Rapport d’audit sur la délégation des pouvoirs financiers
Février 2014

Résumé

Conclusion

1. Le Ministère dispose d’un cadre global adéquat de gestion de la délégation des pouvoirs financiers. Il existe officiellement au Ministère la Délégation des pouvoirs de signature en matière financière (charte de délégation), au moyen de laquelle les pouvoirs sont délégués aux postes qui correspondent à la structure organisationnelle. Des politiques et des procédures consignées sont en place, en plus d’un processus efficace de gestion des cartes de spécimen de signature et d’authentification des signatures.

2. Toutefois, des améliorations sont souhaitables dans les domaines suivants, qui présentent un risque modéré pour le Ministère : séparer les pouvoirs délégués à des postes fonctionnels; mettre en œuvre une fonction d’assurance de la qualité et de surveillance fondée sur le risque; officialiser le processus d’examen de la délégation des pouvoirs; mener une étude critique approfondie des pouvoirs délégués aux personnes; élaborer un programme de formation propre au Ministère.

Contexte

3. Cet audit a été défini dans le Plan de vérification triennal axé sur le risque, 2012-2013 à 2014-2015 du Ministère qui fut recommandé pour l’approbation du sous-ministre par le Comité ministériel de vérification en mars 2012. Voici quels en étaient les objectifs : fournir l’assurance que les processus et les instruments utilisés dans la délégation des pouvoirs financiers au Ministère respectent les exigences des lois et des politiques gouvernementales applicables et évaluer l’efficacité des mesures de contrôle qui appuient la gestion et l’exercice continus des pouvoirs financiers au Ministère.

4. L’équipe d’audit a examiné et évalué ce qui suit :

  • La charte de délégation au Ministère, les instruments associés, les outils ainsi que le processus d’émission et de mise à jour des cartes de spécimen de signature;
  • Les activités de communication et de formation ainsi que les documents d’orientation pour les gestionnaires de centre de responsabilité et les spécialistes fonctionnels;
  • Un échantillon des opérations de dépense, afin de déterminer si elles étaient conformes aux pouvoirs ministériels;
  • Les mécanismes d’assurance de la qualité ayant trait à la conformité du processus de paiement et de surveillance.
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