Modalités relatives aux contributions et aux quotes-parts provenant du Programme juridique de partenariats et d'innovation

1. Introduction

1.1 Les modalités exposées ci-après s'appliquent aux contributions et aux quotes-parts accordées par le Programme juridique de partenariats et d'innovation (PJPI) du ministère de la Justice du Canada afin d'appuyer l'intérêt du Ministère envers les enjeux entourant l'accès à la justice, la violence familiale, les femmes autochtones portées disparues et assassinées / la violence faite aux femmes et aux filles autochtones,  l'harmonisation du droit international privé et les autres nouveaux enjeux liés à la justice. Les présentes modalités sont conformes à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert (octobre 2008 telle que modifiée le 1er avril 2012).

1.2 Le PJPI cadre avec la mission du Ministère d'assurer, au Canada, l'existence d'une société juste et respectueuse des lois, pourvue d'un système judiciaire canadien équitable, adapté et accessible à tous. Le PJPI s'inscrit dans le résultat stratégique du ministère de la Justice de fournir un système de justice canadien qui est équitable, adapté et accessible.

2. Autorité législative en matière de programmes

2.1 La Loi sur le ministère de la Justice [L.R.C. (1985)] confère des pouvoirs fédéraux au Ministre relativement à tout ce qui touche à l'administration de la justice au Canada et ne relève pas de la compétence des gouvernements provinciaux, et au respect de la loi dans l'administration des affaires publiques. Le Ministre a le pouvoir pour gérer des fonds relatifs à l'administration de la justice.

2.2 En 1967, le Cabinet autorisait le ministère des Affaires extérieures, en consultation avec le ministère de la Justice, à prendre les mesures nécessaires pour que le Canada devienne membre de la Conférence de La Haye de droit international privé et de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit).  Le Canada est devenu respectivement membre le 7 octobre 1968 et le 2 mars 1968. Le Canada, en accord avec les décisions du Cabinet de 1968, prend part aux statuts créant ces organismes internationaux.

2.3 La décision du Conseil du Trésor en 1995 approuvait la création du programme de paiements de transfert. Les décisions du Conseil en 2002 et en 2007 en confirmaient le renouvellement.

2.4 La décision du Conseil du Trésor en 2007 approuvait l'établissement d'une quote-part (contributions) pour la Conférence de La Haye de droit international privé et pour l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit).

3. Description, but et objectifs du PJPI

3.1 Description et but

Les contributions accordées en vertu du PJPI visent à :

3.1.1 Stimuler le développement et la transmission des connaissances en :

  • encourageant la sensibilisation et la compréhension des clientèles cibles (p. ex. responsables des politiques, grand public, partenaires) au système de justice canadien, à la violence familiale, aux femmes autochtones disparues et assassinées/violence faite aux femmes et aux filles autochtones, et aux autres nouveaux enjeux liés à la justice;
  • augmentant la base des connaissances pour l'élaboration future de programmes et de politiques (prise de décisions fondées sur des données probantes);
  • élaborant, mettant en œuvre et en diffusant des modèles de mise en application à l'égard de l'administration et de la prestation de services, aux victimes de violence familiale;
  • élaborant des modèles et des programmes habilitant les femmes et les filles autochtones; et,
  • élaborant des ressources et des outils pour donner des solutions de rechange aux femmes et aux filles qui ont un comportement à risque élevé.

3.1.2 Établir des partenariats et la collaboration intersectorielle en :

  • favorisant la collaboration intersectorielle entre les organismes gouvernementaux et non-gouvernementaux, y compris la Conférence de La Haye de droit international privé dont le but est de travailler à l'unification progressive des règles de droit international privé au moyen des instruments juridiques multilatéraux qui répondent à des besoins mondiaux et pour l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) dont le but est d'étudier les moyens d'harmoniser et de coordonner le droit privé entre les États ou entre les groupes d'États et de préparer graduellement l'adoption par les divers États d'une législation de droit privé uniforme.
    • Le Canada est membre de la Conférence de La Haye de droit international privé et de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) afin de bénéficier des efforts internationaux en matière d'harmonisation et d'avancer les intérêts canadiens sur la scène internationale.
    • Le Canada est perçu comme un leader en droit international privé et jouit d'une excellente réputation sur la scène international pour la qualité de son expertise juridique et les liens établis entre le common law et le droit civil. 
    • Le Canada est reconnu pour son engagement à l'égard de l'harmonisation des règles régissant le droit privé international.

3.1.3 Renforcer les capacités communautaires en :

  • encourageant et en appuyant la participation communautaire, professionnelle et des citoyens dans la promotion, l'avancement et l'amélioration de la réponse du système de justice canadien à la violence familiale; dans la formulation de réponses à la violence familiale; et dans l'accès à des renseignements à l'égard de la violence familiale, des femmes autochtones disparues et assassinées / de la violence faite aux femmes et aux filles autochtones, de l'accès à la justice et d'autres nouveaux enjeux liés à la justice;
  • accroissant la capacité d'intervention de la communauté sur les enjeux relatifs à la violence familiale, aux femmes autochtones disparues et assassinées, à la violence faite aux femmes et aux filles autochtones, à l'accès à la justice, et à d'autres questions d'intérêt pour le Ministère.

3.2 But

Le but à long terme du PJPI est de contribuer à faciliter l'accès au système de justice canadien et au renforcement du cadre juridique canadien.

3.3 Objectifs

L'objectif global du PJPI est d'appuyer les orientations stratégiques du Ministère à l'égard d'enjeux liés à la violence familiale, aux femmes autochtones disparues et assassinées, à la violence faite aux femmes et aux filles autochtones, à l'accès à la justice, aux autres nouveaux enjeux liés à la justice, et à l'unification du droit international privé. Plus spécifiquement, les objectifs sont :

  • promouvoir une représentation équitable dans la profession juridique des Métis et des Indiens non inscrits en les encourageant à poursuivre leurs études en droit;
  • promouvoir et encourager la participation dans l'identification des nouvelles tendances, questions et/ou lacunes et réponses possibles à l'égard du système de justice;
  • accroître les connaissances, la sensibilisation, la compréhension parmi les intervenants du système de la justice et/ou le public sur des enjeux liés à la justice et d'autres nouveaux enjeux liés à la justice.
  • fournir un financement de soutien au Centre international pour la réforme du droit criminel et la politique en matière de justice pénale;
  • améliorer la réponse du système de justice à la violence familiale;
  • promouvoir la sensibilisation continue du public aux facteurs qui contribuent à la violence familiale et favoriser sa participation à l'élaboration de solutions;
  • réduire la vulnérabilité des femmes et des filles autochtones à la violence en élaborant des modèles et des programmes afin de les habiliter, et élaborer des ressources et des outils afin de fournir aux femmes et aux filles autochtones des solutions de rechange à un comportement à risque; et
  • permettre au Canada de respecter ses obligations financières en plus de réaliser ses objectifs de politiques internationales en participant aux travaux de la Conférence de La Haye de droit international privé et pour l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit).

3.4 Évaluation actuelle et taux d'évaluation applicable à la contribution du Canada

3.4.1 Le taux de la contribution à la Conférence de La Haye de droit international privé est établi à 33 unités du budget total. En juillet 2013, la valeur de chaque unité était établie à €6 422.40 pour une quote-part de €211 939.20 ou 291 670.73 $ (CDN).  En juillet 2013, le taux de change était établi à 1,3762 $.

3.4.1.1 Les États membres contribuent aux dépenses fixées dans le budget sur la base de leur classe de contribution dans le système de l'Union postale universelle. Toutefois les États de la classe de contribution 50 ne contribuent que pour 33 unités.

3.4.2 Le taux de la contribution à l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) est établi à 50 unités du budget total.  En décembre 2013, la valeur de chaque unité était établie à € 2 530 pour une quote-part de €126 500 ou 193 418,50 $ (CDN).  Au 28 février 2014, le taux de change était établi à 1,5290 $.

3.4.2.1 Les recettes de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) se composent de la contribution du Gouvernement italien; des contributions des autres Gouvernements membres; de toute autre contribution, don ou legs qui est accepté par le Secrétaire Général; des recettes résultant de l'activité de l'Institut; et des revenus de ses biens.

3.4.2.2 La classification de chaque membre dans l'une des huit (8) catégories est déterminée selon le pourcentage de la contribution du membre au budget des Nations unies. Le Canada est classé dans la catégorie I (correspondant à une contribution de 50 unités) parce qu'il contribue plus de 3% au budget des Nations unies.

3.4.3 Le Ministère conservera dans ses dossiers les montants des quotes-parts versées annuellement à chaque organisme en plus du taux de change en vigueur lors du versement de la quote-part.

3.4.4 Tous les changements dans les montants estimés payables sont dus aux fluctuations du taux de change, à l'inflation et aux taux fixés par unité.  Ces changements seront reflétés dans la mise à jour annuelle des niveaux de référence du Ministère.

4. Résultats attendus

4.1 Des progrès seront accomplis quant aux résultats à long terme, comme une amélioration de la réponse du système de justice à la violence familiale, une réduction de la vulnérabilité des femmes et aux filles autochtones à la violence, et un accès accru à la justice par :

  • une sensibilisation et une compréhension accrues de la violence familiale et du système de justice;
  • une augmentation de l'engagement/la capacité des intervenants/collectivités à répondre aux besoins et aux enjeux de ceux touchés par la violence familiale;
  • l'élaboration de modèles et de programmes pour habiliter les femmes et les filles autochtones et qui seront des solutions de rechange à un comportement à risque et qui sensibiliseront davantage à l'égard des ressources disponibles;
  • une certitude que les intervenants ont la capacité d'accroître leurs connaissances, leur sensibilisation et leur compréhension à l'égard d'enjeux liés à la justice; et
  • une certitude que les orientations de politiques du Canada sont respectées en participation aux travaux des deux organismes internationaux.

4.2 Les mesures et indicateurs de rendement qui seront utilisés pour fins de suivi et de redditions de comptes sont :

Indicateurs de rendement Mesures de rendement
Capacité accrue d'accroître les connaissances, la sensibilisation et la compréhension d'enjeux liés à la justice
  • Nombre, type et nature des activités/ projets exécutés par les intervenants visant à fournir des renseignements juridiques
  • Nombre et type de produits VIJ élaborés et diffusés
  • Nombre et nature des partenariats créés ou appuyés
  • Nombre de Métis et d'Indiens non inscrits qui sont acceptés dans un programme de pré-droit ou de droit
  • Nombre d'ententes et nature des ressources destinées à aider les femmes et les filles autochtones qui ont ou pourraient avoir subi de la violence
  • Étendue et nature de l'implication et de la capacité des intervenants et des collectivités à traiter des besoins/enjeux des personnes touchées par la violence familiale
Les Canadiens sont mieux sensibilisés et mieux renseignés relativement au système de justice, y compris à l'égard de leurs droits et obligations
  • Mesure dans laquelle Justice a financièrement appuyé des intervenants clés
  • Mesure dans laquelle le CIRDC aide à répondre à des enjeux domestiques
  • Degré de sensibilisation et de compréhension du système de justice canadien
Promotion des intérêts juridiques canadiens à l'échelle internationale
  • Mesure dans laquelle le rôle et la réputation du Canada est maintenue à l'échelle internationale
Accès accru au système de justice canadien
  • Mesure dans laquelle les particuliers ont consulté des documents vulgarisés d'information juridique pour répondre à leurs besoins juridiques
  • Mesure dans laquelle les documents  et l'information juridiques vulgarisés portant sur la violence familiale sont disponibles et accessibles auprès de la population visée
  • Mesure dans laquelle les organismes non gouvernementaux ont contribué à des enjeux d'accès à la justice
Cadre juridique canadien renforcé
  • Mesure dans laquelle les intervenants ont pu contribuer à l'élaboration ou à l'essai de nouvelles approches pour renforcer le cadre juridique canadien

4.3 Conformément à l'Architecture d'alignement des programmes (AAP), le PJPI se situe sous : le Résultat stratégique « d'un système de justice canadien équitable, adapté et accessible », le Programme « Gestion responsable du cadre juridique canadien »,  le sous programme « appui du système de justice », et le sous-sous-programme « justice pénale et représentation ».

5. Catégories de bénéficiaires

Sont admissibles à une contribution :

  • les organismes non gouvernementaux canadiens à but non lucratif;
  • les administrations et organismes provinciaux, territoriaux, municipaux et régionaux;
  • les établissements d'enseignement et les conseils (ou commissions) scolaires canadiens;
  • les bandes, les conseils tribaux, les Premières Nations et les Inuits;
  • le Centre international pour la réforme du droit criminel et la politique en matière de justice pénale; et
  • les particuliers.

Sont admissibles à une quote-part :

  • la Conférence de La Haye de droit international privé;  et
  • l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit).

6. Nature et type d'activités de projets

Les activités entreprises en vertu du PJPI sont alignées aux priorités du Gouvernement. Des contributions peuvent être accordées pour des projets et des activités reflétant les objectifs du PJPI, par exemple, ceux visant :

  • l'évaluation des réponses du système de justice pénale et des professionnels à la violence familiale, et l'élaboration de documents et d'activités vulgarisés sur la violence familiale ;
  • l'élaboration de documents, d'ateliers, nouvelles stratégies, modèles et d'outils;
  • l'élaboration et mise en œuvre d'un service d'appui aux enfants victimes et aux témoins de violence familiale dans le processus de justice pénale ;
  • l'élaboration d'outils de référence sur la violence familiale pour les fournisseurs de services;
  • la révision, la réimpression et la diffusion des documents vulgarisés;
  • les enseignements et les cérémonies par les aînés;
  • les projets de guérison et de soutien émotif culturellement adaptés;
  • le développement de leadership et d'autonomie;
  • les projets de résolution de conflits;
  • les projets pilotes (par exemple, des projets qui adaptent des modèles qui ont connu un succès, des projets qui mettent en œuvre une réponse coordonnée à un enjeu lié à la violence familiale, un projet éducatif et de sensibilisation);
  • la recherche (par exemple, un projet visant la cueillette de données pour l'élaboration d'un modèle, projet de recherche sur la question du mariage forcé);
  • les conférences, symposium, réunions, etc.;
  • les bourses versées aux Métis et aux Indiens non-inscrits afin de favoriser une représentation équitable dans la profession juridique;
  • la participation du Canada dans les travaux de la Conférence de La Haye de droit international privé et de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit); et,
  • toute autre activité d'intérêt pour le Ministère.

7. Dépenses admissibles

7.1 Les dépenses directement liées aux projets approuvés sont définies dans l'accord de contribution, sauf à l'égard des quotes-parts. Les dépenses admissibles doivent avoir été encourues par le bénéficiaire, être raisonnables et nécessaires pour la réalisation des activités. Les dépenses admissibles comprennent les coûts directs et indirects, notamment :

  • les salaires et les bénéfices des particuliers (exclut les employés de la fonction publique fédérale);
  • les coûts de déplacement, de logement, des repas et les faux frais;
  • les coûts de location relatifs à une réunion ou une conférence;
  • les coûts de location d'équipement ou d'achat lorsque l'achat est le moyen le plus rentable (par exemple, un ordinateur);
  • les services fournis par l'entremise d'un contrat avec un entrepreneur ou un consultant privé ou une université canadienne ou un institut/collège ou un organisme communautaire;
  • toutes les dépenses d'exploitation raisonnables y compris, mais sans exclure d'autres, les fournitures de bureau, la promotion, le loyer, les commodités, le téléphone, l'assurance, les services de location d'ordinateur, les réparations et les frais d'entretien;
  • l'impression, la publication, la distribution;
  • la traduction et l'interprétation simultanée;
  • les frais professionnels tels la passation de contrats pour la vérification de l'entente de financement et l'évaluation;
  • les autres dépenses dans un délai prescrit qui appuient les activités ou le projet et qui sont conformes aux objectifs de l'activité ou du projet, telles les dépenses liées à la formation (y compris les frais de scolarité), les frais d'inscription, etc.
  • les honoraires, y compris les cachets versés aux aînés;
  • les coûts encourus entre la date que la proposition est reçue et la date que l'entente est signée peuvent être admissibles;
  • les dépenses administratives ne dépassant pas 15% du coût total des dépenses, y compris les frais d'administration ou frais généraux imputés par les établissements d'enseignement, telles les universités ;
  • le financement de soutien au Centre international pour la réforme du droit criminel et la politique en matière de justice pénale ; et
  • les quotes-parts versées conformément aux dispositions de l'article 9(1) du Statut de la Conférence de La Haye de droit international privé et aux dispositions de l'article 16 du Statut organique de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) lesquels déterminent le taux de la contribution du Canada. À défaut de contribuer financièrement aux dépenses d'exploitation de ces organismes, le Canada perd initialement son droit de vote et par la suite, le Canada est expulsé en tant que membre.  Ceci serait extrêmement dommageable pour la réputation du Canada et aurait pour résultat l'exclusion du Canada de l'effort international d'harmonisation du droit privé.

7.2 Conférence de La Haye de droit international privé

L'article 9 du Statut de la Conférence de La Haye de droit international privé en vertu duquel le Canada verse une quote-part stipule que :

  • les coûts prévus au budget annuel sont répartis entre les États membres.
  • une Organisation membre n'est pas tenue de contribuer au budget annuel, en plus de ses États membres, mais verse une somme, déterminée par l'organisme en concertation avec l'Organisation membre, afin de couvrir les dépenses administratives additionnelles découlant de son statut de Membre.
  • dans tous les cas, les indemnités de déplacement et de séjour des Délégués au Conseil et aux Commissions spéciales sont à la charge des Membres représentés.

7.3 Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit)

L'article 16 du Statut organique de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) en vertu duquel le Canada verse une quote-part stipule que :

  • les dépenses annuelles relatives au fonctionnement et à l'entretien seront couvertes par les recettes inscrites au budget, qui comprendront notamment la contribution ordinaire de base du Gouvernement italien promoteur, telle qu'approuvée par le Parlement italien, et que ledit Gouvernement déclare fixer à compter de l'année 1985 à la somme de 300 millions de lires italiennes par an, laquelle pourra être révisée à l'expiration de chaque période triennale par la loi d'approbation du budget de l'État italien, ainsi que les contributions ordinaires annuelles des autres Gouvernements participants.
  • Aux fins de la répartition de la quote-part des dépenses annuelles non couvertes par la contribution ordinaire du Gouvernement italien ou par des recettes provenant d'autres sources, entre les autres Gouvernements participants, ces derniers seront divisés en catégories.  À chaque catégorie correspondra un certain nombre d'unités.
  • Le nombre des catégories, le nombre d'unités correspondent à chaque catégorie, le montant de chaque unité, ainsi que le classement de chaque Gouvernement dans une catégorie, seront fixes par une résolution de l'Assemblée Générale prise à la majorité des deux tiers des membres présents et votants, sur proposition d'une Commission nommée par l'Assemblée. Dans ce classement, l'Assemblée tiendra compte, parmi d'autres considérations, du revenu national du pays représenté.

7.4 Les dépenses ci-après ne sont pas inadmissibles :

  • le financement de soutien (sauf pour le Centre international pour la réforme du droit criminel et la politique en matière de justice pénale) ;
  • les frais de divertissement, l'alcool, la participation à un tribunal fictif permettant aux étudiants de s'exercer ou les coûts qui y sont associés, les commandites, les activités liées à une thèse, les concours, les cadeaux, les souvenirs et autres produits de promotion (tasses, épinglettes, etc.);
  • l'achat de bâtiments, de terrains, de véhicules et la plupart d'autres frais d'immobilisation importants; et
  • le financement rétroactif (c.-à-d. les dépenses engagées avant la date de démarrage officiel du projet ou de l'activité).

8. Plafonnement du cumul de l'aide

8.1 Le financement de projets est accordé au niveau minimal nécessaire pour favoriser la réalisation des objectifs énoncés du programme/de ses composantes et des résultats prévus.

8.2 La limite maximale (plafond de cumul) de l'aide gouvernementale dans son ensemble (fédérale, provinciale, territoriale et municipale, au titre des mêmes dépenses admissibles) ne doit pas dépasser la totalité (100%) des dépenses admissibles. 

8.3 Dans l'éventualité que le montant maximal de toute l'aide gouvernementale, à un bénéficiaire, excède le plafond de cumul, le Ministère doit ajuster le montant qu'il accorde (et demander un remboursement, si nécessaire) afin d'éviter le dépassement du plafond du cumul.

8.4 Dans leur proposition, les requérants doivent révéler toutes les sources de financement supplémentaires, par exemple, les fonds provenant d'autres programmes, d'autres ministères fédéraux, d'autres paliers de gouvernement, de fondations de bienfaisance, etc. Pendant la durée du projet, les bénéficiaires sont tenus de faire rapport au Ministère de tous les fonds reçus en soutien au projet approuvé.

9. Méthode pour fixer le montant d'une contribution

9.1 Les propositions seront examinées pour s'assurer qu'elles sont complètes et pour déterminer si elles répondent aux critères d'admissibilité et de pertinence quant au programme. Le budget sera évalué pour déterminer si les coûts sont appropriés aux activités du projet. Les propositions subiront par la suite une évaluation de la qualité par des évaluateurs internes et/ou externes. L'évaluation du mérite pourrait inclure des consultations auprès d'agents provinciaux/territoriaux et des personnes connaissant bien ces questions particulières. Les propositions recommandées pour approbation seront acheminées à l'autorité désignée en vue de la décision définitive.

9.2 Le Ministère sera guidé par les principes suivants afin de déterminer le montant de la contribution :

  • les risques possibles auxquels associés au financement accordé;
  • la rentabilité du paiement de transfert dans l'atteinte des objectifs du PJPI;
  • la compétence du bénéficiaire; et
  • l'aide financière reçue d'autres sources.

10. Montant maximal versé à un bénéficiaire

10.1 Exception faite des quotes-parts versées à la Conférence de La Haye de droit international privé et à l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) qui peuvent varier d'année en année, la contribution maximale versée à un bénéficiaire ne peut dépasser 250 000 $ par année.

10.2 Exception faite des quotes-parts versées à la Conférence de La Haye de droit international privé et à l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), des accords de contribution pluriannuels peuvent être signées avec des bénéficiaires admissibles conformément aux critères et aux cycles du programme.

11. Base des versements

11.1 Exception faite des quotes-parts versées à la Conférence de La Haye de droit international privé et à l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), des versements échelonnés seront versés sur réception et approbation d'une demande de versement afin de rembourser les dépenses admissibles, jusqu'à concurrence de 95% de la contribution et ce, lorsque le bénéficiaire a fourni tous les documents requis en vertu de l'accord.

11.2 Le versement du paiement final (ou la récupération des surplus) sera effectué après réception et approbation de tous les rapports de projets, de mesure du rendement, des états financiers vérifiés et tout autre document exigé en vertu de l'accord.

11.3 La contribution à la Conférence de La Haye de droit international privé est, en principe, demandée au mois de juillet de chaque année.  Les États membres doivent verser leur quote-part le plus tôt possible. Le Canada vise à payer sa quote-part dans les 45 jours suivant la demande. Aucun rabais n'est imputable à une quote-part versée à temps ou par anticipation.

11.4 La contribution à l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) est, en principe, demandée en décembre de chaque année.  Les États membres doivent verser leur quote-part le plus tôt possible. Le Canada vise à payer sa quote-part dans les 45 jours suivant la demande.  Aucun rabais n'est imputable à une quote-part versée à temps ou par anticipation.

12. Pièces justificatives à l'appui d'une demande

12.1 Sauf pour la Conférence de La Haye de droit international privé et l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), les demandes de financement doivent être accompagnées des renseignements suivants (selon le cas) :

  • les nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, adresse électronique du représentant autorisé de l'organisme ou du demandeur; la structure organisationnelle, notamment la situation juridique, le nom des principaux employés et des administrateurs du programme ou du projet, si possible l'adresse d'un site Web et leur numéro d'entreprise;
  • le mandat de l'organisme, ses objectifs et ses réalisations;
  • des éléments prouvant la capacité d'atteindre les objectifs du projet et les besoins de financement;
  • la description détaillée du projet, notamment :
    • le titre du projet;
    • la détermination des besoins ou des problèmes à traiter;
    • les objectifs de l'activité ou du projet proposé;
    • l'identification des bénéficiaires finaux de l'activité ou du projet proposé;
    • les extrants prévus (service ou produit), les résultats prévus, et un bref exposé des mesures de la réussite pour la réalisation des objectifs;
    • un plan de travail qui détaille les activités qui seront entreprises pour appuyer la réalisation des objectifs du projet, y compris un échéancier et des activités;
    • la mesure dans laquelle le projet correspond aux mandats et aux responsabilités gouvernementales et ministérielles et aux priorités du Fonds;
  • le budget détaillé du projet, y compris le montant demandé au Ministère, les autres sources de revenu proposées, notamment l'appui non financier, le soutien provenant d'autres paliers d'administration, du secteur privé ou d'organismes communautaires, et une liste détaillée des dépenses prévues;
  • des renseignements démontrant la façon dont le bénéficiaire a pris en considération les besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire ainsi que l'analyse effectuée afin de mesurer les incidences que le projet pourrait avoir sur ces communautés; 
  • l'indication des incidences du projet ou de l'activité sur l'égalité des sexes;
  • l'indication des incidences du projet ou de l'activité sur la diversité;
  • la communication de renseignements au sujet de tout conflit d'intérêt réel ou possible ou de toute entente sur les honoraires conditionnels des lobbyistes conformément à la Loi sur le lobbying et de la participation d'anciens fonctionnaires ou de titulaires de charge publique assujettis au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique ou au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat; et
  • un exposé de la manière dont le soutien financier du Ministère sera mentionné.

Le Ministère peut en outre exiger les renseignements suivants :

  • des lettres de soutien de la part de partenaires connus;
  • une indication du niveau de participation ou de soutien de la collectivité (engagement, appui, étendue et niveau de la participation, coopération et participation des bénévoles) et/ou une indication du niveau de soutien des autorités provinciales et territoriales envers le projet;
  • une stratégie de mesure de la conception et du rendement de l'évaluation du projet, précisant notamment les extrants de celui-ci, les bénéficiaires, la méthode et les indicateurs de rendement;
  • une stratégie visant à garantir la viabilité financière ou la transition du projet au cours de la période qui suit le financement fédéral, notamment la capacité de soutien pour aider à assurer la continuité ou le suivi du projet après la phase de démonstration;
  • l'établissement des activités de suivi, notamment peut-être, la diffusion de l'information, un plan de communication, la nature du rapport à remettre au Ministère à la fin du projet (avec un aperçu du contenu de celui-ci) et les étapes suivantes; et
  • la façon dont le Ministère peut tirer parti des connaissances pour faire avancer l'élaboration des orientations et améliorer le système de justice.

12.2 La Conférence de La Haye de droit international privé et l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) font parvenir au Canada ou à son représentant une facture, une note verbale ou tout autre document similaire lequel sera la demande de versement de la quote-part (contribution).

13. Processus d'évaluation et d'approbation

Exception faite pour la Conférence de La Haye de droit international privé et l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), en examinant et en recommandant les contributions qui seront versées à des bénéficiaires, les fonctionnaires du ministère de la Justice consulteront en principe des collègues de différents secteurs du Ministère et, au besoin, ceux d'autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux.  Les facteurs suivants sont pris en considération :

  • la mesure dans quelle le projet appuie et fait avancer les objectifs du PJPI et les priorités du Ministère, y compris les questions d'égalité des sexes et de diversité, les besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire; la mesure dans quelle le projet permettrait d'accroître les connaissances au Ministère et d'étayer l'élaboration des dispositions législatives, d'orientations et de développement de programmes concernant la violence familiale
  • le montant du financement demandé par rapport à celui des ressources dont dispose le Ministère au cours d'un exercice donné et la probabilité que le projet soit déficitaire et doive demander du soutien pour demeurer viable;
  • la nature du projet, sa rentabilité; comment il sera élaboré, mis en œuvre et surveillé;
  • les activités proposées relèvent-elles de la compétence fédérale ou provinciale?
  • la capacité du demandeur d'accomplir les activités en respectant le délai imparti et le budget convenu;
  • le travail antérieur du Ministère avec l'organisation, le niveau de collaboration, la qualité et la réussite du ou des projets;
  • le projet a-t-il déjà commencé?
  • s'il y a lieu, le caractère innovateur du projet;
  • le projet est-il manifestement distinct des principales activités de l'organisation (sinon, la subvention ne sera pas accordée);
  • s'il y a lieu, la qualité de la stratégie de mesure du rendement et du volet relatif à l'évaluation;
  • s'il y a lieu, le degré du soutien des provinces, des territoires et des autres intervenants qui contribuent au projet;
  • s'il y a lieu, le type, la portée et les plans de distribution du ou des rapports réalisés;
  • s'il y a lieu, y aura-t-il probablement un soutien financier pour permettre aux activités du projet de continuer après la phase de démonstration?
  • dans quelle mesure le projet respecte-t-il les dimensions sociales du développement durable?
  • l'incidence sur le système de justice;
  • la portabilité éventuelle du projet et l'expérience qu'il peut procurer à d'autres administrations; et
  • la reconnaissance publique par le bénéficiaire de la contribution du Ministère.

14. Production de rapports

14.1 Rapports financiers

14.1.1 Sauf pour la Conférence de La Haye de droit international privé et l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), les bénéficiaires d'une contribution peuvent être requis de présenter des états financiers provisoires et tout autre document d'appui exigé en vertu de l'accord de contribution à intervalles convenus au courant de la période de l'entente pour révision et acceptation par le Ministère.

14.1.2 Sauf pour la Conférence de La Haye de droit international privé et l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), les bénéficiaires devront présenter un état financier vérifié ou une réclamation finale vérifiée à la fin de l'entente pour révision et acceptation par le Ministère.  Le Ministère peut effectuer des examens et des vérifications des réclamations conformément aux lignes directrices, politiques et procédures relatives aux paiements de transfert.

14.2 Rapports sur le rendement

14.2.1 Sauf pour la Conférence de La Haye de droit international privé et l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit), les résultats atteints au moyen du PJPI seront rapportés au moyen de l'évaluation du PJPI. Les rapports des projets financés serviront aux fins de ces évaluations. À cette fin, le Ministère évaluera et tiendra compte de la probabilité que les activités financées fourniront des résultats tangibles lors du processus d'examen.  Au besoin, le Ministère peut demander aux bénéficiaires d'élaborer un cadre d'évaluation identifiant les extrants, le groupe cible, les bénéficiaires, la méthodologie, les indicateurs de rendement et les résultats prévus.

14.2.2 Le cas échéant, le Ministère peut exiger des rapports d'activités provisoires afin de lui permettre d'évaluer l'état du projet et de prendre connaissance de toute question pouvant influer sur le plan de travail du projet.

14.2.3 Les bénéficiaires devront faire rapport sur les activités, les résultats et les incidences du projet.  L'information ainsi recueillie servira à des fins de mesure de rendement. Les bénéficiaires responsables d'activités ayant trait à la formation et au partage de connaissances devront demander aux participants de remplir un questionnaire afin de mesurer leurs connaissances avant et après l'activité.

14.2.4 Le Ministère s'engage à réduire au maximum les documents et rapports requis tout en s'assurant que les rapports suffisent pour fins de mesure de rendement. Lorsque des projets sont financés conjointement avec d'autres initiatives ministérielles ou d'autres ministères, le Ministère s'engage à coordonner la production de rapports afin de réduire le fardeau du bénéficiaire de faire rapport.

15. Nature et moment de la révision ministérielle

15.1 À tous les cinq ans, le ministère de la Justice révisera sa participation au sein de la Conférence de La Haye de droit international privé et de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit) au moment de l'évaluation du PJPI. L'objectif de cette révision est de déterminer la pertinence et les bénéfices de la participation canadienne au sein de ces organismes internationaux afin de promouvoir les principes de politiques et les priorités nationales et internationales du Canada. L'information relative à la révision ministérielle concernant les bénéfices de la participation canadienne est disponible sur le site web du Ministère.

16. Préconisation d'une gestion efficace

16.1 Le Ministère s'engage à favoriser une gestion efficace au sein de la Conférence de La Haye de droit international privé et de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit).

16.2 Le Ministère reçoit copies des rapports d'activités et des états financiers vérifiés de la Conférence de La Haye de droit international privé.  En plus de préparer les comptes, des états financiers et d'arrêter le projet du budget, la Conférence de La Haye de droit international privé rédige également un rapport annuel, présenté au Conseil sur les affaires générales et politique composé de tous les membres, sur l'atteinte des objectifs et des résultats prévus.  En tant que membre du Conseil, le Canada participe à chaque réunion du Conseil à l'égard des fonctions d'évaluation, d'avis, de planification, de gestion et de contrôle budgétaire.  Le Canada participe également de façon active aux réunions préparatoires et informelles qui appuient ces processus. Des renseignements sur les activités et le budget de la Conférence de La Haye de droit international privé sont disponibles (http://www.hcch.net/).

16.3 Le Ministère reçoit copies des rapports d'activités et des états financiers vérifiés de l'Institut international pour l'unification du droit privé (Unidroit).  En plus de préparer les comptes, des états financiers et d'arrêter le projet du budget, l'Institut rédige également un rapport annuel de ses activités qui démontre son rendement quant à l'atteinte des objectifs et du rendement fixés.  En tant que membre de l'Assemblée Générale, le Canada participe à chaque réunion pour approuver les comptes annuels des recettes et des dépenses et le budget, le programme de travail triennal, la nomination des membres au Conseil de Direction conformément à l'article 6 du Statut organique.  Le Canada est également membre du Comité des finances lequel étudie le budget avant de le déposer devant l'Assemblée Générale.  De plus, conformément à l'article 17(3) du Statut organique, l'Assemblée générale, sur présentation du Président, nomme un ou deux commissaires aux comptes chargés du contrôle financier de l'Institut.  Les documents de l'Institut peuvent être consultés sur le site web au : (http://www.unidroit.org/).

17. Communautés de langue officielle en situation minoritaire

17.1 Tous les matériaux et services pour les demandeurs et les bénéficiaires sont disponibles dans la langue officielle de leur choix. Le PJPI veillera à ce que toutes les mesures nécessaires soient mises en place pour appuyer le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada, ainsi qu'à promouvoir la pleine reconnaissance et l'utilisation de l'anglais et du français dans la société canadienne.

17.2 Il y a lieu de réaliser les objectifs du PJPI dans le contexte global de la dualité linguistique au Canada et à cette fin, d'appuyer des projets qui dispensent des services aux communautés de langue officielle en situation minoritaire. Les demandeurs sont tenus d'indiquer dans quelle mesure leprojet permettra la prestation de services dans les deux langues officielles et quelle pourrait être son incidence sur les communautés de langue officielle en situation minoritaire. Lorsque les bénéficiaires fournissent des services au public dans le cadre de l'entente de financement, ils doivent respecter l'esprit et l'intention de la Loi sur les langues officielles du Canada.

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