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Application Entrée au bureau du ministère de la Justice : votre outil pour accéder à nos immeubles

Même si la plupart des employés du ministère de la Justice travaillent à domicile et continueront de le faire jusqu’à nouvel ordre, certains d’entre vous pourraient devoir entrer au bureau, que ce soit pour fournir des services essentiels ou pour récupérer l’équipement dont vous avez besoin pour travailler à distance.

Afin d’assurer la sécurité et le bien-être de tous au ministère de la Justice, nous devons veiller à respecter les protocoles de sécurité pour l’entrée dans les immeubles, en nous fondant sur les conseils et les données des autorités de santé publique.

Depuis le 4 juin, l'application Entrée Au Bureau, conçue par notre propre Centre d’analytiques des affaires, a remplacé tous les protocoles existants d’entrée dans les immeubles du ministère de la Justice.

Cet outil aide le Ministère à s’assurer que les niveaux d’occupation des immeubles et des étages ainsi que les autres protocoles de sécurité sont respectés.

Cet outil numérique est disponible par l’entremise des Power Apps de Microsoft (pour navigateur, téléphone ou tablette) et sera accessible au moyen du même compte Microsoft O365 qui vous a été fourni pour MS Teams.

Ce qu’elle fait

L’application Entrée au bureau permet au personnel de :

Notes importantes

Les anciens protocoles d’entrée dans les immeubles ne sont plus valides. Toutes les demandes d’entrée dans un immeuble doivent être faites au moyen de l’application. Aucune autre demande ne sera acceptée ou approuvée.

Nous vous tiendrons au courant de l’évolution et de l’amélioration de l’application.

Respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les données qui sont recueillies au moyen de cette application en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques serviront uniquement à surveiller l’accès au lieu de travail et à favoriser un retour au travail sécuritaire, sain et progressif. L’application Entrée Au Bureau n’est pas une application de retraçage de contacts et ne suit pas à la trace l’emplacement géographique des employés. L’application sert seulement à recueillir les données suivantes :

Cela permet à la direction d’approuver et de surveiller la capacité du bureau afin d’assurer le respect des protocoles de santé et de sécurité, y compris la distanciation physique. L’application ne recueille aucun renseignement sur la santé.

De plus amples renseignements sont fournis dans l’énoncé sur la protection des renseignements personnels de l’application.

Renseignements et soutien

Pour de plus amples renseignements et des instructions sur l’accès et l’utilisation de l’application par le biais d’un navigateur, d’un téléphone ou d’une tablette, consultez le Guide de l’utilisateur ou communiquez avec le Centre d’analytiques des affaires.

Si vous n’avez pas d’appareil qui vous permet d’accéder à l’application, veuillez en parler à votre gestionnaire. Vous pouvez également communiquer avec vos gestionnaires si vous avez des questions au sujet de l’accès à l’immeuble ou des plans du Ministère pour un assouplissement progressif des restrictions relatives au lieu de travail.

Assouplissement des restrictions sur le lieu de travail

L’assouplissement des restrictions sur le lieu de travail donne un aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre lorsque vous arriverez dans les immeubles et les environnements de travail du ministère de la Justice Canada et lorsque vous serez sur place.

Pour des détails sur les phases plus générales qui sont planifiées concernant l’assouplissement des restrictions sur le lieu de travail, consultez le tableau ci-bas. Votre lieu de travail peut avoir des panneaux et des mesures légèrement différents, mais les principes seront les mêmes. Soyez vigilant et suivez les protocoles et les mesures en place que vous recevez de votre propre lieu de travail. Si vous avez des questions ou des préoccupations propres à votre emplacement, veuillez en discuter avec votre gestionnaire.

Infographique : Assouplissement des restrictions sur le lieu de travail

Travail dans des locaux de tiers

Si vous devez travailler ou assister à une réunion dans un immeuble autre que du ministère de la Justice, veuillez lire la nouvelle fiche-conseil du Ministère pour vous aider à vous préparer à travailler à l’extérieur.

Travailler à distance avec des renseignements protégés pendant la situation de la COVID-19

Lorsque vous travaillez à distance avec des renseignements protégés A ou B pendant cette période sans précédent, les employés doivent prendre des précautions raisonnables pour protéger les renseignements de nature délicate du gouvernement contre tout vol, perte, incendie, destruction, dommage, modification ou divulgation non autorisée. En gardant à l’esprit quelques considérations de sécurité, nous pouvons tous contribuer à assumer la responsabilité de la protection des renseignements du Ministère.

S’il y a une obligation de travailler à distance avec des renseignements classifiés (c.-à-d. : niveau secret ou niveaux supérieurs), veuillez communiquer avec votre spécialiste local en matière de sécurité pour obtenir des conseils et des directives.

Protégé A est tout renseignement dont la divulgation sans autorisation est susceptible de causer un préjudice léger à des intérêts personnels ou à d’autres intérêts non nationaux (p. ex. date de naissance, adresse domiciliaire et numéro de téléphone, code d’identification de dossier personnel (CIDP), profil linguistique, origine ethnique, etc.).

Protégé B est tout renseignement dont la divulgation sans autorisation est susceptible de causer un préjudice grave à des intérêts personnels ou à d’autres intérêts non nationaux (p. ex. : la compilation de renseignements personnels tels que le numéro d’assurance sociale et la date de naissance, la plupart des renseignements relatifs au secret professionnel de l’avocat, données fiscales, enquêtes, évaluation d’employé).

Retirer des renseignements du lieu de travail

L’accès aux édifices du ministère de la Justice est actuellement limité. Pour obtenir de plus amples informations, consultez la Remarque concernant l’accès aux édifices. Les gestionnaires sont encouragés à mettre en place des options de travail sans papier pour les employés chaque fois que cela est possible. Si vous devez retirer des renseignements essentiels du lieu de travail :

Travailler à distance

Gestion des risques recommandée

Infographique : Orientation sur la collaboration sécurisée : Appareils/logiciels

Si vous travaillez à distance, suivez ces protocoles, dans la mesure du possible, afin d’atténuer les risques pour l’information ministérielle.

Communications de vive voix

Communications par vidéoconférence

Sécurité des TI

Imprimer à la maison

Toute perte ou compromis de renseignements doit être immédiatement signalé à la Sécurité. Pour plus d’informations, veuillez communiquer avec la Sécurité corporative.

Pour plus d’information sur le télétravail, veuillez la rubrique Solutions d’informations pour obtenir des conseils sur le travail à distance, notamment sur l’accès à votre courrier électronique professionnel par le biais de Webmail.

Se tenir informé lors de situations d’urgence

Le système de notification de masse (SNM) et la ligne d’information sur l’état des opérations vous aideront à vous tenir informé lorsque des événements affectent votre lieu de travail.

Vous êtes-vous inscrit au SNM?

Le SMN est un système de notification automatisé que l’équipe de sécurité du ministère de la justice utilise pour tenir les employés informés lors de situations d’urgence ou de fermetures de bâtiments, comme lors de phénomènes météorologiques extrêmes, de pannes de courant ou d’alarmes incendie. Si les activités régulières sont perturbées dans un bâtiment du Ministère et que les employés doivent être informés immédiatement, le SMN envoie des alertes et d’autres informations d’urgence à tous les employés inscrits.

Comment cela fonctionne-t-il?

Les employés doivent s’inscrire pour les notifications de masse, en choisissant leurs canaux de communication préférés par ordre de priorité. Vous pouvez utiliser vos appareils professionnels et personnels et choisir de recevoir des SMS, des courriels ou des appels téléphoniques. Lorsqu’un incident se produit, vous recevrez automatiquement une notification contenant des renseignements concernant la situation d’urgence.

Pour vous inscrire :

Comme puis-je savoir si le bâtiment de mon lieu de travail est ouvert?

La ligne d’état des opérations est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et vous permet de vérifier l’état du bâtiment de votre lieu de travail en cas d’interruption de service et/ou de fermeture du bâtiment.

Enregistrez la ligne d’état des opérations du ministère de la Justice, 1 (877) JUS-COMM (1-877-587-2666), dans votre liste de contacts. La sauvegarde de ce numéro facilitera l’obtention de renseignements en cas d’urgence ou de perturbation.

Information supplémentaire

Pour obtenir de l’information supplémentaire concernant le SNM, veuillez consulter le site du système de notification de masse ou communiquer avec le Centre des opération d’urgence.

Services critiques et essentiels

Dans le contexte de la COVID-19, le gouvernement du Canada a demandé que les employés, dans tous les lieux de travail, travaillent de la maison dans la mesure du possible. On demande aux gestionnaires de faire preuve de souplesse tout en veillant à ce que nous continuions à fournir des opérations et des services gouvernementaux critiques aux Canadiens et Canadiennes.

Les gestionnaires ne doivent envisager le travail sur place que si celui‑ci répond à la définition de service critique et que le télétravail ne permet pas de fournir ce service.

Que sont les services critiques?

Le service critique est un service dont la perturbation porterait un préjudice élevé ou très élevé à la santé, à la sûreté, à la sécurité ou au bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes, ou encore au fonctionnement efficace du gouvernement du Canada. Le terme est généralement utilisé pour désigner les services qui doivent être maintenus en situation d’urgence ou de continuité des activités.

Tous les ministères doivent désigner leurs propres services critiques et les ressources de soutien qui s’y rapportent. Pour en savoir plus, veuillez consulter la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Voici quelques exemples de services critiques fournis par le ministère de la Justice Canada :

Que sont les services essentiels?

En vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, un service essentiel désigne les services, installations ou activités du gouvernement du Canada qui sont ou seront nécessaires à la sûreté ou à la sécurité de tout ou partie du public. Ce terme s’applique généralement à l’égard des postes dont les titulaires doivent continuer d’offrir des services pendant une grève. Des ententes sur les services essentiels sont conclues avec les agents négociateurs dans le cadre du processus de négociation collective. Les employés qui ont des questions au sujet des services essentiels doivent s’adresser à leur gestionnaire ou envoyer un courriel à Relations de travail.

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