Contribution à l’intention des organisations non gouvernementales - Guide

4.0 Établissement de rapports financiers

Chaque accord de contribution décrit les exigences applicables en matière d’établissement de rapports financiers. Or, certaines règles générales devraient toujours être suivies par le bénéficiaire pour ce qui est de l’établissement de rapports financiers :

  • Dans les cas où des formulaires normalisés sont fournis par le ministère de la Justice du Canada (formulaires PA – voir les annexes) ou d’autres formulaires sont utilisés pour l’établissement de rapports, les rapports devraient toujours être datés et signés par un représentant autorisé du bénéficiaire. La période visée par le rapport devrait également être indiquée dans l’en-tête de celui ci.
  • Le bénéficiaire doit respecter les dates d’échéance et la fréquence prévues dans l’accord pour la presentation des rapports, le cas échéant.
  • Lorsqu’aucune date d’échéance ou fréquence n’est précisée dans l’accord, les bénéficiaires ne devraient jamais attendre jusqu’à ce que les fonds soient entièrement dépensés avant de présenter une demande officielle de paiement régulier, puisqu’il est fort probable qu’il y ait des délais entre la réception de la demande par le ministère de la Justice du Canada et la réception du paiement par le bénéficiaire. Le Ministère doit évaluer et approuver la demande de paiement avant de pouvoir effectuer le paiement. Une planification financière prudente devrait tenir compte de ce genre de délai.
  • Dans les cas où des formulaires normalisés sont fournis par le ministère de la Justice du Canada (formulaires PA – voir les annexes) ou d’autres formulaires sont utilisés pour l’établissement de rapports, les montants indiqués dans le formulaire devraient provenir du système comptable du bénéficiaire, et on devrait être en mesure d’établir des liens vers le grand livre général. Lorsque les montants de différents comptes du grand livre général sont groupés en vue de déterminer le montant qui a fait l’objet d’une demande de remboursement pour un certain poste budgétaire ou lorsque les renseignements financiers provenant du grand livre général ont été réorganisés de manière à les insérer dans les différents postes budgétaires, les calculs effectués et les comptes du grand livre utilisés devraient être documentés et versés au dossier. Autrement dit, avant de soumettre des renseignements financiers au Ministère, il devrait procéder au rapprochement des montants faisant l’objet d’une demande de remboursement et des comptes du grand livre général, et ce rapprochement des comptes devrait être documenté et versé au dossier à titre d’information.
  • Lorsque l’accord prévoit que des états financiers vérifiés peuvent être utilisés aux fins de l’établissement de rapports, mais que les postes budgétaires pour les dépenses utilisés dans les états financiers vérifiés ne correspondent pas aux postes budgétaires prévus dans l’accord, le bénéficiaire doit documenter tous les calculs effectués en vue de traduire les renseignements financiers qui se trouvent dans les états financiers vérifiés en données pouvant être utilisées pour les différents postes budgétaires de l’accord et de les soumettre au ministère de la Justice du Canada avec la demande finale de remboursement.
  • Les rapports financiers présentés doivent tenir compte des recettes provenant de toutes les sources particulières d’un projet, à moins d’indication contraire dans l’accord. Cela signifie que toutes les recettes liées au projet devraient être prises en compte tout au long de l’année et tenues à l’écart des autres recettes de l’organisation. Les différentes sources de financement devraient être clairement indiquées dans les rapports, et le montant qui correspond à chacune des sources devrait être fourni, de même que tous les renseignements obtenus sur les dépenses en nature. Les intérêts gagnés ou reçus d’une source liée au projet au cours de la période visée par l’accord devraient être déclarés et présentés à titre de recettes dans les rapports financiers. Les recettes relatives à un projet gagnées ou reçues au cours de la période visée par l’accord, mais qui n’étaient pas prévues au moment de la signature de l’accord, devraient être signalées immédiatement au ministère de la Justice du Canada et prises en compte dans tous les rapports financiers présentés par la suite.
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