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Comment présenter une demande de financement - Un guide pour la préparation d'une proposition
Comment préparer votre demande
Il y a trois étapes à suivre lorsque vous présentez une demande de financement :
- Remplir le formulaire de Demande de financement
- Préparer une proposition de projet détaillée
- Préparer un budget détaillé
Ces étapes sont décrites en détail dans les pages qui suivent.
- Remplir le formulaire de Demande de financement
Une lettre d'introduction à l'intention du Fonds visé par votre demande et le formulaire de Demande de financement dûment rempli devraient apparaître sur le dessus de votre proposition. - Proposition de projet détaillée
Cette section décrit tous les éléments que doit comprendre votre proposition. Nous vous encourageons à suivre cette démarche car elle aidera le personnel du Ministère à évaluer votre proposition plus rapidement. Également, veuillez vous assurer que l'information que vous fournissez est complète. S'il manque des renseignements, cela retardera le traitement de votre demande.- Historique de l'organisation
Si vous présentez une demande en tant qu'organisation, veuillez fournir les renseignements suivants :
- Le nom complet de l'organisation, ainsi que les abréviations
utilisées couramment.
- Une copie du certificat et des statuts de constitution
ou des lettres patentes.
- L'énoncé de mission de votre organisation.
- La date de constitution de votre organisation.
- L'historique des programmes et services offerts par votre
organisation.
- La zone géographique desservie par votre organisation.
- Une indication des types de groupes clients visés
par votre organisation, ainsi qu'une liste des groupes, organisations
ou organismes gouvernementaux qui utilisent actuellement
vos services.
- La preuve que la collectivité appuie votre projet
et votre organisation, le partenariat et les autres liens.
Veuillez inclure les documents à l'appui, notamment
le parrainage ou des lettres d'entente ou de soutien s'il
y a lieu.
- Les motifs qui vous qualifient, ainsi que votre organisation, à entreprendre
ce projet. Ils devraient comprendre une indication de votre
expertise, de vos compétences, de vos intérêts
et de votre expérience dans le domaine du projet, et
de votre expérience antérieure de ce genre de questions.
Vous pouvez inclure des lettres d'appui de personnes ou d'organisations
compétentes.
- L'information relative au financement antérieur et
actuel reçu par le ministère de la Justice du Canada,
notamment les dates, les sommes et les résultats atteints,
lorsque possible.
- Une lettre de soutien/d'appui à l'égard du projet du ministère provincial pertinent (s'applique seulement aux demandes visant le Fonds de justice familiale axée sur l'enfant).
- Le nom complet de l'organisation, ainsi que les abréviations
utilisées couramment.
- Description du projet
Dans cette section, vous devez fournir une description détaillée de votre projet. Vous devez inclure les renseignements suivants :- Nom du projet proposé
- Sommaire du projet.
- Le sommaire du projet fournit une brève description du projet. Il décrit les activités, les personnes touchées par ces activités et les raisons expliquant votre intérêt pour ce projet, c'est-à-dire ce que vous voulez changer.
- Équipe du projet.
- Désignez chaque
membre de votre équipe de projet et joignez l'information
relative aux personnes-ressources. Vous devriez également
décrire les rôles et responsabilités de chaque
membre et préciser qui sera responsable de préparer
le rapport final.
- Calendrier du projet (dates de début et de fin).
- Assurez-vous de fixer des délais réalistes
et d'indiquer les dates prévues pour le début
et la fin de toutes les étapes de la préparation,
de la mise en œuvre et de l'évaluation.
- Description de la question ou des besoins que votre projet aborderait.
- Le personnel du Ministère
examinera le genre de recherche de fond que vous avez effectué pour
vous préparer pour votre projet. En élaborant
cette section, définissez clairement la nécessité d'être
de votre projet en utilisant des données pertinentes
et fiables (par exemple, des rapports et statistiques actuels)
et décrivez comment votre projet aidera à répondre à la
question ou aux besoins cernés. Intégrez les
grandes lignes de l'environnement et des facteurs (par
exemple démographiques, géographiques, socio-économiques,
politiques, technologiques, juridiques, etc.) qui font
ressortir la nécessité du projet proposé.
- Qu'est-ce qui fait que ce projet est novateur et différent des autres travaux effectués en ce qui a trait à cette question ou à ces besoins?
- Il
est possible que vous vouliez ajouter des renseignements
de fond sur les travaux connexes effectués par d'autres
intervenants qui aideraient à situer votre projet
proposé.
- Objectifs du projet.
- Les objectifs doivent être axés sur les résultats et indiquer les attentes à la fin du projet. Il est important de penser aux objectifs que votre projet, une fois terminé, permettra d'atteindre et aux répercussions qu'il entraînera. Quels genres de changements avez-vous l'intention d'instaurer grâce à votre projet? Vous devriez inclure des renseignements à propos des personnes qui seront touchées par ces changements. Vous devriez également montrer de quelle façon les objectifs de votre projet sont liés au mandat et aux priorités du ministère de la Justice du Canada et aux objectifs du Fonds visé par votre demande de financement. Rappelez-vous, soyez précis en ce qui concerne les résultats que vous voulez obtenir. Cela vous aidera à mesure la réussite de votre projet quand viendra le moment de l'évaluer. De plus, vous devez fixer des objectifs réalistes, que vous serez en mesure d'atteindre et de mesurer. Par exemple, « améliorer le système de justice pour tous » est un objectif vaste et complexe qui serait difficile à attribuer à un seul projet et impossible à mesurer.
- Portée du projet.
- Cerner les groupes
prioritaires ou les groupes sociaux ou communautaires précis
(par exemple, les femmes, les enfants et les jeunes, les
peuples autochtones, les personnes handicapées, les
immigrants, les juges, les policiers) visés par le projet.
Vous devriez également identifier tous les autres groupes
et collectivités qui pourraient bénéficier
de votre projet. La portée du projet comprend aussi
les intervenants touchés par les différents aspects
du projet, notamment la planification, l'élaboration,
la mise en œuvre ou la communication des résultats.
En général, cela comprend le ministère de
la Justice du Canada, d'autres ministères, les municipalités,
les gouvernements provinciaux et territoriaux, le secteur
privé, les spécialistes en matière de justice
et d'autres collectivités.
- Diversité et égalité des sexes.
- Tous
les projets proposés devraient respecter les principes
de la diversité et de l'égalité des sexes.
Votre proposition devrait montrer de quelle façon vous
aborderez les besoins et les expériences des participants/bénéficiaires
qui font partie de divers groupes sociaux et culturels, de
groupes visés par l'équité en matière
d'emploi et de collectivités diverses. Bon nombre de
projets ont recours à des groupes de discussion, à la
participation de la collectivité, à un comité de
consultation ou à des évaluations/questionnaires
pour s'assurer que le projet est axé sur les préoccupations
liées à la diversité. (Veuillez vous reporter à l'Annexe
A pour obtenir plus d'information.)
- Communautés de langue officielle en situation minoritaire.
- Le gouvernement fédéral s'engage à favoriser l'épanouissement des minorités francophones et anglophones du Canada et à appuyer leur développement, ainsi qu'à promouvoir la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne. Votre proposition devrait montrer de quelle façon vous aborderez les besoins des participants/bénéficiaires qui font partie de ces communautés. Bon nombre de projets ont recours à des groupes de discussion, à la participation de la collectivité, à un comité de consultation ou à des évaluations/questionnaires pour s'assurer que le projet est axé sur les préoccupations liées aux communautés de langue officielle en situation minoritaire.
- Résultats prévus et indicateurs de réussite.
Les résultats sont les changements que le projet vise à instaurer. Ils constituent la raison pour laquelle vous effectuez votre projet. Les résultats sont axés sur ce que le projet mettra en œuvre plutôt que sur ce qu'il fait (par exemple, les résultats prévus du projet et non le processus utilisé pour les obtenir). Pour chacun des objectifs du projet, déterminez les résultats attendus à la suite des activités du projet.
Par exemple, votre objectif pourrait être le suivant :
Accroître la prise de conscience, les connaissances et l'utilisation des modes de règlement des différends non contradictoires pour les questions familiales.
Le résultat prévu, ou les changements comportementaux que votre objectif est censé instaurer, pourrait être :
- Une augmentation du règlement des questions juridiques au moyen du règlement extrajudiciaire des différends;
- Un accroissement des connaissances des parties pour ce qui est du règlement des différends;
- La durabilité des ententes et une plus grande
conformité à ces ententes.
À cette étape-ci, vous devez également songer à la façon dont vous allez mesurer votre réussite, comment vous allez évaluer les progrès de votre projet. Quels indicateurs seront utilisés pour évaluer les résultats du projet? (Les indicateurs qualitatifs et quantitatifs devraient être correspondants à la taille et complexité de votre projet.) (Voir l'Annexe B pour obtenir plus d'information sur l'identification d'indicateurs et l'évaluation de la réussite.)
- Liens et partenariats du projet.
- Le ministère de la Justice prendra toujours en considération le nombre et les genres de partenariats qui seront établis à la suite d'un projet potentiel. Vous devez déterminer et décrire le type et le niveau de soutien communautaire et (ou) provincial-territorial et la participation de ces intervenants au projet, notamment les partenaires de financement. Vous devriez identifier la portée et le niveau de participation, de collaboration et de travail bénévole que vous prévoyez pour votre projet. Peut-être y a-t-il divers niveaux de participation de la part des groupes/bénéficiaires prioritaires au cours des différentes étapes du projet. Il est possible qu'il y ait d'autres intervenants. Cette partie de la proposition devrait mentionner la participation des divers partenaires pour atteindre les objectifs du projet. Expliquez les différentes activités que chaque partenaire mènera et soulignez quels seront les liens entre les partenaires. Souvent, cet aspect prend la forme d'un comité d'orientation ou d'un comité consultatif. Il est utile de fournir des lettres d'engagement ou de parrainage provenant de partenaires ou d'intervenants.
- Plan de travail et conception du projet (activités)
Dans cette section, vous devez inclure une description complète de toutes les activités que vous effectuerez afin d'atteindre les objectifs du projet. Le plan de travail doit indiquer les éléments suivants :- Une liste de toutes les activités et comment chaque
activité favorise les objectifs du projet
- La séquence des tâches (quelles étapes seront
menées pour chaque activité)
- Combien de temps est requis pour chaque tâche ou étape
du projet (y compris les dates de début et de fin approximatives)
- Les ressources humaines, les compétences, le temps
et les ressources financières requises pour chaque activité
- Comment vous allez contrôler et évaluer la réussite
du projet ou son efficacité (voir section 6 ci-dessous)
- Les dates prévues pour la présentation de vos
rapports d'étape/intérimaires
- La date prévue pour la présentation de votre rapport final
Soyez réaliste en ce qui concerne le temps requis. Assurez-vous que vous et vos partenaires convenez d'un calendrier qui satisfera vos besoins et situations.
Chaque proposition doit inclure un plan de travail qui indique l'échéancier des principales activités du projet ainsi que la personne responsable d'effectuer chacune de ces activités.
- Une liste de toutes les activités et comment chaque
activité favorise les objectifs du projet
- Produits livrables (extrants)
Les produits, les biens et les services que vous prévoyez produire ou livrer dans le cadre de votre projet DOIVENT être clairement indiqués. Souvent, ces produits livrables sont présentés sous forme de rapports, de séances de formation, de manuels ou de publications.
Veuillez noter que lorsqu'ils prennent fin, les responsables de tous les projets financés doivent remettre un rapport sommaire du projet terminé (un exemplaire est inclus dans la trousse d'information) et un sommaire. Le sommaire (1 à 2 pages) décrit brièvement votre organisation, les objectifs de votre projet, les activités, les résultats prévus et les résultats réels. Le sommaire et le Rapport sommaire de projet, ainsi que tout autre document que vous prévoyez produire à la suite de votre projet, doivent être indiqués dans votre proposition dans la section des produits livrables. Veuillez noter que, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ces renseignements seront rendus publics. - Plan de communication
Un plan de communication / diffusion efficace a deux ou trois objectifs précis liés aux objectifs du projet. Il identifie les groupes prioritaires et les autres groupes qui seront visés et indique les modes de communications qui seront utilisés pour les joindre. Décrivez comment vous communiquerez les résultats de votre projet aux groupes-cibles ou aux groupes prioritaires, au ministère de la Justice du Canada, à vos partenaires et aux autres intervenants. Bon nombre de projets comportent des services de communication communautaires, des médias ethniques, des séances d'information, des réunions et des présentations, de l'information provenant du Web, de la publicité à la télévision et à la radio et des articles de journaux. - Plan d'évaluation
Votre proposition doit comprendre un cadre d'évaluation. L'évaluation est une composante essentielle de la planification de votre projet. Elle aide à lier vos objectifs à vos réussites, montre les activités qui ont bien réussies et vous aide à comprendre ce qui n'a pas fonctionné très bien. Lorsque vous élaborez votre proposition, prévoyez l'information que vous devrez recueillir tout au long du projet pour mesurer les résultats. Vous devez songer à des questions comme celles qui suivent :- Qui sera responsable du contrôle? De l'évaluation?
- Quel est l'échéancier du contrôle et de
l'évaluation?
- Quels modèles de présentation des rapports ont été choisis
par vous et vos partenaires?
- Comment allez-vous relever les facteurs de réussite et les facteurs de risque?
L'évaluation du projet à court terme (1 an ou moins) a plutôt tendance à être axée sur les questions relatives au processus et à la mise en œuvre, puisque les changements d'attitudes et de comportements se font surtout à plus long terme. Ces évaluations visent à évaluer les éléments suivants :
Processus- Le projet a-t-il été mis en œuvre selon les prévisions? Si non, pourquoi pas?
- Est-ce que le projet atteint les groupes prioritaires ou les bénéficiaires ciblés?
- Est-ce que le rôle des partenaires est pertinent?
Résultats
- Est-ce que votre projet a atteint les objectifs fixés?
- Quels sont les résultats de votre projet ou qu'a-t-il
produit? Est-ce qu'il a mené à de nouvelles compétences,
de nouveaux renseignements, à une nouvelle sensibilisation
des gens?
- Comment ces résultats se comparent-ils avec les résultats qui ont été prévus au début de votre projet? (par exemple, est-ce que certains des résultats obtenus n'avaient pas été prévus, qu'ils soient positifs ou négatifs?)
Ressources
Est-ce que les ressources ont été suffisantes?
Conclusions/Recommandations
- Quels sont les éléments qui ont bien fonctionné?
- Quels sont les éléments qui n'ont pas bien fonctionné?
- Quels changements sont requis?
- Quelles ont été les leçons apprises dans
le cadre de ce projet?
- Comment pouvez-vous tirer profit de ces leçons?
- Dans quelle mesure votre partenariat a-t-il été efficace?
Les propositions de projets qui seront étendus sur plusieurs années devraient contenir de l'information visant à évaluer les répercussions globales du projet. L'évaluation ira au-delà des questions liées à la mise en œuvre et au processus afin d'examiner les changements qui peuvent être attribués à votre projet. Vous poserez les mêmes questions que celles mentionnées ci-dessus et en plus, les suivantes :
- Quels impacts aura votre projet?
- Compte tenu des résultats de votre évaluation, quelles seraient quelques-unes des prochaines étapes qui seraient possibles?
Une fois que votre projet sera terminé, vous devrez soumettre un Rapport sommaire de projet. Ce questionnaire comprend un bon nombre des questions indiquées ci-dessus et constituera, essentiellement, le rapport d'évaluation qui sera présenté au Ministère. Si vous rassemblez l'information requise pour l'évaluation au fur et à mesure que votre projet progresse, il sera très facile pour vous de compléter le Rapport sommaire de projet. Une copie vierge du Rapport sommaire de projet est incluse dans votre trousse d'information, et est également disponible sur support électronique sur demande.
- Qui sera responsable du contrôle? De l'évaluation?
- Historique de l'organisation
- Budget détaillé (intrants)
Vous devez soumettre un budget détaillé du projet suivant l'exercice du ministère de la Justice du Canada (1er avril au 31 mars) qui comprend les éléments suivants :- Frais et dépenses détaillés; coût total du projet
- La somme totale du soutien financier et non financier (par exemple, bénévoles, services, installations, fournitures et locaux) que vous prévoyez recevoir d'autres sources, notamment votre propre participation concrète
- Le revenu qui pourrait être généré par votre projet
- La somme de financement requise de la part de toutes les sources (par exemple, le ministère de la Justice du Canada, les autres ministères du gouvernement, les fondations, etc.)
NOTA : Tous les demandeurs doivent indiquer le remboursement de TPS/TVH (en pourcentage) qu'ils recevront de l'Agence du revenu du Canada.
L'exercice du Ministère débute le 1er avril et se termine le 31 mars de l'année suivante. Les fonds du projet doivent être dépensés au cours de l'exercice pour lequel ils ont été alloués.
L'Annexe C offre plus de détails à propos des types de questions
que les agents financiers du Ministère vous poseront lors de l'examen
de votre proposition. Plus vous fournirez de renseignements en réponse
aux questions posées, moins cela prendra de temps à l'agent
financier pour examiner votre proposition.
Le processus d'examen de la proposition est beaucoup plus rapide lorsque les demandeurs soumettent des propositions complètes et détaillées. Afin d'empêcher les retards ou du travail supplémentaire, veuillez revoir votre proposition avec soin avant de la soumettre. Utilisez le présent guide et la liste de vérification incluse dans le guide pour vous assurer que votre proposition est complète.
Veuillez indiquer le nom d'une personne de votre organisation qui connaît bien le projet et qui est disponible pour fournir de plus amples renseignements au besoin. Vous recevrez un avis écrit dès que la décision finale sera prise en ce qui concerne votre proposition.
