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MANUEL RELATIF AU RÈGLEMENT DES CONFLITS
Le mini-procès
Série sur le règlement des conflits
Guide pratique 3
Préparé par les Services de prévention et de règlement des différends
Ministère de la Justice (Canada)
Juin 1995
Mise à jour juillet 2006
Table de matières
- Définition du mini-procès
- Caractéristiques du mini-procès
- Recours au mini-procès
- Avantages du mini-procès
- Inconvénients du mini-procès
- Questions et préoccupations à propos du processus
I. Définition du mini-procès
Le mini-procès est essentiellement une technique structurée de règlement négocié. Quoi qu'il soit conçu comme un procès à caractère expéditif, c'est habituellement un moyen pour chaque partie d'entendre le point de vue de l'autre et de chercher un règlement négocié. Si le désaccord persiste, le mini-procès offre notamment comme avantage le fait que les parties auront déjà préparé une partie importante de leur dossier, ce qui leur servira dans toute action judiciaire subséquente. Quoi qu'il existe de nombreuses variantes, le mini-procès, dans sa forme la plus courante, comporte un bref exposé de la thèse de chacune des parties devant un groupe constitué de représentants des parties à un haut niveau qui ont l'autorité nécessaire pour conclure un règlement. Le groupe est présidé par un tiers impartial choisi, de façon conjointe, par les parties. À la fin de l'audience, le tiers impartial recommande une issue particulière. Les autres membres du groupe cherchent ensuite à négocier une entente à l'aide de la preuve présentée pendant le mini-procès et de l'issue recommandée qui servent de fondement aux négociations.
Les parties déterminent les pouvoirs du tiers impartial dans la convention de mini-procès et sont libres de définir ce rôle de la façon la plus large ou la plus restreinte qu'elles souhaitent. Entre autres, le tiers impartial peut être habilité à :
- fixer le calendrier de l'audience si les parties ne sont pas capables de s'entendre;
- agir à titre de président pour garantir que les parties respectent le calendrier;
- rendre des décisions sur des questions de communication ou d'administration de la preuve contestée;
- interroger les témoins ou les représentants des parties;
- rencontrer les parties individuellement, au besoin;
- émettre un avis écrit non obligatoire.
Le mini-procès est une procédure entièrement volontaire et, à ce titre, il ne peut donc avoir lieu qu'avec le consentement de toutes les parties. Si les négociations échouent, les parties sont alors libres de recourir à un autre mécanisme de règlement.
Une procédure mixte, le mini-procès judiciaire, est aussi utilisée à l'échelle provinciale. Le mini-procès judiciaire participe beaucoup du mini-procès privé, avec quelques modifications évidentes. Tout d'abord, il est proposé aux parties par un juge au cours du procès. Si les parties et leurs conseillers juridiques y consentent, les conseillers juridiques présentent le dossier de chacune des parties dans une audience à caractère expéditif, devant le juge qui rend un avis non obligatoire sur la manière dont le litige devrait être réglé. Les parties cherchent ensuite à négocier un règlement à partir de cet avis. Si le règlement n'est pas possible, elles peuvent poursuivre leur action en justice. Le juge qui mène le mini-procès ne siégera pas à titre de juge de première instance, et il gardera le silence à propos de l'affaire. Les mini-procès judiciaires sont actuellement utilisés en Alberta [1] et en Colombie-Britannique [2].
II. Caractéristiques du mini-procès
Le mini-procès est :
- Volontaire :
- Les parties doivent convenir expressément de tenter un règlement par un mini-procès. La convention à cet effet est habituellement écrite.
- Privé :
- Malgré son nom, le mini-procès est une procédure non judiciaire à caractère expéditif généralement utilisée dans le contexte commercial. Un groupe composé d'un cadre supérieur de chacune des parties et d'un tiers impartial, choisi de façon conjointe par les parties, entend les observations de chaque partie.
- Informel :
- Il n'existe pas de règle fixe de procédure ou d'administration de la preuve qui gouverne le mini-procès. Les parties conviennent plutôt d'un calendrier d'audience et d'une série de règles sur la communication, la preuve et les témoins. Ces règles sont fixées dans la convention de mini-procès.
- Assisté :
- À la suite de la présentation de chaque partie, le président impartial du groupe recommande une solution sans caractère obligatoire. Fondée sur cette recommandation, les représentants des parties du groupe et leurs conseillers choisis cherchent alors à négocier un règlement. Le tiers impartial peut être invité à titre de médiateur ou d'animateur pendant ces négociations.
- Consensuel :
- En général, il n'existe pas d'obligation de régler le différend pendant le mini-procès, et l'avis du tiers impartial n'a pas caractère obligatoire. Le règlement revêt plutôt un caractère consensuel. Toutefois, les parties ont le droit de structurer le processus autrement.
- Informatif :
- Bien qu'il n'y ait pas de garantie de règlement, la préparation et l'exécution d'un mini-procès permettent aux parties de mieux comprendre leur propre dossier, ainsi que la position de leur adversaire, ce qui est très utile si les parties se rendent ensuite devant le juge.
- Confidentiel :
- Le mini-procès est un processus confidentiel. Dans le contexte fédéral, les restrictions et les exigences relatives à la divulgation d'informations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels devraient être respectées. Pour plus d'information relativement à l'application de ces lois, veuillez consulter le document intitulé
« La confidentialité : La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels »
qui se trouve dans le Manuel relatif au règlement des conflits.
III. Recours au mini-procès
Cas où le mini-procès est approprié
Avant de discuter de la possibilité d'un mini-procès avec d'autres parties, il faut d'abord veiller à ce que son propre personnel de gestion interne et les employés clés soient bien disposés à cet égard, ce qui amène à se demander dans quels cas le mini-procès convient-il au gouvernement fédéral?
Tout d'abord, comme pour tous les mécanismes de règlement des conflits, il faut savoir si le litige porte sur des questions de droit public, de politique ou sur des précédents juridiques pour lesquels un règlement judiciaire final s'impose. Si tel est le cas, le mini-procès n'est pas adéquat.
Deuxièmement, les parties souhaitent-elles garder la haute main sur la procédure de règlement des conflits? Si elles veulent plus de participation et de contrôle face à l'issue de l'affaire par rapport à ce qui est permis dans un processus juridictionnel, comme l'arbitrage, alors le mini-procès est une option valable.
Troisièmement, le conflit est-il assez substantiel pour justifier les efforts et les dépenses requis pour un mini-procès? Bien que le mini-procès soit effectivement plus rapide et moins dispendieux que le procès, il entraîne toutefois beaucoup de préparation et des coûts élevés. Les parties ont-elles d'abord cherché à régler le conflit par des négociations face à face? Cette affaire pourrait-elle être réglée par des négociations au niveau de la haute direction? Si tel est le cas, le coût du mini-procès peut ainsi être évité.
Quatrièmement, le litige porte-t-il surtout sur des questions de faits? Les questions de faits sont toujours beaucoup plus faciles à régler par des processus de règlement consensuel que les questions de droit. Les questions mixtes de fait et de droit peuvent aussi être adaptées au mini-procès, s'il n'est pas nécessaire d'avoir un jugement définitif sur le droit. Le mini-procès convient davantage si les règles juridiques en cause sont relativement claires de sorte qu'un règlement des faits en litige permettrait de préciser l'issue juridique.
Cinquièmement, les parties ont-elles une relation commerciale qu'elles souhaitent maintenir? La rapidité relative de ce processus et la collaboration requise des parties en font un outil utile pour préserver la dynamique d'une relation.
Sixièmement, y a-t-il de nombreuses parties au litige? La structure formelle du mini-procès a une influence positive dans les conflits entre de nombreuses parties.
Lancement du processus
Une fois qu'il a été déterminé que le mini-procès est approprié, il faut obtenir le concours des autres parties. En général, le mini-procès est introduit plus tard dans le déroulement du litige que les autres mécanismes de règlement des conflits, même après l'introduction de l'action en justice. Toutefois, comme l'un des principaux avantages du mini-procès est d'économiser du temps et de l'argent, il vaut mieux le commencer avant que des frais juridiques importants n'aient été engagés.
En général, c'est le conseiller juridique qui suggère de recourir au mini-procès. Il existe toutefois un avantage en termes d'aboutissement des négociations futures, si le client lui-même entre en rapport avec l'autre partie (ou avec les autres parties) pour leur proposer de mettre leurs efforts en commun afin d'arriver éventuellement à une entente.
L'un des obstacles au lancement du processus tient au manque de connaissances qu'ont les parties et le conseiller juridique relatives au mini-procès. Bien entendu, les parties ne s'entendront sur cette procédure que si elles sont convaincues qu'elle est équitable et valable. Si le client ou la ou les parties en présence ne sont pas convaincues, ils pourraient bénéficier de conseils ou de documents qui leur exposent les avantages du mini-procès. Ce type de processus a beaucoup plus de chances d'aboutir si les parties n'ont pas d'objections et si elles en connaissent bien les avantages et les inconvénients.
Identification des représentants des parties
En plus du personnel du client qui a participé au conflit et qui aidera le conseiller juridique à se préparer pour le mini-procès, un représentant de la haute direction doit être choisi; ce dernier siégera dans le groupe avec le tiers impartial pour entendre les thèses de chacune des parties. Ce représentant sera aussi chargé de négocier un règlement avec les autres représentants des parties après l'audience.
Idéalement, ce représentant :
- devrait être choisi au début du processus de façon à pouvoir aider à rédiger la convention de mini-procès et ainsi garantir que la procédure soit adaptée aux besoins;
- ne devrait pas avoir de lien avec le conflit, ce qui lui donnera un degré d'objectivité plus grand, dans son rôle de membre du groupe et de négociateur;
- devrait être habilité, soit à prendre l'engagement d'une entente négociée subséquente, soit à préciser comment un degré d'engagement sera obtenu à un échelon plus élevé. [3]
Choix du tiers impartial
Bien que l'on puisse mener un mini-procès sans l'aide d'un tiers impartial, le processus est largement amélioré en présence d'un tiers impartial. Ce dernier peut :
- faciliter la communication entre les parties, en particulier lorsqu'il y a beaucoup d'animosité;
- aider les parties à rédiger la convention de mini-procès;
- rendre des décisions sur des questions de communication ou d'administration de la preuve contestées;
- agir à titre de président à l'audience et faire respecter le calendrier par les parties;
- donner son avis à la fin de l'audience à propos des points forts et des points faibles de la thèse de chaque partie ou de l'issue éventuelle de l'affaire;
- agir à titre d'animateur ou même de médiateur pendant les négociations subséquentes;
- agir en tant qu'expert qui donne des avis non obligatoires sur des points en litige fondamentaux.
Les pouvoirs exercés par le tiers impartial dans tout mini-procès sont déterminés par les parties et fixés expressément dans la convention de mini-procès. La nature du rôle que les parties veulent faire jouer au tiers impartial (celui d'un arbitre sans pouvoir à caractère obligatoire, d'un médiateur, d'un expert) aidera les parties à déterminer où choisir cet acteur clé. Les parties devraient définir ce rôle clairement entre elles avant de commencer le processus de sélection.
Rédaction de la convention
La convention précise les règles et procédures qui régiront le mini-procès. Il s'agit évidemment d'une étape essentielle dans le processus, et elle devrait faire l'objet de beaucoup de soins puisqu'elle aura une incidence sur l'issue finale. L'un des principaux avantages qu'il y a à faire rédiger cette convention par les conseillers juridiques et les clients tient à la souplesse qui en résulte. Chaque élément de la procédure peut ainsi être structuré par les parties pour mieux s'adapter au litige.
Les conseillers juridiques et les représentants des parties devraient tous participer à la rédaction de la convention de mini-procès. Le tiers impartial peut aussi offrir une aide importante à cette étape et peut se voir autorisé par les parties à rendre une décision sur toute étape procédurale contestée. Le tiers expérimenté peut aussi être en mesure de conseiller les parties et le conseiller juridique sur les types de choix procéduraux qui sont les mieux adaptés.
Voici la liste des éléments essentiels qui doivent figurer dans une convention de mini-procès.
- Description : Décrire brièvement le litige et définir les questions controversées;
- Tiers impartial : Comment le tiers impartial sera-t-il sélectionné? Il est important de préciser un mécanisme par défaut, advenant que les parties ne puissent s'entendre sur le choix d'un tiers impartial.
- Pouvoirs du tiers impartial : Indiquer de façon précise ce que le tiers impartial pourra faire pendant le processus. Prévoir une certaine souplesse du fait que le rôle que doit jouer le tiers impartial peut changer avec l'évolution du processus (p. ex., si la communication n'est plus possible entre les parties, les parties peuvent se rendre compte qu'elles veulent que le tiers impartial agisse comme médiateur pendant les négociations subséquentes).
- Rôle des représentants des parties et des conseillers juridiques : Le rôle que joueront les membres du groupe, les autres représentants des parties visées et les conseillers juridiques devrait être précisé. Par exemple, la convention devrait stipuler qui pourra participer aux négociations subséquentes et à quel titre.
- Coûts : Comment les coûts seront-ils répartis?
- Lieu : Où le mini-procès aura-t-il lieu?
- Communication de la preuve : Quel type de communication de preuve sera autorisé avant l'audience? Des dépositions de témoins seront-elles requises? Les parties souhaitent-elles examiner certains documents qui sont en possession de l'autre partie? Est-il souhaitable d'organiser l'échange de documents essentiels, comme les dépositions des témoins, la preuve qui sera invoquée à l'audience ou les exposés de principe? Il faudrait aussi inclure un calendrier pour la communication de la preuve.
- Exposés de principe : Les documents qui résument la position de chaque partie sont très utiles. La convention devrait préciser la longueur et la nature de ces documents selon l'espèce. La date à laquelle ces documents doivent être échangés devrait aussi être précisée.
- Règles de preuve : Les parties peuvent souhaiter préciser leurs propres règles de preuve pour gouverner l'audience, ou bien laisser ces décisions à la discrétion du tiers impartial.
- Calendrier : L'ordre du jour à suivre, de façon précise, pendant l'audience doit être rédigé avec minutie (voir la convention type à l'annexe B). Les parties souhaitent peut-être traiter les questions suivantes, en totalité ou en partie :
- Les déclarations préliminaires
- La réfutation
- Les déclarations des témoins
- L'interrogatoire des témoins
- Les questions des membres du groupe
- Les déclarations de clôture
- L'avis du tiers impartial
- La pause
- Le calendrier pour le début et la fin des négociations des membres du groupe, et décider combien de temps devrait y être alloué.
- Caractère confidentiel : Les parties devraient préciser le degré de confidentialité dont sera entouré le mini-procès. Les parties et leurs conseillers juridiques devraient être au courant des restrictions qui se trouvent dans la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Y aura-t-il une transcription du dossier? Ces conventions interdisent généralement de façon expresse au tiers impartial d'agir comme témoin ou expert, pour l'une ou l'autre des parties, dans tout procès connexe subséquent.
- Règlement : Comment le règlement éventuel sera-t-il enregistré? Sera-t-il fait sous forme de contrat, de protocole d'entente ou autrement? Qui en sera chargé?
- Résiliation : La convention peut préciser ce qui constituera un succès ou un échec tel que le mini-procès sera considéré comme terminé (par exemple, si une partie devait omettre de respecter de bonne foi le calendrier de communication de la preuve ou si les représentants de la haute direction ne pouvaient pas négocier un règlement dans les 45 jours suivant la fin de l'audience, etc.).
Une convention type de mini-procès se trouve à l'annexe B du présent guide. Elle comprend certains détails de procédure qui devront être réglés lorsque vous rédigerez votre propre convention de mini-procès.
Rôle des conseillers juridiques dans un mini-procès
Le rôle des conseillers juridiques dans un mini-procès ne diffère pas de celui qu'ils ont dans un procès. En général, les conseillers juridiques préparent le dossier de leur client, s'occupent de la communication de la preuve et de l'élaboration des déclarations des témoins et des exposés de principe qui doivent être échangés, et ils font un bref exposé de la thèse de leur client devant le groupe. À la différence du procès, les conseillers juridiques jouent aussi un rôle fondamental dans la rédaction de la convention de mini-procès.
Les conseillers juridiques jouent, en général, le rôle de représentant pendant le mini-procès, à la différence de leur rôle plus conciliateur et davantage orienté vers un règlement dans d'autres mécanismes de règlements des conflits, comme la médiation ou la négociation. Dans le mini-procès, c'est le représentant du client qui sera chargé de la négociation d'un règlement.
IV. Avantages du mini-procès
Comme il a été mentionné, le mini-procès est une technique de règlement qui vise à faciliter le règlement efficace et efficient des litiges civils. Voici certains des avantages qui peuvent découler du mini-procès.
- La procédure à caractère expéditif est moins coûteuse et moins longue qu'un procès.
- La procédure cause moins d'interruption des relations commerciales entre les parties si celles-ci désirent préserver leurs relations commerciales.
- Le règlement du conflit est entre les mains des parties.
- Grâce à l'audience, chacune des parties peut entendre la position de l'autre et examiner leurs points forts et leurs points faibles respectifs.
- Le degré de préparation requis pour le mini-procès sera très utile dans les procédures subséquentes, notamment en cas de procès, si le mini-procès échoue.
V. Inconvénients du mini-procès
Parmi les inconvénients éventuels du mini-procès, citons :
- Les efforts et les dépenses faits pour le mini-procès sont peut-être perdus si les parties pouvaient régler leur conflit par des négociations directes ou une médiation.
- En cas d'échec, le temps consacré au mini-procès aura retardé le règlement qui peut être atteint par le biais d'un processus de jugement, comme l'arbitrage ou le procès.
- La nature quasi-judiciaire de la préparation et de l'audience peuvent continuer à durcir les positions des parties au lieu d'encourager la collaboration, dès le départ.
- Dans un mini-procès, il est nécessaire de faire participer des membres de la haute direction comme membres du groupe et comme négociateurs, ce qui constitue aussi un investissement de temps pendant lequel ils ne sont pas disponibles pour travailler sur d'autres dossiers. Si la procédure n'est pas bien conçue ou si les parties ne s'engagent pas assez, la participation de la haute direction sera du temps perdu.
VI. Questions et préoccupations à propos du processus
- Ces clauses et ententes ont-elles un caractère exécutoire?
Bien que les clauses d'arbitrage aient maintenant généralement un caractère exécutoire en vertu des lois fédérales et provinciales sur l'arbitrage (p. ex., la Loi sur l'arbitrage commercial, L.R.C. 1985, c. 17, 2e suppl., annexe, art. 8(1)) ainsi que d'après la jurisprudence, les autres mécanismes ne sont pas visés par la législation. Cependant, les tribunaux peuvent être désireux de maintenir des ententes découlant de mécanismes de règlement des conflits, tout d'abord à titre d'obligation contractuelle, ensuite, en assimilant ce type d'ententes à des conventions d'arbitrage qui sont strictement opposables et, enfin, compte tenu du fait que la politique administrative favorise les solutions de rechange au procès lorsque celles-ci servent l'intérêt des parties et de l'administration de la justice.
D'après la doctrine établie dans l'affaire Scott vs. Avery (1856) 10 All E.R. 1121, 5 HLC 811, et qui a été maintenue à plusieurs reprises par les tribunaux canadiens [4], une clause valide qui engage les parties à se soumettre à un mini-procès pour régler un conflit particulier peut très bien être appliquée par les tribunaux. L'affaire Scott portait sur une clause compromissoire mais le principe sur lequel la Chambre des Lords a fondé sa décision vise aussi les autres procédures de règlement. Il pourrait être encore plus avantageux pour la partie, semble-t-il, pour faire appliquer la clause sur le mini-procès, que l'on ajoute une stipulation expresse selon laquelle aucune action en justice ne pourra être intentée tant que le mini-procès n'aura pas été tenté de bonne foi. À noter que l'on ne peut pas contraindre une partie à se soumettre à un mini-procès pour régler un conflit.
- Quels sont les droits d'appel qui découlent d'une convention de mini-procès?
Comme le mini-procès est de nature consensuelle, il n'y a pas de droit d'appel. Il est bien entendu qu'une partie ne peut pas faire appel d'un règlement auquel elle a délibérément adhéré. Si cette volonté ou cette connaissance d'une partie est en cause, ou si un problème se pose quant à l'application de la convention, il faut alors s'en remettre au tribunal, non pas en appel mais dans une action en première instance, en vertu du droit des contrats.
- Le représentant gouvernemental est-il habilité à consentir?
Dans toute procédure de collaboration, l'un des éléments clés tient à l'autorité qu'ont l'ensemble des parties présentes à la table d'engager ceux qu'elles représentent dans une entente, lorsque celle-ci est conclue. Dans le contexte d'un mini-procès, ce pouvoir est nécessaire à l'étape de la négociation qui suit l'audience devant le groupe. Avec bon nombre de parties qui sont des sociétés, il arrive que l'entente conclue pendant le processus créatif de négociation dépasse la portée du mandat actuel de la partie et que la partie soit tenue de ne donner qu'un consentement sous condition, en attendant l'approbation de l'organe décideur habilité de chacune des parties. Dans un tel cas, la solution consiste à obtenir ce consentement aussi vite que possible, de sorte que l'entente que les parties ont eu tant de mal à conclure n'échoue pas du fait d'un manque de suivi ou d'engagement de la part de la partie qui attend une autorisation.
Si l'État est une des parties, toutefois, l'entente est souvent conditionnelle. Le gouvernement est chargé de représenter un intérêt public plus vaste et de garantir que les exigences de la loi et de la politique administrative sont respectées. C'est pourquoi le représentant de l'État au mini-procès n'a peut-être pas le pouvoir de décider en dernier ressort, selon les circonstances de l'affaire. Il ne faudrait pas y voir la preuve que l'État ne croit pas au processus, mais plutôt la conséquence inévitable de l'obligation de tous les organismes publics de rendre compte.
Il demeure donc nécessaire qu'il y ait une procédure rapide et définitive, par laquelle le représentant du gouvernement (et tout autre représentant qui a besoin d'une autorisation officielle de la partie) demandera une ratification de l'entente négociée au décideur approprié. Cette procédure peut être prévue dans la convention de mini-procès.
Annexe A : Aide-mémoire du praticien
- Le mini-procès est-il adapté à ce type particulier de litige?
- A-t-on obtenu un engagement de la haute direction à se soumettre à un mini-procès?
- Les parties en présence et leurs conseillers juridiques sont-ils désireux de participer à un mini-procès?
- Des représentants de la haute direction ont-ils été choisis pour siéger dans le groupe?
- Les représentants ont-ils l'autorité requise pour régler? Sinon, existe-il un processus visant à obtenir la ratification de l'entente une fois conclue?
- Les parties ont-elles choisi un tiers impartial pour présider le groupe?
- Si les parties ne peuvent pas s'entendre sur la sélection d'un tiers impartial, a-t-on convenu d'une procédure de sélection par défaut (c.-à-d. éventuellement par un organisme ou une personne impartiale)?
- Les personnes qui présentent la thèse de chacune des parties ont-elles été choisies?
- Tous les éléments essentiels de la convention de mini-procès ont-ils été examinés?
- Les parties peuvent-elles s'entendre sur un calendrier d'audience?
- Le rôle du tiers impartial a-t-il été fixé?
- Les parties peuvent-elles s'entendre sur un programme de communication de la preuve?
- Les procédures seront-elles transcrites de quelque manière que ce soit? Si tel est le cas, a-t-on pris les dispositions en conséquence?
- Le lieu de l'audience a-t-il été déterminé?
- Comment les coûts de la procédure seront-ils répartis?
- Comment l'entente éventuelle sera-t-elle déposée devant les tribunaux?
Annexe B : Convention type du mini-procès
ENTRE Sa Majesté la Reine du Chef du Canada
ET 
(« l'entrepreneur »
)
Attendu que Sa Majesté et l'entrepreneur sont parties à un contrat en date du 
et défini comme (le « contrat »
); et
Attendu qu'un conflit s'est produit entre les parties à propos du contrat; et
Attendu que les parties souhaitent tenter de résoudre ce conflit par un mini-procès;
En conséquence, les parties s'engagent comme suit :
- [Option] Le mini-procès se déroule conformément aux règles procédurales convenues par les parties et énoncées à l'annexe A de la présente convention.
[Option] Le mini-procès se déroule conformément aux règles de (insérer le nom de l'organisation /du centre / de l'association professionelle en matière de RC];
- Le mini-procès a lieu devant un groupe comprenant un cadre supérieur de chacune des parties doté du pouvoir de règlement pour résoudre le conflit (
« représentant désigné de la partie »
) et un conseiller impartial. Le conseiller impartial préside le groupe. - Les parties s'engagent à choisir le conseiller impartial de façon conjointe. Si les parties ne peuvent pas s'entendre sur le choix d'un tiers impartial dans les vingt jours de la signature de la présente convention, le tiers impartial est choisi par . Toute partie peut divulguer promptement à l'autre les circonstances qu'elle connaît et qui sont de nature à jeter un doute raisonnable sur le caractère impartial du conseiller choisi par le . Sauf si les parties conviennent autrement, ce tiers impartial ne siégera pas dans le groupe, et une nouvelle personne est choisie.
1. Les parties s'entendent pour supporter de façon égale les honoraires du conseiller impartial et les frais administratifs communs. Les parties conviennent de supporter chacune les frais de ses propres conseillers juridiques et les frais de préparation de son dossier.
- Le mini-procès aura lieu à [lieu], à [ville], Canada, dans les [p. ex., 90] jours de la signature de cette convention de mini-procès.
- [X, p. ex., 30] jours avant la date fixée pour le mini-procès, chacune des parties s'engage à fournir aux autres parties et au conseiller impartial les copies de tous les documents sur lesquels elle a l'intention de s'appuyer pendant le mini-procès, avec une copie du mémoire écrit ou de l'exposé de principe résumant sa position, ainsi que la liste de tous les témoins qui seront cités, le cas échéant, et le nom du cadre supérieur qui siégera dans le groupe aux côtés du conseiller impartial.
- Si un procès en instance oppose les parties pour le même conflit, celles-ci ne prendront aucune nouvelle procédure relative à ce procès tant que durera ce mini-procès.
- À l'audience, le conseiller juridique ou un représentant désigné de chacune des parties présente sa cause au groupe, une période étant prévue pour la réfutation, les questions de la part du groupe et des parties et les remarques de clôture de la manière suivante :
[Le calendrier précisant le temps alloué à chaque présentation, selon les besoins de l'espèce, (p. ex., de 9 h à 10 h Thèse de la Couronne; de 10 h à 11 h Réfutation par l'entrepreneur, etc.). La durée d'un mini-procès peut varier de quelques heures à quelques jours].
- Les procédures ne sont pas transcrites.
- Dans les [X] jours de la clôture de l'audience, le tiers impartial doit rendre un avis non obligatoire sur le règlement du conflit.
- Dans les dix jours de la réception de l'avis du tiers impartial, les représentants désignés de la partie se rencontrent pour négocier un règlement du conflit. Si les parties y consentent, les autres représentants des parties et le conseiller impartial peuvent être présents à ces négociations.
- Tous les renseignements échangés pendant cette procédure devront être considérés comme des renseignements communiqués
« sous toute réserve »
pour les fins des négociations en vue d'une entente et devront être considérés comme des renseignements à caractère confidentiel par les parties et leurs représentants, à moins que la loi ne le prévoit autrement. Toutefois, une preuve qui est autrement admissible ou qui peut être communiquée, ne saurait être rendue inadmissible ou non communicable du fait qu'elle a été utilisée pendant le mini-procès. - Il est entendu que le conseiller impartial ne représentera aucune des parties dans un procès subséquent entre elles ou dans un procès où leurs intérêts seraient opposés ni ne témoignera pour l'une ou l'autre des parties.
- La procédure de mini-procès est réputée terminée : a) à la signature d'une entente écrite entre les parties, ou b) le 45e jour suivant la conclusion de l'audience du mini-procès, ce délai pouvant être prorogé par l'accord mutuel de toutes les parties, ou c) à la réception par le conseiller impartial d'un avis écrit de désistement d'une ou de plusieurs des parties, selon ce qui intervient en premier.
