Ministère de la Justice
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Comment présenter une demande de financement - Un guide pour la préparation d'une proposition
Projets approuvés
Il revient au Ministère de décider si vous recevez une subvention ou une contribution.
Subventions globales
Si votre projet a été approuvé pour recevoir une subvention globale, vous recevrez une lettre d'offre du ministère de la Justice du Canada précisant le montant du financement accordé, les conditions de la subvention, et la date à laquelle le rapport final du projet doit être remis. Vous recevrez le paiement de la subvention lorsque vous aurez signé la lettre d'offre.
Si une subvention est accordée, il est possible que vous soyez obligé de soumettre des états financiers au Ministère. Vous devriez toujours conserver vos reçus pour une période d'au moins trois (3) ans après la fin de votre projet.
Entente de contribution
Si le ministère de la Justice du Canada approuve une contribution pour votre projet, vous recevrez, et devrez signer, une entente officielle entre vous et le Ministère. Cette entente précisera les modalités du projet, notamment le montant du financement alloué, les conditions de paiement, les travaux que vous effectuerez, et la date à laquelle les dépenses admissibles dans le cadre du projet pourront être admissibles au remboursement. Cette entente sera fondée, en partie, sur la proposition que vous présenterez pour obtenir du financement. Dans une entente de contribution, vous devez soumettre des états financiers et des rapports d'étape en plus du rapport final de projet.
VEUILLEZ NOTER : Une contribution est un paiement de transfert conditionnel à des fins précises établies dans une entente de contribution, et peut faire l'objet d'une vérification. Les contributions ne sont pas des crédits initiaux. Elles sont versées pour rembourser les frais admissibles encourus ou les dépenses connexes engagées au cours du projet. Cela signifie que le Ministère émettra le paiement seulement lorsque vous aurez commencé à engager des dépenses pour votre projet. La contribution se limite toujours à une partie des coûts réels de votre projet. Cela signifie que si le budget du projet a été établi et que la contribution qui a été approuvée pour le projet est de 10 000 $, mais qu'en fin de compte seulement 8 000 $ sont nécessaires pour assumer le coût des dépenses, le projet recevra 8 000 $.
Lorsque l'entente de contribution sera signée, les paiements seront effectués à la réception et à l'approbation des états financiers provisoires. Les contributions sont effectuées sous forme de versements, en fonction de vos dépenses réelles. En général, le Ministère retient environ 20 p. 100 des fonds approuvés jusqu'à ce que le projet soit terminé. Le paiement final pourra être effectué lorsque les responsables du Ministère ont reçu tous les rapports (par exemple, les rapports du projet, les états financiers et le Rapport sommaire de projet), qu'ils sont satisfaits que les travaux ont été complétés conformément aux modalités de l'entente, et qu'ils ont approuvé les états financiers.
Exigences en matière de rapports
En vertu de la lettre d'offre ou de l'entente de contribution, vous devrez :
- Soumettre des rapports d'étape aux dates prévues dans votre plan de travail
- Soumettre un rapport de projet final sur ce qui a été effectué, une fois que la période de financement sera terminée. La date de remise du rapport final sera indiquée dans l'entente ou dans la lettre d'offre.
Veuillez noter que vous devez obligatoirement rendre compte publiquement du soutien financier que vous avez reçu du ministère de la Justice du Canada. Cette reconnaissance devrait apparaître dans les documents de votre projet et être incluse dans votre rapport de projet. Elle devrait également être mentionnée lors de toute activité liée au projet.
Vous devez fournir trois copies sur papier et sur support électronique de votre rapport de projet final au Ministère. Le rapport peut être présenté en format Word ou WordPerfect.
La trousse comprenant votre rapport final devrait aussi inclure des copies de tout autre document produit au cours du projet, de votre rapport sommaire du projet, ainsi que des résultats de votre évaluation. Si vous avez reçu une contribution financière, vous devriez également soumettre un état financier final.
