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Systèmes de gestion informelle des conflits (SGIC)

Que sont les SGIC?

Les systèmes de gestion informelle des conflits (SGIC) sont des processus qui visent à prévenir et résoudre les conflits en milieu de travail. Les SPRD jouent un rôle d'appui auprès des autres ministères et des organismes dans la conception de leur SGIC et sa mise en oeuvre.

Services de conception et de mise en oeuvre des SGIC offerts par les Services de prévention et de règlement des différends

Les Services de prévention et de règlements des différends offrent un certain nombre de services pour aider les autres ministères et organismes du gouvernement fédéral à élaborer un projet de conception de leur SGIC. Ces services sont regroupés autour de deux phases, soit la phase 1 concernant la conception proprement dite d'un SGIC, et la phase 2 relative à la mise en oeuvre initiale d'un SGIC et la stratégie de communication. La phase 1, qui demande le plus de temps, comporte elle-même cinq étapes distinctes, allant de de l'évaluation préliminaire à la conception finale.

Phase 1 : Conception du SGIC

Étape 1: Évaluation initiale, enquête et engagement

Déterminer les forces motrices du changement
Identifier des champions à l’interne
Sélectionner les membres de l’équipe de conception
Élaborer un plan de travail qui comprend des résultats attendus précis et des échéanciers
Obtenir l’engagement de la haute direction
1. Tenir une séance d’information à l’intention de la haute direction
2. Confirmer les exigences législatives et les attentes des organismes centraux
3. Veiller à ce que le Sous-ministre comprenne bien les responsabilités et les indicateurs de succès
Tenir une ou plus d’une séance d’information avec les syndicats

Étape 2: Recherche, analyse et concertation à l’interne

Identifier les systèmes pertinents de gestion des conflits qui existent dans d’autres organisations
Cerner les pratiques exemplaires pertinentes
Élaborer une stratégie de consultation et de gestion des relations en collaboration avec les principaux groupes intéressés, notamment les agents négociateurs
Établir des liens avec l’unité d’évaluation de l’organisation

Étape 3 : Diagnostic auprès des personnes intéressées

Mener des entrevues auprès des employés, de la direction et des syndicats (y compris la haute direction et les dirigeants syndicaux) et tenir des séances d’information et des groupes de consultation avec ces personnes pour déterminer
1. leur taux de satisfaction (avantages et inconvénients perçus) face aux processus actuels (fondés sur les droits, fondés sur les intérêts le cas échéant, et d’autres méthodes de prévention)
2. le degré de familiarisation de ces personnes intéressées avec le processus fondé sur les intérêts
3. le moral des personnes intéressées dans l’organisation à l’égard des conflits
4. les obstacles ou les problèmes qu’ils prévoient dans le cadre de l’élaboration du SGIC
5. les mesures qu’ils jugent essentielles à l’obtention d’un meilleur système de gestion des conflits
6. Compiler et analyser les résultats

Étape 4 : Conception du système

Élaborer et animer un atelier de conception avec un animateur :
1. Rassembler les principales parties intéressées ou leurs représentants dans un ou des endroits où aura lieu le projet pilote
2. Examiner les différents types de conflits auxquels ils font face
3. Leur faire part des conclusions découlant des étapes 1 à 3
4. Les informer de différents outils et possibilités qui existent pour régler les conflits
5. Les faire « concevoir » le système qu’ils jugent appropriés.
Présenter (au ministère ou à l’organisme) un travail de conception coopératif détaillé du SGIC dans l’organisation :
1. Mener un sondage auprès de groupes cibles (du ministère ou de l’organisme) concernant la conception du SGIC et consulter les principaux intéressés pour :
  - i. obtenir une rétroaction et les rallier au projet;
  - ii. veiller à ce que le système proposé soit harmonisé avec les besoins organisationnels ainsi qu’avec les attentes et la culture des employés, des syndicats et de la direction.
2. Utiliser les résultats du sondage auprès de groupes cibles pour perfectionner le système proposé.
3. Élaborer un plan concernant les projets pilotes : combien, où et selon quel « ordre »
Déterminer où le SGIC sera situé dans l’organisation (RH, Services juridiques, unité distincte, etc.) et quelles structures existantes fourniront le soutien (p. ex. pour la formation et l’évaluation).
Élaborer un plan d’évaluation précisant les principales mesures du succès.
Présenter les résultats de la conception à la haute direction/au comité exécutif pour approbation (Aperçu proposé; document d’information sur le SGIC; répercussions pour la haute direction; principaux facteurs de succès

Phase 2: Stratégie de mise en œuvre initiale et de communication

Élaborer un cadre stratégique pour la mise en oeuvre : plan détaillé de la façon dont l’initiative doit être mise en œuvre et gérée
Élaborer une stratégie de communication : indiquer les principaux éléments des messages et les mécanismes qui seront utilisés pour les transmettre et préciser un échéancier pour chaque élément
Compléter le plan d’évaluation
Mettre la dernière main à la stratégie de formation en vue de développer la capacité au sein (du ministère ou de l’organisme) d’appuyer le programme du SGIC.

Documents de base sur les SGIC

Guide de référence sur le Système de gestion informelle des conflits (SGIC)