Vérification du Programme de gestion des urgences et du Programme de planification de la continuité des activités au Ministère de la Justice du Canada
Le 3 mai 2013

2.0 Constatations, recommandations et réponses de la direction

2.1 Fonction de remise en question (Surveillance et AQ)

Principale constatation : La DSSGU n’assume pas de fonction de remise en question efficace (Surveillance et Assurance de la qualité) en matière de PCA à l’échelle du Ministère, d’où l’incohérence des Plans de continuité des activités, la difficulté à cerner les services essentiels et une sous-utilisation ou une mauvaise application des documents liés aux analyses de l’incidence des activités.

Critère de vérification 1 : Il existe une structure de gouvernance et une politique organisationnelle qui sont appropriées.

Critère de vérification 2 : Les risques sont cernés, évalués et il existe des stratégies d’atténuation.

2.1.1 Incohérence des Plans sur la continuité des activités (PCA). Nous avons remarqué que la longueur des 17 PCA visant les services essentiels à l’administration centrale Note de bas de page 16 variait, allant de 14 à 73 pages, et les listes des numéros de téléphone des personnes-ressources comptaient en moyenne pour 34 % du contenu. Comme il est mentionné à l’annexe H, Note de bas de page 17 neuf (des 17) PCA étaient périmés et huit ne présentaient pas tous les éléments du format commun recommandé dans le Guide des PCA du ministère de la Justice. On entend principalement par « périmés » renvoie à la mise à jour annuelle des numéros de téléphone des personnes-ressources figurant dans les PCA. Note de bas de page 18 Cependant, le terme « périmé » peut également vouloir dire que des changements organisationnels et d’autres changements ne sont pas présentés dans le PCA. En outre, le PCA de la Direction de la gestion de l'information (DGI) n’est pas à jour en ce qui concerne l’initiative de Services partagés Canada. La mise à jour du PCA de la DGI, de concert avec le coordonnateur ministériel de la Planification de la continuité des activités, pourrait servir de document source utile pour tous les coordonnateurs de la Planification de la continuité des activités au Ministère.

2.1.2 La longueur des six PCA que nous avons examinés pour les régions variait, allant de 21 pages à 250 pages, et les listes des numéros de téléphone des personnes-ressources comptaient en moyenne pour 36 % du contenu. Seulement un des PCA était périmé (en ce qui concerne les numéros de téléphone des personnes-ressources) et deux ne présentaient pas tous les éléments du format commun recommandé dans le Guide des PCA du ministère de la Justice comme il est indiqué à l’annexe I. Les initiatives de modernisation qui sont en cours n’ont pas été prises en compte au moment d’examiner les PCA des régions.

2.1.3 En conséquence, l’uniformité des PCA pourrait être améliorée de plusieurs façons. Tout d’abord, le PSGU pourrait déterminer la longueur maximale des PCA en tenant compte de la longueur des listes téléphoniques de rappel, si elles sont incluses. Ensuite, les listes téléphoniques de rappel pourraient être transférées en totalité ou en partie dans un document distinct sur un site Intranet qui pourrait être mis à jour régulièrement et faire l’objet de concordance dans le PCA. Troisièmement, la DSSGU pourrait mieux contrôler la conformité aux éléments communs (modèle) dans le Guide sur la PCA, s’assurer que les PCA sont à jour et adopter des mesures de suivi, au besoin. Dans l’ensemble, il s’agit là des mesures de surveillance et d’AQ.

2.1.4 Désignation des services essentiels. Sécurité publique Canada précise dans une note de service de 2010 adressée aux ministères « ...qu’il existe des différences d’interprétation d’un service essentiel ».Nous avons remarqué que cette situation existe au Ministère. Dans le cadre de notre examen des 17 PCA organisationnels dans lesquels il est question de services essentiels, nous en avons relevé seulement trois qui n’offraient pas de services essentiels et 11 désignant des services essentiels au niveau d’un programme ou d’une direction générale plutôt qu’au niveau du secteur d’activité. Une exception, le PCA de 2013 pour le Programme d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales, relève quatre fonctions essentielles et deux fonctions nécessaires. Ce niveau de précision permet la désignation de biens essentiels et l’élaboration de pratiques adéquates relatives à la continuité des activités. Une autre exception, le PCA de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), contient un sommaire d’une page qui décrit les services essentiels de façon adéquate et détaillée. L’examen des PCA des régions a révélé une région qui présente plusieurs biens essentiels dans sa déclaration de quinze services essentiels. Dans ce cas-ci, le nombre élevé de services essentiels présenté et la confusion quant aux biens essentiels démontrent qu’il serait bénéfique pour cette région d’obtenir l’aide d’un expert. Une analyse approfondie s’impose lorsque vient le temps de désigner les services et les biens essentiels. Dans l’ensemble, il est justifié de donner une définition et d’offrir un service de mentorat à l’échelle ministérielle visant à désigner les services essentiels.

2.1.5 Analyse de l’incidence des activités. L’analyse de l’incidence des activités (AIA) est la composante de base des PCA du fait que l’AIA désigne les services essentiels et les biens essentiels qui sont utilisés dans les PCA. Cependant, l’AIA n’est pas un outil largement utilisé au Ministère. La liste actuelle Note de bas de page 19 des sept services essentiels au Ministère rattachés à 17 PCA correspondants s’inspire d’une série d’AIA qui a été préparée en prévision du bogue de l’an 2000 Note de bas de page 20 en 1999. Nous avons été informés par la DSSGU qu’il n’y a pas eu de réexamen important de l’analyse fondamentale (AIA) au titre des services essentiels et des biens essentiels dans ces PCA depuis ce moment-là. De même, il n’y a pas eu de réexamen important des AIA pour les PCA des régions depuis plusieurs années. Il faut revoir ces AIA afin de confirmer les services essentiels et les biens essentiels dans les PCA organisationnels et régionaux.

2.1.6 Pour mener à bien le processus d’AIA au Ministère, les organisations clientes doivent remplir un questionnaire sur l’AIA, mais elles ne reçoivent pas de conseils additionnels ni d’assistance. Aucune formation particulière n’est offerte quant au processus d’AIA au Ministère. Le questionnaire sur l’AIA a été fourni par Sécurité publique Canada et il a été affiché sur le site Intranet en 2009. Ce formulaire est long, il n’est pas convivial et il ne favorise pas comme tel la désignation des services essentiels, qui devraient correspondre à une fourchette de 10 % à 15 % du total des secteurs d’activités. Note de bas de page 21 Sur le site Intranet, il n’y a pas d’explication adéquate de la façon d’utiliser et d’appliquer le formulaire.

2.1.7 Parmi nos attentes au sujet d’un processus d’AIA efficace, mentionnons une façon de filtrer rapidement les services et les processus qui ne sont pas susceptibles d’être essentiels, et ce, avant d’utiliser ce Questionnaire ou un autre formulaire d’analyse détaillé. Nous savons que d’autres ministères fédéraux ont élaboré leur propre processus d’AIA. Une amélioration ainsi qu’une adaptation du processus d’AIA pour le Ministère s’imposent.

2.1.8 Responsabilité. La DSSGU reconnaît la responsabilité de gestion du Programme de PCA du Ministère. Nous avons été informés que la priorité au cours des quatre dernières années a été accordée à la conception et à la mise en œuvre de la structure de gouvernance sur la gestion des urgences du Ministère. Maintenant que cette structure est en place, la DSSGU prévoit qu’elle peut s’occuper des problèmes liés à la PCA dont elle est au courant depuis un certain temps ainsi que de certains autres problèmes soulevés dans le présent rapport.

2.1.9 Ressources. Dans le Rapport de 2007 sur un exercice de simulation, M. Purdy recommande d’établir un petit centre d’expertise sur la gestion des urgences qui devrait compter au moins trois postes. Note de bas de page 22 Nous croyons comprendre que ce nombre n’englobe pas les postes exigés pour le Programme de PCA. Pendant les dernières années du moins, seulement deux personnes à temps plein ont été affectées à la GU et à la PCA – le coordonnateur de la PCA, qui assure également la gestion du COUMJ, travaille à temps partiel sur la GU et assume la fonction de disponibilité; le gestionnaire de la GU assume également d’autres responsabilités en matière de sécurité.

2.1.10 Évaluation des risques. Nous estimons que le risque rattaché à cette constatation est de niveau Moyen. Sans fonction de remise en question efficace, les problèmes soulevés ne seront probablement pas résolus, c.-à-d. que les AIA ne seront pas effectuées adéquatement, les PCA ne désigneront pas nécessairement les bons services essentiels et il faudra redoubler d’efforts sur les PCA pour les services non essentiels à l’échelle du Ministère. Nous sommes conscients que ce risque est atténué dans une certaine mesure par l’efficacité de la structure de gouvernance pour la GU.

Recommandation

1. Le directeur, DSSGU, doit élaborer un plan d’action pour améliorer la fonction de remise en question (Surveillance et AQ) au titre de la PCA, pour tenir compte de l’enrichissement et de l’amélioration du processus d’AIA pour le Ministère. (Risque moyen)

Réponse de la direction

Le directeur, DSSGU, accepte la recommandation et adoptera les mesures suivantes :

  • offrir au Comité d’intervention en cas d’urgence et au Comité national sur la sécurité et la planification de la continuité des activités une séance d’information sur les recommandations relatives à la vérification interne et le Plan d’action de la direction en septembre 2013;
  • élaborer un modèle générique sur la planification de la continuité des activités pour les unités opérationnelles, ce qui permettrait d’assurer une approche intégrée et l’uniformité des Plans sur la continuité des activités d’ici mars 2014;
  • examiner et mettre à jour l’Analyse de l’incidence des activités pour qu’il soit plus facile de désigner les services et biens essentiels pour les unités opérationnelles d’ici mars 2014;
  • mettre à jour le Guide de planification de la continuité des activités du Ministère d’ici mars 2014;
  • donner une formation dans la région de la capitale nationale et dans les régions sur le programme revitalisé de planification de la continuité des activités d’avril à septembre 2014;
  • mener un examen annuel des Plans sur la continuité des activités et épauler les unités opérationnelles et leur fournir une rétroaction sur l’assurance de la qualité visant ces Plans à compter de l’exercice 2014-2015;
  • fournir des mises à jour semestrielles au Comité d’intervention en cas d’urgence et au Comité de la sécurité nationale et de la planification de la continuité des activités sur l’avancement des Plans d’action de la direction à compter de l’exercice 2014-2015.

2. Le directeur, DSSGU, doit élaborer un plan d’action sur les ressources humaines à moyen et à long termes visant à doter adéquatement la fonction de GU/PCA à la DSSGU. (Risque moyen)

Réponse de la direction

Le directeur, DSSGU, accepte la recommandation et adoptera les mesures suivantes :

  • depuis la fin de la mission de vérification, un poste a été doté;
  • passer en revue les besoins en dotation à long terme pour veiller à ce que la DSSGU réponde aux besoins des programmes de gestion des urgences et de la continuité des activités d’ici novembre 2014. 

2.2 Consolidation des PCA organisationnels

Principale constatation : La consolidation d’un PCA organisationnel permettrait de veiller à ce que les services essentiels soient désignés à un niveau pratique et d’économiser des efforts actuellement consacrés au maintien des PCA pour des services importants, mais pas nécessairement essentiels.

Critère de vérification 1 : Les risques sont cernés et évalués, et il existe des stratégies d’atténuation.

2.2.1 Dans le Rapport sur un exercice de simulation de 2009, M. Purdy mentionne que « Le MJ n’a pas de plan de continuité des activités consolidé à l’échelle du Ministère, mais la DSSGU prévoit y donner suite pour compléter le Plan de gestion des urgences du Ministère. »

2.2.2 Le Plan de continuité des activités à l’échelle ministérielle n’a pas été élaboré. Pour les sept services essentiels relevés dans les Renseignements recueillis sur les services essentiels en 2009 Note de bas de page 23 , 17 PCA ont été produits. On compte en tout 36 PCA pour le Ministère. La consolidation de ces PCA permettrait de réduire grandement le travail exigé pour assurer la mise à jour et le maintien du Programme de PCA au Ministère.

2.2.3 Comme il est mentionné précédemment, il n’y a pas eu de réexamen approfondi des AIA appuyant ces 17 PCA depuis 1999. Note de bas de page 24 Nous constatons donc que les PCA ont été préparés pour chaque organisation sur la liste établie plutôt que seulement là où des services essentiels ont été cernés. Cela englobe les services « importants » ainsi que les « services essentiels ». Il faut donc redoubler d’efforts pour assurer le maintien de tous ces PCA et il n’existe aucune garantie que les services essentiels sont adéquatement cernés.

2.2.4 La préparation d’un PCA organisationnel consolidé et en fin de compte d’un PCA ministériel contribuerait à régler cette situation. Une mesure appropriée supposerait l’établissement d’une AIA approfondie qui tiendrait compte de tous les secteurs d’activités/services et des biens essentiels correspondants. Ce PCA unique pourrait en théorie remplacer les 17 PCA pour les organisations centrales qui existent actuellement. Au cours du processus, certaines organisations visées constateraient qu’elles n’ont aucun service essentiel comme ce fut le cas pour trois de ces organisations.

2.2.5 Cette mesure permettrait également au coordonnateur ministériel de la PCA de désigner les organisations qui ont besoin de faire valoir leurs services sur le « site branché » qu’il prévoit mettre au point sur le site de secours principal permettant aux ordinateurs portatifs des organisations assurant des services essentiels d’être maintenus dans un état fonctionnel.

Recommandation

3. Le directeur, DSSGU, doit préparer un PCA organisationnel consolidé. (Risque moyen)

Réponse de la direction

Le directeur, DSSGU, accepte la recommandation et adoptera les mesures suivantes:

  • mener un exercice de simulation avec les membres du Comité d’intervention en cas d’urgence, ce qui comprend les régions, afin de valider le Plan de continuité des activités organisationnel consolidé avant le 31 mars 2015;
  • à la fin de l’examen sur les services essentiels, un Plan de continuité des activités consolidé ministériel sera remis au Comité d’intervention en cas d’urgence pour approbation avant le 31 mars 2015.

2.3 Appui aux régions

Principale constatation : Il serait profitable que les bureaux régionaux obtiennent un appui supplémentaire et un accompagnement en matière de mentorat de la DSSGU dans le cas de la PCA. Dans le contexte des changements apportés aux rapports hiérarchiques découlant des initiatives de consolidation de la Stratégie de modernisation, il existe des risques potentiels que certains employés dans les bureaux régionaux puissent être ignorés dans des situations d’urgence.

Critère de vérification 2 : Les risques sont cernés et évalués, et il existe des stratégies d’atténuation.

2.3.1 La coordination de la PCA est assurée à temps partiel dans les régions, principalement par les agents de la sécurité régionaux (ASR) qui y consacrent relativement peu de temps. Note de bas de page 25 Leur expérience et leur formation en matière de PCA et de GU varient grandement. Comme il est mentionné précédemment, cette situation a occasionné une incohérence dans les PCA, un grand écart dans la désignation des services essentiels et une sous-utilisation ou mauvaise application des AIA. À la lumière de ce constat, les occasions sont propices à améliorer la formation et le mentorat.

2.3.2 La DSSGU a confirmé que le personnel de la GU/PCA ne se rend pas dans les régions de façon régulière, mais elle admet que ces visites sont cruciales pour assurer le succès du Programme de PCA. Cependant, la DSSGU organise des téléconférences aux deux semaines avec les ASR, qui sont conviés à assister aux exercices de PCA à Ottawa. De plus, les ASR participent à des ateliers avec l’ASM à Ottawa ou lorsque ce dernier se rend dans les régions. Le CSNPCA compte des membres issus de toutes les régions, mais aucune réunion n’a été tenue dernièrement – la réunion la plus récente remonte au 12 octobre 2011.

2.3.3 Néanmoins, comme le souligne M. Purdy, on a tendance « ... à moins s’attarder aux enjeux qui peuvent survenir au niveau régional par opposition à ceux au niveau de l’administration centrale ». Note de bas de page 26

2.3.4 Les initiatives sur la modernisation Note de bas de page 27 ont donné lieu récemment à une consolidation de la plupart des membres du personnel fonctionnels dans les régions; ils relèvent maintenant du chef fonctionnel approprié à Ottawa plutôt que du directeur général régional dans la région dans laquelle ils travaillent. Le risque connexe est que certains membres du personnel puissent être ignorés dans la réorganisation du point de vue de la GU/PCA. Par exemple, un groupe consolidé dans une région peut être inclus dans le PCA organisationnel pertinent, mais ne pas être pris en compte dans les procédures des mesures d’urgence locales en cas d’incendie et d’évacuation de l’édifice. La DSSGU a un rôle à jouer pour s’assurer que cela n’arrive pas. Nous avons également été informés que la réorganisation globale en matière de sécurité, visant à englober la GU et la PCA, n’a pas encore été entièrement réglée à ce moment-ci. Le risque rattaché à cette constatation au cours de la période de transition est évalué comme étant Élevé.

Recommandation

4. Le directeur, DSSGU, doit élaborer un plan d’action pour mieux projeter le Programme de PCA dans les régions. (Risque élevé)

Réponse de la direction

Le directeur, DSSGU, accepte la recommandation et adoptera les mesures suivantes :

  • un point sera inscrit à l’ordre du jour de la réunion du Comité d’intervention en cas d’urgence de juin 2013 pour modifier la composition actuelle afin d’inclure des représentants de toutes les régions à compter de l’exercice 2013-2014;
  • accroître le contact avec les régions pour offrir des séances de sensibilisation et de la formation aux cadres supérieurs et aux coordonnateurs de la Planification de la continuité des activités des régions de février à juin 2014;
  • demander aux régions de participer à l’élaboration des processus, des outils et des exercices normalisés de Planification de la continuité des activités. La DSSGU assurera la surveillance et l’assurance de la qualité des activités de gestion des urgences et de planification de la continuité des activités dans les régions et de façon continue à compter de l’exercice 2013-2014;
  • demander aux régions de participer à des exercices de simulation qui permettront aux collègues des régions d’échanger pour comprendre les problèmes de gestion des urgences et de planification de la continuité des activités de façon continue à compter de l’exercice 2013-2014.
Date de modification :