Ministère de la Justice Lignes directrices en matière de sécurité à l’intention des mandataires au Canada : Renseignements et biens protégés

5. Enquête de sécurité individuelle

5.1 Cote de fiabilité

Quiconque doit avoir une cote de fiabilité accordée par le gouvernement du CanadaNote de bas de la page 7 ainsi qu’un besoin de connaître pour pouvoir accéder à des renseignements, à des biens et à des lieux de travail sécurisés protégés dans le cadre d’une nomination à titre de mandataire. L’ASE veille à ce que les personnes  devant avoir un tel accès, conformément aux conditions définies dans la ou les lettres de nomination du Ministère, possèdent une cote de fiabilité, et il s’assure que l’accès soit limité à ces personnes. Cette règle concerne tous les membres de l’équipe juridique du cabinet, ainsi que tout membre du personnel de soutien nécessitant également un tel accès.

5.2 Processus d’obtention d’une cote de fiabilité

L’enquête aux fins de l’attribution d’une cote de fiabilité vise à évaluer l’honnêteté et la fiabilité d’une personne et la mesure dans laquelle on peut lui faire confiance pour protéger les intérêts du gouvernement du Canada. Dans le cadre de l’enquête, le Ministère pourra notamment faire une vérification de casier judiciaire, mener une enquête de crédit, prendre des empreintes digitales, entre autres vérifications. Dans les cas où le Ministère requiert des éclaircissements aux fins de l’enquête, l’ASE est chargé de faciliter la résolution de problèmes ainsi que d’organiser des entrevues avec les personnes concernées.

Pour lancer l’enquête aux fins de l’attribution d’une cote de fiabilité, le demandeur doit remplir un Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT 330‑23).

Dans le formulaire, le demandeur doit fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les cinq années précédentes, ainsi que dater et signer le formulaire pour consentir à la divulgation des renseignements personnels fournis. L’ASE est chargé de vérifier l’identité et les renseignements généraux du demandeur, de veiller à ce que le formulaire soit rempli correctement et de le transmettre, ainsi que toute autre documentation pertinente, au Ministère.

5.3 Avis et séances d’information sur la sécurité

Une fois terminées les vérifications de sécurité nécessaires, le Ministère émet un Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (SCT 330‑47) pour attester l’attribution d’une cote de fiabilité. Il incombe à l’ASE de veiller à ce que chaque personne soit informée de ses responsabilités en matière de sécurité et à ce qu’elle atteste d’une signature qu’elle a bien suivi la séance d’information, qu’elle comprend les exigences en matière de sécurité et accepte de s’y conformer. L’ASE date et signe le formulaire, et le fait parvenir au Ministère. L’ASE doit également fournir au demandeur une copie des Lignes directrices dans le cadre du processus d’information.

La cote de fiabilité est valide pour une période de dix ans.

5.4 Transferabilité d’une cote de fiabilité

Lorsqu’une personne possède une cote de fiabilité valide accordée par un ministère ou organisme du gouvernement du Canada autre que le Ministère de la Justice, ce dernier peut l’accepter comme étant équivalente, plutôt que reprendre le processus de vérification.

Pour faciliter la validation d’une cote de fiabilité existante, le Ministère exige ce qui suit :

  • une copie signée du Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité délivré par le ministère ou l’organisation ayant accordé la cote de fiabilité;
  • date de naissance;
  • une déclaration attestant qu’il n’y a aucun changement à déclarerNote de bas de la page 8 concernant la situation personnelle du demandeur depuis l’obtention de sa cote de fiabilité.

Le Ministère avise par écrit l’ASE ou le demandeur, ou les deux, une fois que la cote de fiabilité a été validée et que le transfert a été accepté.

5.5 Déclaration de changement de situation personnelle

Le demandeur doit déclarer tout changement de situation personnelle qui pourrait avoir une incidence sur sa cote de fiabilité. Au nombre des changements minimaux à signaler figurent les suivants :

  • modification en ce qui concerne le casier judiciaire (condamnation au criminel, suspension du casier judiciaire, autres interdictions judiciaires);
  • démêlés avec la justice (p. ex. suspect dans une enquête criminelle, arrestation);
  • association avec des criminels;
  • changement important de la situation financière (p. ex. faillite).

Lorsqu’une personne qui détient une cote de fiabilité accordée par le gouvernement du Canada quitte son cabinet pour un autre, elle doit en informer le Ministère. La personne peut demander le transfert ou la duplication de sa cote de fiabilité à son nouveau cabinet.

L’ASE est chargé de veiller à ce que tout changement pertinent de la situation personnelle d’une personne soit déclaré sans délai au Ministère, et à ce que le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel  soit dûment rempli et transmis pour demander :

  • une « mise à jour », lorsque la cote de fiabilité expire sous peu et qu’elle doit être renouvelée;
  • un « rehaussement » de la cote de fiabilité à un niveau de sécurité supérieur pour répondre à une exigence liée à la nomination du mandataire;
  • un « transfert » de la cote de fiabilité d’un cabinet à un autre, ou sa duplication;
  • une « réactivation » d’une cote de fiabilité qui a été annulée par voie administrative au cours des deux (2) années précédentes.

5.6 Conservation de dossiers

L’ASE doit tenir à jour une liste complète des employés possédant une cote de sécurité, et veiller à ce que les dossiers d’enquête de sécurité soient protégés adéquatement. Cette liste doit pouvoir être fournie sur demande au Ministère. L’ASE doit également conserver dans les dossiers une copie de tous les documents et un registre de toutes les communications portant sur les séances d’information en matière de sécurité, et ce à des fins d’examen par le Ministère, au besoin.

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