Vérification du Programme de gestion des urgences et du Programme de planification de la continuité des activités au Ministère de la Justice du Canada
Le 3 mai 2013

1.0 Introduction

1.1 Contexte

1.1.1 La gestion du Programme de gestion des urgences (GU) ainsi que du Programme de planification de la continuité des activités (PCA) est assurée par une petite section au sein de la Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences de la Direction générale de l’administration du Secteur de la gestion au ministère de la Justice du Canada. Cette section se compose actuellement d’un gestionnaire de la GU de niveau AS 07 et d’un coordonnateur ministériel de la PCA de niveau AS 05. Ces programmes sont distincts, mais ils sont complémentaires – la planification de la GU s’appuie sur la PCA. Note de bas de page 5

1.1.2 Le Rapport sur les plans et les priorités Note de bas de page 6 du Ministère précise que le budget annuel pour l’exercice 2012-2013 se chiffre à 739,9 M$ et le nombre d’équivalents temps plein autorisés (ETP), ou de membres du personnel, se chiffre à 5 098. La DSSGU, quant à elle, affiche un budget de 1,148 M$ et compte 16 ETP.

1.1.3 Le Programme de gestion des urgences est axé sur la façon dont le Ministère se compare dans des situations d’urgence à d’autres institutions fédérales ainsi qu’à des organismes de gestion des urgences provinciaux et municipaux. L’accent est orienté vers l’externe et il est de nature stratégique. Les plans de continuité des activités (PCA), par contre, représentent les efforts de planification du Ministère à « l’interne » pour veiller à continuer d’offrir des services essentiels à la population canadienne en cas d’incident ou d’urgence touchant l’organisation. Les PCA sont souvent activés lorsque des exercices de GU ou des événements réels se produisent.

1.1.4 Les principales références ou normes au sujet de la GU et de la PCA figurent à l’annexe A.

1.1.5 Deux rapports de M. Purdy en 2007 Note de bas de page 7 et en 2009 Note de bas de page 8 ont pavé la voie au programme sur la gestion des urgences au ministère de la Justice du Canada pendant plusieurs années. Les recommandations de ces rapports ont été acceptées comme fondement pour la GU par la haute direction et la plupart des recommandations ont été mises en œuvre.

1.1.6 Programme de gestion des urgences. Comme il est indiqué à l’annexe B Note de bas de page 9 , la structure de gouvernance du ministère de la Justice au titre de la GU est à deux niveaux et elle est appuyée par trois équipes spéciales. Au premier niveau, on compte le Comité d’intervention en cas d’urgence (CICU) qui fait preuve de leadership stratégique et s’occupe de la surveillance de la gestion des urgences. Au deuxième niveau, il y a l’Équipe des opérations d’urgence (EOU) qui joue le rôle de premier intervenant et gère les situations d’urgence qui en découlent avec l’appui du conseiller juridique, au besoin. L’EOU est épaulée par le Comité de coordination des urgences du ministère de la Justice (CCUMJ), qui coordonne les conseils d’ordre juridique et organisationnel provenant de l’EOU et de l’Équipe des mesures d’urgence du ministère de la Justice (EMJ) par l’entremise du Centre des opérations d’urgence du ministère de la Justice Note de bas de page 10 (COUMJ).

1.1.7 Le Plan stratégique de gestion des urgences du ministère de la Justice (PSGU) dresse une approche organisée et structurée au processus décisionnel pour permettre au Ministère de composer efficacement avec des situations nécessitant des efforts extraordinaires. Il s’inspire du Guide pour la planification de la gestion des urgences, 2010-2011, publié par Sécurité publique Canada.

1.1.8 La question de la gestion des urgences représente un dossier actif au Ministère depuis 2007. Récemment, Sécurité publique Canada a publié le document PSGU – Pratiques principales Note de bas de page 11 et présente des critères servant à noter les PSGU des ministères fédéraux. Même si ce sujet déborde de la portée de la présente vérification, on constate que le Ministère a déjà mis en œuvre la plupart des pratiques principales recommandées par Sécurité publique et on compte quelques autres pratiques principales à appliquer, en particulier au sujet de la conception et de l’exploitation du COUMJ.

1.1.9 Programme de PCA. Le Ministère a préparé un Programme de planification de la continuité des activités à l’échelle ministérielle afin de veiller à la prestation des services essentiels au Ministère. Un Guide sur la planification de la continuité des activités au ministère de la Justice a été conçu pour aider les organisations ministérielles à préparer des plans de continuité des activités et à énoncer une approche uniforme pour en planifier le développement. La DSSGU reconnaît que ce Guide devrait être mis à jour.

1.1.10 Comme il est indiqué à l’annexe B, le coordonnateur ministériel de la PCA fait partie du Comite de la sécurité nationale et de la planification de la continuité des activités (CSNPCA) qui est présidé par l’agent de la sécurité ministériel (ASM), qui est également membre du CICU.

1.1.11 Outre la Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG) qui est une politique générale sur la PCA, la Norme de sécurité opérationnelle – Programme de planification de la continuité des activités du SCT présente des définitions et des procédures plus précises.

1.1.12 Dans l’industrie, on considère qu’au plus 10 % à 15 % des services d’une organisation devraient être classifiés comme étant essentiels. Note de bas de page 12 Les gestionnaires sont portés tout naturellement à désigner trop de services essentiels nécessitant une reprise trop rapide. Autrement dit, les gestionnaires ont tendance à désigner les services importants comme étant essentiels.

1.1.13 Sécurité publique Canada a mentionné récemment qu’il ira de l’avant avec les initiatives sur le renouvellement de la PCA dans un proche avenir.

1.1.14 COUMJ. Les programmes de GU et de PCA sont réunis de façon pratique au COUMJ. Le COUMJ a servi à l’exécution d’exercices et d’événements de haut niveau tant pour la GU que la PCA. De septembre 2007 à mars 2013, on a effectué plus de Note de bas de page 13 85,5 jours d’exercices et d’événements liés à la GU. De septembre 2009 à septembre 2012, on a mené plus de Note de bas de page 14 33,5 jours d’exercices et d’événements liés à la PCA. Ces activités sont décrites Note de bas de page 15 à l’annexe C et à l’annexe D pour la GU et la PCA, respectivement.

1.1.15 Certaines des principales fonctions qu’assume le COUMJ sont présentées à l’annexe E.

1.1.16 Approbation de la vérification. La vérification du Programme de gestion des urgences et du Programme de planification de la continuité des activités est inscrite dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2011-2012 comme l’a approuvé le sous-ministre.

1.2 Objectifs et portée de la vérification

1.2.1 L’objectif de la présente vérification a consisté à fournir l’assurance que le cadre de contrôle de gestion au ministère de la Justice est efficace pour les programmes de Gestion des urgences et de la Planification de la continuité des activités.

1.2.2 La portée de la vérification était de nature stratégique plutôt que technique comme en font foi les critères retenus pour cette vérification et les constatations figurant dans le présent rapport. Cette vérification a porté sur l’ensemble des activités liées à la GU et à la PCA à l’administration centrale (région de la capitale nationale) et dans les régions.

1.3 Évaluation des risques

1.3.1 Voici les principaux facteurs de risque qui ont été pris en compte dans le cadre de cette vérification :

  • le caractère adéquat des ressources à l’échelle ministérielle pour assumer les responsabilités liées aux programmes de GU et de PCA, ce qui comprend les régions;
  • la capacité de communiquer avec d’autres organismes fédéraux lorsque de vrais événements surviennent;
  • la transition du transfert du gros de l’infrastructure de la technologie de l’information (TI) ministérielle à Services partagés Canada (SPC);
  • la Surveillance et l’Assurance de la qualité (AQ) du programme de PCA.

1.4 Critères de vérification

1.4.1 Deux champs d’enquête de haut niveau – Gouvernance et Gestion des risques – et des critères de vérification connexes (comme il est indiqué à l’annexe F) ont été sélectionnés pour dresser une perspective stratégique des programmes de GU et de PCA. Ils ont été établis à la lumière des risques désignés au cours de la phase de planification de la vérification et s’appuient sur l’orientation provenant du Cadre de responsabilisation de gestion du SCT, du guide Contrôles de gestion de base : Guide à l’intention des vérificateurs internes du SCT ainsi que des normes et des références pour la GU et la PCA figurant à l’annexe A.

1.5 Approche et méthodologie

1.5.1 La vérification a été menée à deux différentes périodes. Les efforts de vérification en 2011 étaient axés sur la Planification de la continuité des activités alors que le travail de vérification mené en 2012-2013 était orienté sur la Gestion des urgences.

1.5.2 L’annexe G du présent rapport décrit en détail l’approche et la méthodologie utilisées.

1.6 Points forts relevés

1.6.1 Le ministère de la Justice a élaboré et mis en œuvre une solide structure de gouvernance ministérielle efficace pour la GU et la PCA. Le PSGU est à jour, bien rédigé et renferme la trentaine de composantes de base recommandées du Guide pour la planification de la gestion des urgences, 2010-2011,de Sécurité publique Canada.

1.6.2 Le cadre de gouvernance à l’appui des mesures de planification en cas d’urgence est défini dans le PSGU du Ministère et présente clairement les rôles et les responsabilités des divers niveaux de gestion qui participent aux mesures d’intervention en cas d’urgence. La présence de membres de la haute direction à divers comités responsables de la gestion des urgences indique le niveau de pouvoir approprié pour favoriser le processus décisionnel essentiel pour composer avec des situations d’urgence.

1.6.3 Le Ministère veille à assurer l’état de préparation des membres de la haute direction responsables de la mise en œuvre du PSGU en effectuant des exercices annuels à l’extérieur des lieux du travail afin de mettre à l’essai les mesures d’urgence abordées dans le Plan. De plus, le Ministère a signé un Protocole d’entente (PE) avec      [Les renseignements ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels]      Ontario, et      [Les renseignements ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels]      Québec, pour l’utilisation d’un espace opérationnel qu’utilisera le CICU afin de se rencontrer et d’activer le Plan d’urgence. L’emplacement des installations opérationnelles de rechange permet au Comité d’avoir accès à au moins un endroit.

1.6.4 Le Centre des opérations d’urgence du ministère de la Justice intègre une solide capacité de gestion des urgences à une infrastructure déjà en place. Cette installation a été utilisée pour simuler des exercices de gestion des urgences (p. ex., des exercices théoriques), assurer la gestion et une intervention dans de tels événements, notamment en cas de verglas, et il y a eu participation à des exercices d’intervention d’urgence horizontaux à large échelle, comme aux Jeux olympiques de Vancouver et aux Sommets du G8/G20 à Toronto.

1.6.5 La décision d’attribuer des responsabilités liées à la PCA aux agents de la sécurité des régions a été pragmatique. Des points à l’ordre du jour sur la GU et la PCA sont fréquemment soulevés aux conférences régulières des agents de la sécurité du Ministère, auxquelles participent les agents de la sécurité des régions. De plus, l’agent de la sécurité du Ministère se rend dans les régions à intervalles réguliers.

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