin en accord avec le(s) niveau(x) de sécurité indiqué(s) dans la lettre de nomination.

Lorsqu’une obligation énoncée aux présentes est imposée au mandataire en qualité de cabinet, la personne-ressource compétente qui est désignée à l’égard de la question selon les indications du présent article est chargée d’assurer le respect de l’obligation conformément à ses responsabilités.

5.2 Juriste instructeur

Le juriste instructeur désigné dans la lettre de nomination est l’agent de liaison entre le mandataire et le Ministère. Le juriste instructeur est responsable des directives quotidiennes à donner à l’équipe du mandataire, notamment en ce qui concerne la communication d’instructions au mandataire, le suivi et l’évaluation du travail de celui-ci, le fait de s’assurer que le mandataire est informé des politiques ministérielles pertinentes et la prestation de conseils et d’assistance au besoin.

Lorsque les présentes Conditions exigent que le mandataire obtienne l’approbation du juriste instructeur, le mandataire obtient l’approbation en question par écrit avant d’agir. Exceptionnellement, lorsque le mandataire doit, en raison des circonstances, agir sans avoir obtenu l’approbation écrite du juriste instructeur, il avise celui-ci dès que possible de la situation et sollicite la ratification des mesures prises.

5.3 Avocats ou notaires autorisés et parajuristes

La lettre de nomination confirme le nom du ou des avocat(s) ou notaire(s) autorisé(s) et du ou des parajuriste(s) à fournir des services conformément au mandat visé par la nomination.

Le mandataire doit fournir des personnes dont les niveaux d’expérience correspondent à ceux qui sont mentionnés dans la lettre de nomination. S’il devenait nécessaire de modifier la liste des avocats ou notaires autorisés, le mandataire devra obtenir l’approbation appropriée du juriste instructeur avant que des services ne soient fournis. Si cette autorisation n’est pas obtenue à l’avance, le Ministère n’approuvera pas le paiement des honoraires relatifs aux services rendus.

Les personnes nommées à titre d’« avocat ou de notaire principal » et d’« associé directeur » doivent accepter les responsabilités pertinentes pendant la durée du mandat visé par la nomination. Cependant, si ces personnes ne sont plus disponibles pour poursuivre le travail, le mandataire doit en aviser le juriste instructeur. Le mandataire est tenu de trouver un ou des remplaçant(s) acceptable(s) possédant un degré de qualification et d’expérience au moins équivalent à celui de la ou des ressource(s) remplacée(s) et de solliciter l’approbation écrite du juriste instructeur avant de fournir le remplaçant en question. Le Ministère se réserve le droit d’interroger les remplaçants proposés sans frais pour le Canada.

Le mandataire doit aviser le Ministère de tout changement proposé à la « personne-ressource en administration », à l’« ASC » ou au « ASCS ».

6. Exigences en matière de sécurité

6.1 Généralités

Le mandataire doit prendre des mesures de sécurité afin d’avoir accès aux renseignements, biens et lieux de travail sécurisés sensibles du gouvernement. Ces mesures peuvent comprendre, s’il y a lieu, la nécessité d’un contrôle de la sécurité de l’organisation ainsi qu’un filtrage de sécurité de son personnel. En outre, le mandataire peut être tenu de prendre des mesures particulières en matière de sécurité physique et de la technologie de l’information (TI) en vue de protéger les renseignements et les biens dans ses locaux. Des exigences particulières en matière de sécurité sont décrites dans la lettre de nomination.

Ces mesures de sécurité visent à prévenir la communication, la consultation, la destruction, le retrait, la modification ou l’interruption non autorisés de renseignements et de biens sensibles du gouvernement fournis au mandataire ou produits par lui dans le cadre d’une nomination. Le mandataire doit mettre en œuvre des contrôles et des mesures de protection en accord avec les exigences de sécurité énoncées dans la lettre de nomination et toutes autres mesures de sécurité établies par le Ministère, selon les particularités du dossier.

Le gouvernement ne sera pas responsable des frais ni des demandes d’indemnité du mandataire découlant des mesures prises afin de respecter les exigences en matière de sécurité liées à la nomination.

6.2 Identification de renseignements et de biens sensibles

Le Ministère identifiera le niveau de sensibilité des renseignements et des biens auxquels le mandataire aura accès au cours de sa nomination, et ce, au moyen de l’une des classifications de sécurité suivantes, selon le cas : Protégé A, B ou C ou Classifié, ce qui comprend Confidentiel, Secret ou Très Secret. Le mandataire doit protéger les renseignements ou biens protégés et classifiés en accord avec les exigences en matière de sécurité énoncées dans la lettre de nomination.

Lorsqu’un mandataire crée des documents, il doit déterminer la pertinence de les marquer comme protégés ou classifiés, au niveau approprié, et s’assurer que les documents sont bien identifiés ainsi.

Le mandataire ne communiquera de renseignements ou de biens sensibles qu’aux personnes qui détiennent le niveau d’attestation de sécurité requis ET ont un « besoin de connaître » dans le cadre de la nomination en question. Le mandataire ne devrait pas conclure avec une tierce partie de contrat impliquant le partage de renseignements protégés ou classifiés sans consulter le juriste instructeur au préalable.

6.3 Vérification d’organisme

Une vérification d’organisme est une détermination par voie administrative à l’effet qu’un cabinet et son personnel détenant l’attestation de sécurité de personnel requise et ayant un «besoin de connaître » aux termes de la lettre de nomination, peuvent avoir accès aux renseignements, biens et lieux de travail sécurisés sensibles. Il y a deux types de vérification d’organisme : (1) une vérification d’organisme désigné (VOD) qui permet l’accès à des renseignements, des biens et des lieux de travail sécurisés; et (2) une attestation de sécurité d’installation (ASI) qui permet l’accès à des renseignements, des biens et des lieux de travail sécurisés classifiés jusqu’au niveau de classification spécifié.

À la demande écrite du cabinet, le Ministère procédera à une VOD ou à une ASI. La détermination de la délivrance au cabinet de l’une ou l’autre est à l’entière discrétion du Ministère. Dans le cadre de la vérification d’organisme, l’associé directeur du cabinet nommera un agent de sécurité du cabinet (ASC) et un agent de sécurité du cabinet substitut (ASCS) pour mettre en place et gérer le système de contrôle et de mesures de sécurité que le cabinet doit mettre en œuvre en accord avec le niveau de sécurité applicable au travail à exécuter et tel qu’indiqué dans la lettre de nomination. De plus, l’associé-directeur, ainsi que le ASC et l’ASCS et autres officiers principaux désignés, doivent obtenir l’attestation de sécurité au niveau requis.

6.4 Cote de sécurité individuelle

Toutes les personnes ayant un « besoin de connaître » qui, dans le cadre d’une nomination de mandataire, nécessitent l’accès aux renseignements, biens ou lieux de travail sécurisés sensibles, doivent détenir une attestation de sécurité du Gouvernement du Canada au niveau requis ou faire l’objet du contrôle de sécurité requis afin d’exécuter le travail dans le cadre de la nomination.

À la demande écrite du mandataire, le Ministère procédera aux enquêtes de sécurité sur les personnes admissibles devant avoir accès à des renseignements sensibles, conformément aux conditions de nomination. Les personnes devant avoir accès à des renseignements protégés doivent posséder une attestation de sécurité individuelle au niveau de la fiabilité, tandis que les personnes devant avoir accès à des renseignements classifiés doivent détenir une attestation de sécurité au niveau Confidentiel, Secret ou Très Secret, en accord avec les exigences énoncées dans la lettre de nomination. La délivrance d’une attestation de sécurité à l’égard d’une personne est laissée à l’entière discrétion du Ministère.

6.5 Exigences relatives à la sécurité physique et à la technologie de l’information

Lorsque le mandataire doit consulter, produire ou conserver des renseignements ou des biens protégés ou classifiés dans ses locaux, en plus de détenir une VOD ou une ASI, le cabinet doit détenir, ou collaborer avec le Ministère afin d’obtenir une autorisation de détenir des renseignements (ADR) valide au niveau requis le plus élevé applicable aux documents devant être protégés. Le ministère, sur demande écrite du mandataire, détermine si le cabinet a la capacité de satisfaire aux exigences physiques et administratives afin d’obtenir une ADR ainsi que de permettre l’usage et la protection des renseignements et biens sur les lieux.

Lorsque le mandat requiert des exigences relatives à la sécurité de la TI, le Ministère peut également procéder à une évaluation du système de la TI du mandataire qui sera utilisé pour traiter, transmettre et stocker les renseignements protégés et classifiés, afin de s’assurer que les meilleures mesures de protection ont été prises.

6.6 Inspection

Le Ministère se réserve le droit d’inspecter, à des intervalles raisonnables, les contrôles et les mesures de sécurité ainsi que les méthodes et les installations du mandataire afin de s’assurer de la conformité aux exigences relatives à la sécurité. Le mandataire devra coopérer avec le Ministère et lui donner accès à ses locaux ainsi qu’à tous les renseignements dont il aura besoin dans le cadre de l’inspection ou l’enquête.

Si le Ministère constate que le mandataire ne respecte pas les exigences susmentionnées, il présentera à celui-ci le relevé des lacunes constatées, et il pourra suspendre ou révoquer la VOD, l’ASI et/ou l’ADR du mandataire, ou prendre des mesures pour gérer les risques de sécurité, jusqu’à ce que les lacunes soient comblées à la satisfaction du Ministère.

7. Rapports

7.1 Exigences précises en matière de rapports

Le mandataire doit se conformer aux exigences en matière de rapports et de consultation que le juriste instructeur établit relativement aux dossiers. Ces exigences peuvent être décrites dans la lettre de nomination ou dans les directives que donne le juriste instructeur pendant la durée de la nomination.

À tout le moins, le mandataire doit :

  • remettre au juriste instructeur des rapports d’étape réguliers sur l’avancement d’un dossier;
  • informer en temps utile le juriste instructeur de tout élément important pouvant modifier le risque auquel la Couronne est exposée;
  • tenir le juriste instructeur au courant des changements proposés au plan et au budget du dossier;
  • soumettre à l’approbation du juriste instructeur toutes les propositions de règlement ou demandes d’autorisation relatives à un règlement;

et plus particulièrement dans le cadre d’un litige,

  • obtenir le consentement du juriste instructeur avant d’accepter la date d’un procès;
  • une fois la date d’un procès fixée, le mandataire et le juriste instructeur élaborent ensemble un plan du dossier;
  • avertir sans délai le juriste instructeur de tout jugement ou décision défavorable, de sorte qu’une décision soit prise en ce qui a trait à un appel et aux directives concernant les mesures appropriées à prendre.

7.2 Communications avec le Ministère

Toutes les communications adressées au Ministère doivent porter le numéro de dossier de Justice ainsi que les numéros de cause et de facturation mentionnés dans la lettre de nomination.

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