Comment présenter une demande de financement - Un guide pour la préparation d'une proposition

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Annexe B

Qu'entend-t-on par la gestion axée sur les résultats?

Plusieurs d'entre nous sommes habitués à un modèle de planification de projet qui examine les objectifs globaux, les objectifs précis, et les activités visant à atteindre les objectifs. L'approche du gouvernement fédéral préconise la gestion axée sur les résultats, soit :

• l'identification des changements précis et mesurables qu'un projet effectuera au cours de son délai d'exécution;
  
• la définition, le contrôle et l'ajustement des intrants et activités du projet au besoin, afin d'assurer que l'on obtient les résultats désirés;
  
• la présentation d'un rapport sur ce qui a été effectué et sur les leçons apprises.

Définitions

Intrants -

Les ressources humaines, organisationnelles et physiques (temps, connaissances, énergie et argent) fournies directement ou indirectement par les intervenants d'un projet, utilisées pour exécuter les activités, produire les extrants et (ou) obtenir les résultats.

Activités -

Les tâches liées à la coordination, à l'aide technique et à la formation organisées et exécutées par le personnel du projet ou par des bénévoles. Les activités du projet devraient être conçues de façon à atteindre des résultats précis conformément à un certain délai d'exécution. Nous recommandons que les partenaires, bénéficiaires et autres intervenants du projet participent à l'élaboration des activités du projet.

Extrants -

Produits ou services directs provenant des activités d'un projet et visant un groupe ou une population cible.

Le lien de cause à effet entre ces concepts est illustré par le diagramme suivant :

Intrants -> Activités -> Extrants

Les résultats sont les répercussions d'un projet sur les groupes/bénéficiaires prioritaires.

Votre projet pourrait faire la distinction entre trois types de résultats.

NOTE : Alors que les résultats sont séquentiels et temporels, il importe de les lier entre eux (p. ex., le résultat intermédiaire survient suivant le résultat immédiat).

Immédiats -

Il s'agit des résultats à court terme qui représentent les conséquences des activités et des extrants.

Intermédiaires -

Il s'agit des résultats (ou changements) de développement à moyen terme provenant des activités et extrants, qui surviennent après que les résultats immédiats ont été obtenus. Vous devriez être en mesure de définir comment vous évaluerez les changements, quantitatifs ou qualitatifs, par comparaison avec la situation antérieure au projet. Les résultats sont comparables aux objectifs d'un projet, c'est-à-dire qu'ils sont précis, mesurables et devraient être atteints à l'intérieur d'une période définie.

Définitifs (ou finaux) -

Il s'agit des résultats de développement (ou changements) à long terme qui sont la conséquence logique de l'atteinte d'une combinaison de résultats immédiats et de résultats intermédiaires. Si votre projet obtient les résultats prévus, et qu'il a été conçu pour être durable, il y a plus de chance qu'il aura des retombées à long terme. Toutefois, les répercussions d'un projet ne sont généralement pas apparentes avant longtemps après la fin du projet. Les répercussions sont comparables aux objectifs d'un projet en ce sens où il s'agit d'une vision de changement définie à long terme et de façon très vaste.

Comment utiliser les résultats lors de la planification d'un projet

Avant de commencer à concevoir les activités d'un projet, travailler de concert avec vos partenaires pour déterminer quels résultats précis on peut espérer du projet. Par exemple :

• évaluer votre point de départ (quelle est la situation actuelle);
  
• déterminer à quoi vous voulez en arriver (quelle sera la situation à la fin du projet);
  
• déterminer, autant que possible, comment savoir que l'on est rendu où l'on voulait.

Vous devrez peut-être recueillir certains renseignements de base pour déterminer la situation actuelle. Ces renseignements peuvent être quantitatifs (par exemple, combien de personnes participent actuellement à l'activité que vous essayez de promouvoir, etc.) ou qualitatifs (quelles attitudes les gens adoptent-ils à propos d'un certain sujet). La prochaine étape est de décider quels changements il est raisonnable d'espérer de votre projet une fois qu'il sera terminé. Une fois que vous avez clairement déterminé les résultats voulus, vous pouvez concevoir des activités qui vous aideront à atteindre ces résultats. Pour évaluer vos progrès, vous devriez déterminer des indicateurs pour mesurer les changements qui se sont produits. Les résultats, plutôt que les activités, orienteront le projet. Si votre contrôle indique que les activités ne vous mènent pas là où vous voulez, faites une nouvelle évaluation des activités et remodelez-les de façon à pouvoir atteindre les résultats prévus.

Rappelez-vous que les résultats peuvent aussi bien être au niveau des opérations que du développement. Par exemple, vos partenaires pourraient élaborer de nouvelles méthodes plus efficaces de gérer le projet ou de travailler en collaboration. Ce sont des résultats valides qui devraient être documentés.

Déterminer des résultats prévus efficaces

Établissez un délai d'exécution clair.

Certains résultats peuvent prendre plusieurs années à obtenir. Il est recommandé d'axer ses efforts sur les résultats que vous prévoyez atteindre dans le cadre d'une phase précise du projet et (ou) avant la fin du projet.

Intégrez tous les partenaires du projet.

Tous les partenaires du projet devraient participer à la détermination des résultats à atteindre à l'intérieur d'un délai d'exécution précis. Il est important que vos attentes soient en harmonie. Les partenaires et bénéficiaires du projet devraient également participer à l'évaluation des progrès et à la révision des activités si les progrès ne sont pas satisfaisants.

Soyez précis - songez à l'évaluation.

Rappelez-vous que vous créez un cadre pour l'évaluation de votre projet lorsque vous définissez les résultats prévus et les indicateurs de mesure de la réussite. Définissez des résultats qui peuvent être évalués, soit quantitativement, soit qualitativement.

Soyez réalistes - prenez le contexte en considération.

Les résultats prévus devraient refléter une bonne compréhension du contexte dans lequel le projet sera mis en œuvre. Soyez réalistes à propos de ce que vous pouvez accomplir compte tenu des conditions et des contraintes qui pourraient affecter le projet.

Déterminer des indicateurs de rendement efficaces

Les indicateurs devraient être pertinents au type de projet, à sa taille et à sa complexité. Essayez de limiter le nombre d'indicateurs à un maximum de trois pour chaque résultat. Les indicateurs devraient être :

• clairs et simples à utiliser;
• pertinents et adéquats pour les résultats prévus;
• utiles pour toute la durée du projet;
• basés sur de l'information précise et fiable;
• rentables à exécuter;
• mesurés quantitativement lorsque possible (par exemple, nombre de personnes en cause, revenu, etc.)
• qualitatifs au besoin (par exemple, descriptions des changements, témoignages personnels, etc.);
• faciles à comprendre.

Les indicateurs que vous définissez devraient vous aider à évaluer les progrès continus de votre projet, ainsi que les résultats finaux. De la rétroaction, des analyses et des évaluations des extrants régulières vous permettront de cerner les secteurs qui requièrent des ajustements en vue d'améliorer votre projet. Ce processus se nomme planification itérative. Il renforcera le projet et améliorera la capacité de l'organisation de gérer d'après les résultats.

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