Rapport d’audit sur la conformité de la comptabilisation du temps - Février 2014

2.0 Constatations, recommandations et réponse de la direction

2.1 Gouvernance et orientation stratégique

Critère d’audit :
Un cadre de gouvernance efficace est en place qui précise les personnes responsables de la surveillance de l’exécution efficace des responsabilités de comptabilisation du temps. (Critère d’audit 1.1)
Principale constatation :
L’autorité fonctionnelle en ce qui concerne le processus de comptabilisation du temps et l’intégrité des renseignements sur la comptabilisation du temps n’a pas été clairement attribuée.

24. Par gouvernance, on entend une combinaison de processus et contrôles de gestion qui servent à l’établissement des orientations stratégiques, des objectifs et des priorités. Un cadre de gouvernance est efficace si les principaux rôles et responsabilités sont clairement définis et s’il y a un responsable de processus unique qui détient l’autorité fonctionnelle et qui a la capacité d’apporter des changements.

25. Les responsabilités et les rôles opérationnels à l’égard de la gestion de la comptabilisation du temps sont décrits dans le PNCT et dans d’autres documents disponibles sur le site intranet du Ministère.

26. La DPA avait la responsabilité fonctionnelle du système de gestion des cas juridiques du Ministère et des outils afférents afin d’appuyer des normes de travail et des rapports standardisés. LA DPA était également responsable pour la comptabilisation du temps y compris : élaborer et mettre à jour des outils qui aident les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires à consigner et à surveiller le niveau d’effort; fournir des renseignements sur le niveau d’effort à l’appui des rapports soumis aux organismes centraux et au public; donner de la formation et des outils d’apprentissage autonome aux utilisateurs d’iCase et aux gestionnaires ministériels; établir et consigner des normes opérationnelles. De plus, la DPA a fait rapport à la haute direction sur la conformité de la comptabilisation du temps, ce qui comprend les niveaux de conformité du Ministère quant aux renseignements sur la comptabilisation du temps consignés dans iCase.

27. Selon le PNCT, les employés étaient chargés de « comptabiliser le temps conformément au PNCT », et les gestionnaires étaient chargés de « surveiller la validité et l’intégrité des renseignements consignés par les employés dans son service » et de « veiller à ce que les employés de son service respectent le PNCT ». Il n’est pas dans le mandat de la DPA de veiller activement à l’intégrité des données sur la comptabilisation du temps.

28. Le Secteur de la gestion, Gestion de la planification stratégique et du rendement était responsable des rapports externes. La Direction des finances et de l’approvisionnement a l’autorité fonctionnelle relative au SIFM, aux processus de recouvrement des coûts du Ministère et à l’apport financier au processus de rapports externes. Certaines des principales utilisations corporatives des renseignements sur la comptabilisation du temps étaient justement ces rapports et ces activités.

29. La DPA et les gestionnaires et les employés du Ministère qui comptabilisent leur temps étaient responsables de composantes essentielles des processus de comptabilisation du temps. Par contre, il n’y avait pas un seul intervenant qui soit responsable de l’ensemble du processus. Il y avait aussi une importante lacune quant à la responsabilité de l’intégrité des renseignements sur la comptabilisation du temps consignés dans iCase dans l’ensemble du Ministère, c’est-à-dire l’exactitude et la fiabilité des données. Bien que les gestionnaires puissent assurer l’exactitude des données de leurs unités respectives, on ne pouvait pas s’attendre d’eux qu’ils comparent les données entre les divers portefeuilles ou régions. En conséquence, il y avait des lacunes quant à la surveillance à l’échelle du Ministère de l’intégrité des données sur la comptabilisation du temps.

30. Sans un cadre de gouvernance ministériel approprié pour la comptabilisation du temps, la capacité de fournir des orientations stratégiques pour la comptabilisation du temps, comme une vision ministérielle à court terme et à long terme, l’établissement des priorités et la planification des activités et des travaux, est toutefois limitée, ce qui inclut la surveillance à l’échelle du Ministère de l’intégrité des données sur la comptabilisation du temps qui ont été utilisées pour la prise de diverses décisions clés et l’établissement de divers rapports clés du Ministère.

Recommandation et réponse de la haute direction

1. Il est recommandé que la sous-ministre adjointe, Secteur de la gestion, désigne un responsable du processus (un groupe ministériel) exerçant l’autorité fonctionnelle en ce qui concerne la surveillance du processus de comptabilisation du temps et l’intégrité des données de comptabilisation du temps. (Risque élevé) Note de bas de page 1

Acceptée. La responsabilité quant à l’information qui se trouve dans iCase est partagée entre les employés qui comptabilisent leur temps, les gestionnaires, la haute direction et la Division des pratiques d’affaires. La sous-ministre adjointe du Secteur de la gestion et dirigeante principale des finances veillera à ce que le directeur, Division des pratiques d’affaires, en collaboration avec les principaux intervenants, établisse un cadre de gouvernance pour le processus global de comptabilisation du temps et l’intégrité des données sur la comptabilisation du temps. L’élaboration d’un tel cadre comprendra l’examen et la clarification des normes opérationnelles, des rôles et des responsabilités, et la surveillance des exigences ainsi que la production de rapports sur les exigences. Le cadre de gouvernance sera présenté au Comité de gestion pour son approbation. Le Comité de gestion est le forum des cadres supérieurs du ministère responsable pour la prestation des services juridiques, la gestion horizontale, les opérations et les questions de responsabilisation au ministère. Date d’achèvement cible : le 30 mars 2015.

2.2 Surveillance de la conformité

Critère d’audit :
La conformité au Protocole national de comptabilisation du temps et aux exigences connexes fait l’objet d’un suivi régulier, ce qui donne lieu à des pratiques de surveillance efficaces à l’égard de la comptabilisation du temps à l’échelle du Ministère. (Critère d’audit 1.2)
Critère d’audit :
Les employés consignent leur temps conformément au Protocole national de comptabilisation du temps. (Critère d’audit 2.3)
Principale constatation :
Le Protocole national de comptabilisation du temps ne comprenait pas tous les éléments mesurables de conformité que les gestionnaires et les employés du Ministère qui comptabilisent leur temps sont censés respecter.

Le taux de conformité des pratiques de comptabilisation du temps s’est amélioré de novembre 2011 à mai 2012 pour un échantillon discrétionnaire de 30 employés.

Définition de la conformité

31. Le PNCT incluait les principes directeurs liés entre autres éléments à l’exhaustivité et à la disponibilité des données sur la comptabilisation du temps en temps opportun: « Toutes les activités prescrites pendant une période de travail doivent être consignées » et « le temps devrait être consigné quotidiennement ou, si cela est impossible, à la première occasion ». En 2011, le sous-ministre et le sous-ministre délégué ont envoyé un message aux employés du Ministère indiquant qu’un taux de conformité de 100 % au PNCT est essentiel pour appuyer ses activités opérationnelles.

32. D’autres autorités ministérielles prévoyaient des critères mesurables à l’appui des principes du PNCT. Le manuel de formation Outils de conformité en matière de comptabilisation du temps définit ainsi la conformité de la comptabilisation du temps : « le nombre d’heures travaillées et entrées dans iCase est égal ou supérieur au nombre d’heures normales (ou prévues) dans un cycle de 4 semaines ». Le nombre d’heures par défaut établi pour les employés qui comptabilisent leur temps a été fixé à 150 heures sur une période de 4 semaines, à moins qu’un régime de travail particulier ait été établi pour les horaires à temps partiel ou comprimés. Aux fins du présent audit, cette définition désignait l’exhaustivité des renseignements.

33. Une règle opérationnelle a été mise en œuvre dans le cadre du projet d’APRC et elle est assortie d’échéanciers mesurables que les employés doivent respecter pour consigner les données sur la comptabilisation du temps. D’avril 2012 à mai 2013, il était attendu des employés qu’ils passent en revue le temps consigné pour le mois précédent entre le premier et le septième jour civil suivant la fin du mois. Cette définition désignait la disponibilité des données en temps opportun.

34. Le PNCT énonçait les rôles et les responsabilités en matière de conformité : les employés devaient consigner leur temps conformément au PNCT et les gestionnaires devaient veiller à ce que les employés respectent les exigences du PNCT. Le PNCT pourrait être amélioré en y ajoutant une définition explicite de la conformité de même que de tous les critères mesurables de la conformité qu’il est attendu des gestionnaires et des employés qu’ils respectent.

Recommandation et réponse de la haute direction

2. Il est recommandé que la sous-ministre adjointe du Secteur de la gestion inclue des critères mesurables de conformité dans le Protocole national de comptabilisation du temps. (risque moyen).

Acceptée. Des critères mesurables de conformité feront partie des nouvelles normes opérationnelles, et les exigences en matière de surveillance et d’établissement de rapports seront identifiés dans le cadre de gouvernance et le Protocole national de comptabilisation du temps. Le cadre de gouvernance et le Protocole national de comptabilisation du temps révisés seront présentés au Comité de gestion pour approbation. Date d’achèvement cible : le 30 mars 2015.

Évaluation de la conformité

35. Le présent audit comportait une évaluation de l’exhaustivité des données de comptabilisation du temps et de leur disponibilité en temps opportun (tel que décrit ci-dessus) auprès d’un échantillon discrétionnaire de 30 employés comptabilisant leur temps, au cours des mois de novembre 2011 et de mai 2012. Ces employés des groupes LA1, LA2 et parajuristes ont été choisis au sein des organisations suivantes :

  • Bureau régional de l’Atlantique
  • Bureau régional du Québec
  • Unité des Services juridiques de Citoyenneté et Immigration Canada
  • Unité des Services juridiques de Santé Canada
  • Unité des Services juridiques d’Industrie Canada.

36. Les résultats de l’examen de l’exhaustivité et de la disponibilité en temps opportun des données démontrent une amélioration des taux de conformité de novembre 2011 à mai 2012.

37. Pour ce qui est de l’exhaustivité des données en novembre 2011 et en mai 2012, le taux de conformité global s’élevait à 64 % et à 74 % respectivement. Toutes les unités organisationnelles faisant partie de l’évaluation ont affiché une augmentation d’un mois à l’autre du nombre d’employés qui comptabilisent tout leur temps.

38. Pour ce qui est de la disponibilité des données en temps opportun, 57 % des employés ont entré tout leur temps pour le mois de novembre 2011 avant le 7e jour civil de décembre 2011 et 67 % l’ont fait pour le mois de mai 2012 avant le 7e jour civil de juin 2012. Cette amélioration coïncide avec l’adoption de la règle opérationnelle pour la disponibilité des données en temps opportun dans le cadre du projet d’APRC. Le nombre d’entrées tardives du temps a baissé de façon importante, passant de 13 % en novembre 2011 à 1 % en mai 2012. Le pourcentage des heures qui sont consignées en retard dans le système, ce qui avait le plus grand impact éventuel sur le recouvrement des coûts, a aussi connu une baisse importante, soit de 13 % en novembre 2011 à 4 % en mai 2012.

39. Il y eut des défis pour mesurer l’exhaustivité et la disponibilité des données en temps opportun en fonction des données disponibles dans iCase. L’évaluation de l’exhaustivité des données était fondée sur les régimes de travail et les congés de longue durée, le cas échéant, des employés qui comptabilisent leur temps. La comparaison des données dans iCase avec celles consignée dans PeopleSoft, le système des ressources humaines utilisé pour déterminer la rémunération, a relevé un manque d’uniformité quant à l’information sur les régimes de travail consignée dans iCase. En outre, aucun congé de longue durée consigné dans PeopleSoft n’a été consigné dans iCase; les directives à l’intention des employés qui comptabilisent leur temps n’étaient pas claires, c’est-à-dire s’ils doivent ou non consigner dans iCase les congés sans soldes pour les soins prodigués ou la maladie d’un membre de sa famille. Parmi les 30 employés, qui ont fait l’objet de l’examen des écarts ont été relevés pour un employé qui travaille à temps partiel, 6 employés qui sont en congé de longue durée et quatre employés qui ont un horaire comprimé. Cela représente 37% des employés qui comptabilisent leur temps et qui ont fait l’objet du présent examen.

40. De plus, ni la date d’entrée des données par l’employé ni la date de validation des données par le gestionnaire aux fins du contrôle de la qualité n’ont été saisies dans l’application iCase. Pour ce qui est de l’examen de la disponibilité des données en temps opportun, on a utilisé la date de la dernière modification de l’entrée des données. Bien que des modifications aient pu être apportées aux données consignées par l’employé après qu’il ait soumis son entrée de temps (p. ex. la structure de codes ou le dossier), la date de la dernière modification était la seule façon d’évaluer la disponibilité des données en temps opportun.

Surveillance de la conformité

41. Une évaluation des pratiques de comptabilisation du temps a été présentée par la DPA au Conseil exécutif en octobre 2012. L’exhaustivité et la disponibilité des données en temps opportun ont fait l’objet d’un suivi et, d’après l’évaluation de la DPA, les pratiques de comptabilisation du temps se sont améliorées, ce qui va dans le même sens que les conclusions générales de l’audit.

42. Afin d’aider les gestionnaires à s’aquitter de leurs responsabilités liées à la surveillance de la comptabilisation du temps, la DPA a mis en œuvre un outil visant à assurer la conformité de la comptabilisation du temps en 2011. Cet outil était utilisé pour les employés dans les postes LA et non pour les autres employés qui comptabilisent leur temps tels les parajuristes. Cet outil en ligne permet de visualiser le progrès au chapitre de l’exhaustivité des données sur la comptabilisation du temps. Les gestionnaires peuvent aussi consulter les données sur la conformité des personnes tenues de comptabiliser leur temps au sein d’une unité sur une base individuelle et collective. Les employés qui ont été interviewés dans le cadre de l’audit ont indiqué que les cas de non-conformité sont traités par le gestionnaire des personnes tenues de comptabiliser leur temps, et les personnes en défaut sont soumises à une surveillance étroite, par exemple leur gestionnaire leur envoie des rappels par courriel et les rencontre individuellement.

43. L’outil de conformité de comptabilisation du temps est fondé sur les données consignés dans iCase qui ne contient peut-être pas toujours des données à jour sur les congés et le régime de travail des personnes tenues de comptabiliser leur temps. De plus, cet outil qui est destiné à ces personnes et aux gestionnaires ne permet pas de mesurer la disponibilité des données en temps opportun. Le Ministère profiterait donc d’une meilleure approche pour mesurer la conformité des pratiques de comptabilisation du temps.

44. L’équipe d’audit a constaté que les taux de conformité de l’échantillon se sont améliorés de novembre 2011 à mai 2012. Cependant, les taux de conformité pour l’exhaustivité des données et leur disponibilité en temps opportun variaient de 57 % à 74 %, ce qui indique qu’il faut une approche ministérielle améliorée pour assurer le suivi de la conformité et les rapports afin d’optimiser les renseignements sur les opérations et la charge de travail qui se rapporte à la prestation des services juridiques et le recouvrement des coûts.

Recommandation et réponse de la haute direction

3. Il est recommandé que la sous-ministre adjointe du Secteur de la gestion veille à ce que le responsable du processus désigné renforce l’approche ministérielle pour évaluer la conformité de la comptabilisation du temps, qu’il assure un suivi de la conformité pour chaque portefeuille, unité des Services juridiques ministériels et région et qu’il fasse rapport sur la conformité. (risque moyen)

Accepté. La sous-ministre adjointe du Secteur de la gestion et la dirigeante principale des finances veillera à ce que les exigences en matière de suivi de la conformité et de rapports qui s’appliquent à chaque portefeuille, secteur, direction, région et unité des Services juridiques ministériels et au Ministère fassent partie d’un cadre de responsabilisation renforcé pour le processus global de comptabilisation du temps et l’intégrité des données sur la comptabilisation du temps. Date d’achèvement cible : le 30 mars 2015.

2.3 Résultats et rendement

Critère d’audit :
Les renseignements sur la comptabilisation du temps sont considérés comme des ressources ministérielles et sont facilement accessibles à l’échelle du Ministère pour répondre aux besoins de la mesure du rendement et des initiatives imposées, comme celles concernant le recouvrement des coûts. (Critère d’audit 2.4)
Principale constatation :
Les données sur la comptabilisation du temps du système iCase ne sont pas gérées comme des ressources ministérielles.

45. On est davantage conscients de l’importance d’une comptabilisation du temps efficace dans l’ensemble du Ministère dû aux rapports sur la conformité de la comptabilisation du temps dans le système iCase qui sont présentés au Conseil exécutif, et l’utilisation des données sur la comptabilisation du temps du système iCase pour appuyer le recouvrement des coûts et les exigences budgétaires. Ces données sont également utilisées pour appuyer les exigences ministérielles en matière de rapports externes conformément à la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats du Conseil du Trésor.

46. Certains des éléments clés du cadre de mesure du rendement ministériel sont tirés des données sur la comptabilisation du temps du système iCase. D’ailleurs, en 2011-2012, 9 des 99 indicateurs du rendement ministériel étaient fondés sur les données sur la comptabilisation du temps. Ces indicateurs du rendement incluaient la détermination des tendances quant au niveau d’effort consacré aux divers types de dossiers de même que le pourcentage du niveau d’effort par portefeuille. En 2012-2013, aucun indicateur du rendement ministériel n’était basé sur les données sur la comptabilisation du temps.

47. Les rapports sur les plans et les priorités et les rapports ministériels sur le rendement ont également été établis en fonction des données sur la comptabilisation du temps. Conformément au cadre de mesure du rendement ministériel susmentionné, le Rapport sur les plans et les priorités de 2011-2012 renfermaient des indicateurs sur les niveaux d’effort quant à la comptabilisation du temps dans iCase, alors que la version de 2012-2013 n’en renfermait aucune. Les deux versions du Rapport ministériel sur le rendement contenaient de l’information sur les tendances relatives aux services juridiques fournis en fonction du nombre d’heures.

48. La direction a utilisé les rapports iCase personnalisés pour suivre les progrès et les coûts et pour évaluer les tendances relatives aux différentes catégories de dossiers. Par exemple, le Portefeuille des affaires autochtones qui gère plus de 10 000 dossiers de contentieux actif a utilisé un rapport personnalisé avec des données sur la comptabilisation du temps pour répondre aux préoccupations des ministères et agences clients concernant la demande croissante des services juridiques.

49. Bien que les données de la comptabilisation du temps soient utilisées pour appuyer l’établissement des divers rapports ministériels susmentionnés, la prise en charge des données n’était pas établie au niveau corporatif, mais bien à chaque unité qui les consigne. Comme chaque unité saisit ces données et surveille la conformité de la comptabilisation du temps de manière indépendante, il n’existe aucun moyen de s’assurer que ces données soient comparables et répondent aux besoins d’information du Ministère.

50. Dans le contexte actuel d’amélioration des services et de gains d’efficacité à l’échelle du gouvernement, Justice Canada devra continuer d’accroître l’efficacité de la prestation des services juridiques, ce qui comprend la satisfaction des attentes des ministères et agences clients qui souhaitent obtenir des renseignements plus détaillés sur les prévisions et la facturation des services juridiques. Les renseignements sur la comptabilisation du temps fournissent des données précieuses pour soutenir ces deux objectifs.

51. On a de plus en plus tendance au sein du gouvernement à se fier aux renseignements ministériels financiers et non-financiers pour appuyer la prise de décisions. En négligeant de gérer les données de la comptabilisation du temps comme des ressources ministérielles, le Ministère s’expose au risque d’utiliser des données inexactes ou incomplètes pour prendre des décisions stratégiques et produire des rapports publics.

Recommandation et réponse de la haute direction

4. Il est recommandé que la sous-ministre adjointe du Secteur de la gestion veille à ce que le responsable du processus désigné mette en place et assure le suivi des indicateurs et des cibles de rendement de la gestion concernant les renseignements sur la comptabilisation du temps conformément aux priorités du Ministère et qu’il en rende compte. (risque moyen)

Accepté. La sous-ministre adjointe du Secteur de la gestion et dirigeante principale des finances veillera, en collaboration avec les principaux intervenants, à ce que des indicateurs et des cibles de rendement et une stratégie de suivi du rendement fassent partie d’un cadre de gouvernance pour le processus global de comptabilisation du temps et l’intégrité des données sur la comptabilisation du temps. Le Ministère reconnaît l’importance d’améliorer l’offre de renseignements pertinents sur la charge de travail pour la prise de décision par des cadres supérieurs. Plusieurs initiatives en cours en témoignent : une plus grande utilisation des tableaux de bord, l’utilisation des données sur les niveaux d’effort, la surveillance et le processus d’établissement de rapport sur les mesures d’optimisation. Date d’achèvement cible : le 30 mars 2015.

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