Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

3.0 Admissibilité des coûts

Règle générale :
Pour présenter une demande de remboursement, il faut veiller à ce que les coûts soient raisonnables, qu’ils soient directement liés au projet et qu’ils soient approuvés dans le budget prévu par l’accord. Si le bénéficiaire gère plus d’un projet, le nom du projet dans le cadre duquel la dépense a été engagée (ou le numéro d’identification) devrait paraître sur la facture afin de faciliter l’identification et la distinction entre les dépenses liées à un projet et celles des autres.

De plus, pour qu’elles puissent être remboursées, les dépenses doivent avoir été engagées au cours de la période visée par l’accord. La date à laquelle la dépense a été faite (qui est habituellement différente de la date du paiement) correspond à la date de l’achat du bien ou, s’il s’agit d’un service, à la date à laquelle le travail a été accompli. Les dépenses engagées avant la date d’entrée en vigueur de l’accord de contribution, mais qui ont été payées au cours de la période visée, ne seront pas admissibles à moins d’indications contraires précisées dans l’accord.

De même, les paiements dépôt direct ou les paiements anticipés versés aux fournisseurs pour le travail accompli après la période visée par l’accord de contribution ne seront pas considérés comme admissibles.

Seules les journées travaillées au cours de la période visée par l’accord seront admissibles en ce qui concerne le remboursement des dépenses salariales et des honoraires d’expert conseil.

Dans toutes les situations où le bénéficiaire croit que de tels coûts devraient être admissibles, il doit obtenir le consentement écrit du ministère de la Justice du Canada, sans quoi les coûts ne seront pas admis.
Dépenses salariales et dépenses en prestations :
Lorsqu’elles sont approuvées dans le budget prévu par l’accord, elles doivent être raisonnables et correspondre aux véritables salaires et prestations payés. Les salaires devraient être appuyés d’un contrat valide conclu avec chaque employé, et un système de contrôle devrait être mis en place en vue de veiller à ce que le temps facturé corresponde effectivement au temps consacré par l’employé à un projet précis. Les feuilles de temps devraient être signées par l’employé et approuvées par son superviseur. Enfin, les heures supplémentaires effectuées par un employé, s’il y a lieu, devraient être justifiées et approuvées par le superviseur de ce dernier.
Marchés de sous-traitance :
Lorsqu’un projet nécessite la conclusion de marchés de sous-traitance et que les coûts qui y sont liés font l’objet d’une demande de remboursement, ceux-ci doivent être appuyés d’un marché valide signé par les deux parties et dans lequel on énonce la nature du travail à accomplir, les résultats escomptés, l’échéancier, les taux applicables, la structure de paiement et le montant total du marché. Toute facture découlant de ce marché devrait préciser la nature du travail effectué, le temps (ou la portion liée au projet) facturé au bénéficiaire, la période au cours de laquelle le travail a été accompli et le montant facturé.

Le processus de sélection des sous-traitants, de même que les appels d’offres, devrait également être documenté. Dans tous les cas, les montants facturés par le sous-traitant doivent être raisonnables et correspondre au prix courant pour des services semblables. Des données comparatives, qui montrent que des recherches ont été menées en vue d’obtenir le meilleur rapport qualité prix, devraient être versées au dossier.
Coûts liés au déplacement :
Lorsqu’ils sont prévus au budget, ces coûts doivent être conformes aux normes et aux taux du Conseil du Trésor. Le bénéficiaire devrait toujours vérifier les taux en vigueur sur le site Internet du CT puisqu’ils sont mis à jour régulièrement. Les demandes de remboursement de vols doivent être appuyées de billets et de cartes d’embarquement. Chaque voyage devrait être autorisé par la personne dotée du pouvoir approprié et un rapport détaillé sur les dépenses devrait être produit, signé et approuvé. Les rapports sur les dépenses devraient également être appuyés de reçus et de factures et versés au dossier à titre d’information.
Dépenses liées à l’administration :
Toutes les dépenses liées à l’administration et les autres dépenses indirectes facturées au projet doivent être appuyés non seulement de factures et de documents originaux, mais également d’explications détaillées quant aux méthodes utilisées pour répartir les coûts communs du projet. Il faudrait discuter de la base de répartition utilisée avec le ministère de la Justice du Canada dès le début du projet afin d’obtenir l’approbation de celui-ci et de réduire le risque d’inadmissibilité des coûts à la fin du projet. La base de répartition devrait être complètement documentée afin de permettre de déterminer si la partie des coûts facturés au projet était raisonnable. Une demande de remboursement des dépenses liées à l’administration devrait correspondre aux véritables dépenses engagées et payées.
Dépenses en nature :
Les demandes de remboursement des dépenses en nature doivent être documentées. La méthode d’évaluation utilisée en vue de déterminer la valeur monétaire des dépenses ou des contributions doit être appropriée et fournie au ministère de la Justice du Canada dès le début de la période visée par l’accord de contribution.
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