Conditions relatives à la nomination de mandataires au Canada

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Cette page a été archivée. Ces Conditions s’appliquent aux nominations effectuées entre le 17 mai 2016 et le 27 mai 2021. Pour les conditions applicables à d’autres périodes, veuillez consulter les versions correspondant aux nominations effectuées avant le 17 mai 2016, du 27 mai 2021 au 18 février 2026, et après le 18 février 2026.

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1. Mandat du ou de la ministre de la Justice et procureur(e) général(e) du Canada

En vertu de la Loi sur le ministère de la JusticeNote de bas de page 1, le ou la ministre de la Justice et procureur(e) général(e) du Canada (la ou le PGC) est chargé(e) de fournir des services juridiques aux ministères et organismes et de superviser l’administration de la justice dans les domaines de compétence fédérale. Dans le cadre de la prestation de services juridiques, le ministère de la Justice (le Ministère) fait appel à ses propres juristes ainsi qu’à des professionnels du droit du secteur privé que la ou le PGC désigne à titre de mandataires permanents ou de mandataires spéciaux.

2. Mandataire

2.1 Pouvoir d’agir à titre de mandataire

La ou le PGC nomme des professionnels du droit du secteur privé à titre de mandataires de la Couronne chargés de fournir des services juridiques définis. La nomination donne lieu à la création d’une relation de mandataire avec le professionnel du droit et la lettre de nomination préparée par le Ministère, ainsi que les présentes conditions, servent de contrat qui définit le mandat confié au mandataire et énonce les conditions de la relation de mandataire.

2.2 Intérêt public

Lorsqu’il fournit des services juridiques à la Couronne, le mandataire exerce des fonctions de représentant légal qui est tenu de servir l’intérêt public. Il doit faire preuve d’intégrité, d’équité et d’impartialité en tout temps.

2.3 Statut du mandataire

Le mandataire n’est pas un employé de la Couronne ou d’un ministère ou organisme du gouvernement du Canada et ses services ne sont pas retenus par un ministère ou organisme du gouvernement fédéral en particulier. Le mandataire ne peut se présenter comme un employé du gouvernement du Canada.

Le mandataire doit obtenir l’approbation du Ministère avant de mentionner qu’il a agi à titre de mandataire de la ou du PGC dans un document de promotion, pour permettre au Ministère de déterminer quels renseignements, le cas échéant, peuvent être publiquement divulgués.

2.4 Conduite personnelle du mandataire

En qualité de représentant de la ou du PGC, le mandataire se doit d’avoir une conduite personnelle et professionnelle conforme aux normes les plus exigeantes, et il doit respecter le code de déontologie de son propre ordre professionnel et l’esprit du Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Justice.

2.5 Sous-traitance de services juridiques

Le mandataire n’est pas autorisé à confier en sous-traitance les services juridiques qu’il a été chargé d’exécuter pour le compte de la ou du PGC.

3. Nomination

3.1 Lettre de nomination

La nomination est consignée par écrit dans une lettre de nomination établie par le Ministère et signée formellement par le mandataire. La lettre de nomination définit le mandat du mandataire, précise l’identité de l’avocat ou notaire autorisé ainsi que du juriste instructeur du Ministère et énonce les conditions relatives à la rémunération et toute autre condition particulière à la nomination. La lettre de nomination incorpore par renvoi les présentes Conditions.

La lettre de nomination et les lettres de modification de nomination subséquentes constituent la seule et unique convention conclue entre les parties et remplacent toutes les négociations, communications et autres ententes antérieures, verbales ou écrites, sauf si elles sont incorporées par renvoi dans la lettre de nomination. Aucun engagement, déclaration, affirmation ou condition ne lie les parties, à l’exception de ceux qui sont énoncés dans la lettre de nomination.

3.2 Date et durée de la nomination

La nomination du mandataire prend effet à la date et pour la durée précisées dans la lettre de nomination, le cas échéant, ou prend fin au moment où le mandataire termine le mandat, au moment où le Ministère et le mandataire conviennent de mettre fin à la nomination ou à la date précisée dans une lettre de révocation du Ministère.

Le mandataire est nommé à titre amovible par la ou le PGC, qui peut mettre fin à la nomination à tout moment sans préavis.

3.3 Attestations et acceptation de la nomination

En acceptant la nomination, le mandataire atteste qu’au moment de celle-ci :

  1. il a lu la lettre de nomination et accepte d’être lié par celle-ci, y compris les présentes Conditions;
  2. chaque avocat ou notaire autorisé est légalement autorisé à exercer le droit dans la province ou le territoire concerné et est membre en règle du barreau de la province ou du territoire en question ou de la Chambre des notaires;
  3. chaque avocat ou notaire autorisé possède l’assurance professionnelle requise dans la province ou le territoire où il pratique;
  4. aucun avocat ou notaire autorisé n’est visé par une procédure disciplinaire engagée devant leur ordre professionnel;
  5. il n’a pas, directement ou indirectement, versé ou convenu de verser, ni ne versera, directement ou indirectement, des honoraires conditionnels pour la sollicitation, la négociation ou l’obtention de la nomination si le versement des honoraires requiert que la personne présente une déclaration en vertu de l’article 5 de la Loi concernant le lobbying;
  6. il n’a payé, donné, promis ou offert aucun pot-de-vin, cadeau, bénéfice ou autre avantage ni ne paiera, ne donnera, ne promettra ou n’offrira un pot-de-vin, cadeau, bénéfice ou autre avantage à un employé du Canada ou à un membre de sa famille en vue d’exercer une influence sur l’attribution ou la gestion de la nomination;
  7. ni le cabinet du mandataire non plus qu’un avocat ou notaire autorisé ne sont visés par une déclaration de culpabilité en vertu d’une loi fédérale, y compris le Code criminel, sauf à l’égard d’une infraction pour laquelle un pardon a été accordé;
  8. ni le cabinet du mandataire non plus qu’un avocat ou notaire autorisé ne se trouve dans un état de faillite ou d’insolvabilité personnelle ou professionnelle;
  9. aucun avocat ou notaire autorisé n’a commis un manquement à une ordonnance ou décision judiciaire ou à une obligation de soutien familial à laquelle la personne pourrait être liée;
  10. il n’est au courant d’aucun conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, à l’exception des conflits dont il a déjà informé le Ministère;
  11. il a dévoilé l’identité de tout avocat ou notaire autorisé qui est un ancien fonctionnaire touchant une pension aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique ou un paiement forfaitaire conformément à la Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte;
  12. tout avocat ou notaire autorisé dont l’identité en tant qu’ancien fonctionnaire a été dévoilée respecte les mesures concernant l’après-mandat qui sont énoncées dans la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor, incluant toute condition ayant pu être imposée par l’ancien administrateur général de l’individu concerné;
  13. tout avocat ou notaire autorisé dont l’identité en tant qu’ancien titulaire de charge publique a été dévoilée respecte les mesures concernant l’après-mandat qui sont énoncées dans la Loi sur les conflits d’intérêts;
  14. il a dévoilé qu’un avocat ou notaire autorisé ou un associé du cabinet est issu de la famille immédiate de la ou du PGC (p. ex. époux, conjoint de fait, enfant, frère et sœur, ou parent) ou est membre de la famille immédiate d’autres ministres ou collègues d’un parti à la Chambre des communes et au Sénat;
  15. aucun député ou sénateur n’est partie à une relation de mandataire avec la ou le PGC ni ne tire des avantages d’une telle relation.

La nomination est assujettie à la condition que le mandataire respecte toutes les attestations qu’il fournit et celles qui sont prévues aux présentes et le Canada peut vérifier cette conformité pendant la durée de la nomination. De plus, les attestations en question s’appliquent pendant toute la durée de la nomination. Si le statut du cabinet du mandataire ou d’un avocat ou notaire autorisé change relativement à ces attestations pendant la durée de la nomination, le mandataire devra informer le juriste instructeur de ce changement par écrit.

3.4 Modifications et renonciations

Le Ministère apportera par écrit toute modification au mandat, à la portée et à la durée de la nomination, à la rémunération ou à l’équipe juridique et le mandataire devra également confirmer par écrit son acceptation de la modification.

Bien que le mandataire puisse discuter de modifications proposées au travail avec d’autres représentants du Canada, celui-ci ne sera responsable du coût des modifications que si lesdites modifications sont intégrées dans les conditions de la nomination.

Une renonciation ne peut être valide, contraignante ou toucher les droits des parties que si elle est consignée par écrit.

La renonciation par le Ministère à exercer un recours pour inexécution d’une condition de la nomination ne doit pas être interprétée comme une renonciation relative à une inexécution subséquente et, en conséquence, ne doit pas empêcher le Ministère d’exiger l’exécution de cette condition en cas d’inexécution subséquente.

3.5 Ordre de priorité des documents

En cas d’incompatibilité entre les textes des documents énumérés dans la liste apparaissant ci-dessous, le texte du document qui apparaît en premier sur la liste l’emporte sur celui des autres documents figurant plus bas sur la liste en question :

  1. lettre de nomination
  2. énoncé de travail
  3. Conditions relatives à la nomination de mandataires au Canada
  4. déclaration d’intérêt du mandataire.

3.6 Respect des lois applicables

La lettre de nomination et les relations entre les parties sont régies par les lois en vigueur en Ontario et doivent être interprétées en conséquence, sauf indication contraire dans la lettre de nomination.

4. Responsabilités professionnelles

4.1 Devoir de loyauté

Le mandataire doit éviter d’entreprendre du travail juridique susceptible de le placer dans une situation incompatible avec ses devoirs à titre de mandataire de la ou du PGC ou de mettre en doute son devoir de loyauté à l’égard de la Couronne. Il ne doit pas critiquer publiquement l’intégrité de hauts fonctionnaires ou d’institutions du gouvernement ni celle de ministres fédéraux.

4.1.1 Devoir d’éviter les conflits d’intérêts

Le mandataire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts. Cette obligation naît dès la nomination et persiste tout au long de sa durée.

Plus particulièrement, le mandataire doit se conformer :

  1. aux règles professionnelles applicables;
  2. au droit applicable, y compris aux arrêts suivants de la Cour suprême du Canada : Martin c Gray, [1990] 3 R.C.S. 1235; R. c Neil, [2002] 3 R.C.S. 631; Compagnie des chemins de fer nationaux du Canada c McKercher LLP, [2013] 2 R.C.S. 649.

4.2 Conflits d’intérêts réputés

Le mandataire peut être réputé en conflit d’intérêts lorsqu’il représente sans consentement un client dont les intérêts juridiques immédiats s’opposent directement aux intérêts juridiques immédiats de la Couronne.

En général, le Ministère n’empêche pas les mandataires de représenter des clients contre la Couronne dans des dossiers n’ayant aucun lien avec le sien lorsqu’il n’y a aucun danger d’abus de renseignements confidentiels, à moins que le litige contre la Couronne revête une importance et un intérêt public tels, que cela risque de compromettre le devoir de loyauté et de dévouement du mandataire envers la Couronne.

Le Ministère détermine, au cas par cas, ce qu’il juge être un conflit d’intérêts dans le cadre de la nomination d’un mandataire, y compris en déterminant les dossiers ayant un lien entre eux et créant un conflit direct, de même que les dossiers n’ayant aucun lien entre eux et à l’égard desquels le Ministère ne tient pas à ce que son consentement soit inféré, le cas échéant. Cette façon de faire vise à circonscrire les obligations en matière d’identification et de divulgation de la part du mandataire et à faciliter l’évaluation des conflits d’intérêts par le Ministère.

4.3 Obligation de divulgation

4.3.1 Divulgation par rapport aux conflits d’intérêts réputés

Le mandataire n’est pas tenu de divulguer tous ses dossiers non liés contre la Couronne. Il doit toutefois faire preuve de diligence raisonnable pour déterminer et divulguer les conflits en accord avec les critères établis de ce qui est réputé constituer un conflit dans un dossier donné. Il devrait fournir suffisamment de renseignements afin de permettre au Ministère de prendre une décision éclairée sur la question de savoir si le mandataire peut agir au nom de la ou du PGC malgré l’existence ou la possibilité d’un conflit d’intérêts.

Le mandataire est tenu de divulguer tous les intérêts privés, y compris les activités externes et les biens lui appartenant pouvant le placer dans une situation de conflit d’intérêts dans l’exercice de sa nomination éventuelle.

Si, pendant la durée de la nomination, le cabinet du mandataire ou un membre de celui-ci acquiert un intérêt ou se trouve dans une situation susceptible d’entraîner un conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, le mandataire doit en avertir sans délai le Ministère.

4.3.2 Divulgation relative aux obligations du secteur public

Le mandataire doit divulguer si un avocat ou notaire autorisé ou un associé du cabinet est :

  1. un ancien titulaire de charge publique, selon la définition de la Loi sur les conflits d’intérêts;
  2. un ancien fonctionnaire, selon la définition de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-emploi du Conseil du Trésor (CT), et si cette personne touche une pension aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique ou un paiement forfaitaire aux termes de la Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte;
  3. un député ou un sénateur;
  4. l’époux, le conjoint de fait, l’enfant, le frère, la sœur ou le parent d’un ministre fédéral ou d’un autre titulaire de charge publique selon la définition de la Loi sur les conflits d’intérêts (L.C. 2006, ch. 9, art. 2).

L’obligation de divulguer ces renseignements persiste pendant toute la durée de la nomination.

4.3.3 Divulgation d’allégations de tiers

Si un client du mandataire ou un membre de la cour soulève une préoccupation ou des objections concernant des allégations de conflit d’intérêts mettant en cause le mandataire, ce dernier doit divulguer cette information au Ministère.

4.4 Évaluation des conflits d’intérêts

Le Ministère évalue les questions relatives aux conflits d’intérêts au cas par cas et rend une décision en tenant compte des éléments propres au dossier de façon à équilibrer la nécessité de protéger les intérêts de la Couronne et l’intérêt public avec la nécessité de satisfaire aux demandes opérationnelles.

Le Ministère tient compte des facteurs ci-dessous pour déterminer l’existence d’un conflit d’intérêts et la ligne de conduite à tenir :

  1. la nature et le caractère immédiat des intérêts juridiques en jeu;
  2. si les intérêts juridiques s’opposent directement;
  3. s’il s’agit d’une question de fond ou de procédure;
  4. l’étape à laquelle le dossier ou l’instance est rendu;
  5. le lien temporel entre les dossiers;
  6. l’importance de la question pour les intérêts immédiats et à long terme de la Couronne;
  7. l’existence d’un risque d’abus des renseignements confidentiels obtenus;
  8. la disponibilité d’un autre professionnel du droit possédant un savoir-faire et une expérience comparables;
  9. l’augmentation des coûts, des délais et des inconvénients s’il faut retenir les services d’un autre professionnel du droit et le fait que ce dernier ne connaît pas le client ni les dossiers de ce dernier;
  10. la probabilité qu’un avocat ou notaire change de cabinet;
  11. les attentes raisonnables du ministère ou de l’organisme fédéral ayant besoin des services d’un mandataire pour le dossier ou le mandat de représentation en question;
  12. l’intérêt public;
  13. autres facteurs connexes.

Si le Ministère est d’avis qu’il existe un conflit réel, potentiel ou apparent par suite de la divulgation faite par le mandataire ou par suite de toute autre information transmise au juriste instructeur, le Ministère peut exiger que le mandataire prenne des mesures pour résoudre le conflit ou pour le régler d’une autre façon ou mettre fin à la nomination.

4.5 Devoir de dévouement

Le mandataire doit être dévoué au service des intérêts de la Couronne et il doit se garder de miner sa relation avec la Couronne.

Cette obligation envers la Couronne survit à la nomination en ce sens que le mandataire ne doit pas attaquer le travail juridique exécuté pendant la période où il était mandataire ni miner la position de la Couronne par rapport à des questions qui étaient au cœur de la nomination.

4.6 Obligation de franchise

Le mandataire est tenu de divulguer tous les facteurs liés à sa capacité d’assurer une représentation efficace à titre de mandataire de la Couronne. Cette obligation s’applique pendant toute la durée de la nomination.

4.7 Devoir de confidentialité

Le mandataire ne doit pas utiliser ni divulguer pour son bénéfice ou celui d’une tierce personne ou en défaveur de la Couronne les renseignements confidentiels de la Couronne qu’il a obtenus dans le cadre de sa nomination sans le consentement exprès de la Couronne.

Ni le mandataire, ni les membres du cabinet dont il fait partie, le cas échéant, ne doivent discuter de questions juridiques concernant le gouvernement du Canada en dehors du cabinet et avec des collègues à l’intérieur de celui-ci, sauf si :

  1. la Couronne l’autorise expressément;
  2. la loi ou un tribunal l’exige;
  3. l’ordre professionnel exige la transmission de l’information.

4.8 Renonciations à l’avance

En principe, le Ministère n’accorde pas d’autorisation, de renonciation ni d’engagement à l’avance ou de nature générale en matière de conflits d’intérêts.

4.9 Activités politiques

Le mandataire doit respecter le principe d’impartialité politique pendant qu’il représente la Couronne et l’intérêt public. En conséquence, le mandataire ne peut participer à des activités politiques qui entravent ou pourraient être perçues comme entravant sa capacité d’exercer les responsabilités de son mandat en toute objectivité sur le plan politique. L’avocat ou notaire autorisé ou les associés doivent divulguer immédiatement au juriste instructeur toute participation en tant que candidat ou agent officiel d’un candidat à une élection fédérale, provinciale ou territoriale pour permettre au Ministère d’établir une ligne de conduite pertinente.

5. Rôles et responsabilités

5.1 Principales personnes-ressources du cabinet du mandataire

Voici les responsabilités des personnes-ressources principales :

  1. l’associé-directeur du cabinet est chargé de la gestion de la relation d’affaires entre le cabinet et le Ministère pendant la durée du mandat visé par la nomination, y compris la désignation de personnes responsables de certains aspects de la nomination du mandataire, de l’obtention des attestations requises pour le compte du cabinet et de l’acceptation formelle de la lettre de nomination ainsi que des modifications subséquentes;
  2. l’avocat ou notaire principal est responsable de l’exécution du mandat, de la gestion de l’équipe juridique, notamment en ce qui concerne la délégation des tâches juridiques au niveau le plus économique et le plus qualifié des avocats ou notaires autorisés, ainsi que de l’obtention des directives et approbations nécessaires du Ministère, pendant la durée du mandat visé par la nomination;
  3. la personne-ressource en administration est chargée de la gestion des activités administratives et des questions de facturation et de paiement au nom du cabinet, pendant la durée du mandat visé par la nomination;
  4. l’agent de sécurité du cabinet (ASC) ou l’agent de sécurité du cabinet substitut (ASCS) est chargé de mettre en place et de gérer le système des contrôles et des mesures de sécurité dont le cabinet a besoin en accord avec le(s) niveau(x) de sécurité indiqué(s) dans la lettre de nomination.

Lorsqu’une obligation énoncée aux présentes est imposée au mandataire en qualité de cabinet, la personne-ressource compétente qui est désignée à l’égard de la question selon les indications du présent article est chargée d’assurer le respect de l’obligation conformément à ses responsabilités.

5.2 Juriste instructeur

Le juriste instructeur désigné dans la lettre de nomination est l’agent de liaison entre le mandataire et le Ministère. Le juriste instructeur est responsable des directives quotidiennes à donner à l’équipe du mandataire, notamment en ce qui concerne la communication d’instructions au mandataire, le suivi et l’évaluation du travail de celui-ci, le fait de s’assurer que le mandataire est informé des politiques ministérielles pertinentes et la prestation de conseils et d’assistance au besoin.

Lorsque les présentes Conditions exigent que le mandataire obtienne l’approbation du juriste instructeur, le mandataire obtient l’approbation en question par écrit avant d’agir. Exceptionnellement, lorsque le mandataire doit, en raison des circonstances, agir sans avoir obtenu l’approbation écrite du juriste instructeur, il avise celui-ci dès que possible de la situation et sollicite la ratification des mesures prises.

5.3 Avocats ou notaires autorisés et parajuristes

La lettre de nomination confirme le nom du ou des avocat(s) ou notaire(s) autorisé(s) et du ou des parajuriste(s) à fournir des services conformément au mandat visé par la nomination.

Le mandataire doit fournir des personnes dont les niveaux d’expérience correspondent à ceux qui sont mentionnés dans la lettre de nomination. S’il devenait nécessaire de modifier la liste des avocats ou notaires autorisés, le mandataire devra obtenir l’approbation appropriée du juriste instructeur avant que des services ne soient fournis. Si cette autorisation n’est pas obtenue à l’avance, le Ministère n’approuvera pas le paiement des honoraires relatifs aux services rendus.

Les personnes nommées à titre d’« avocat ou de notaire principal » et d’« associé directeur » doivent accepter les responsabilités pertinentes pendant la durée du mandat visé par la nomination. Cependant, si ces personnes ne sont plus disponibles pour poursuivre le travail, le mandataire doit en aviser le juriste instructeur. Le mandataire est tenu de trouver un ou des remplaçant(s) acceptable(s) possédant un degré de qualification et d’expérience au moins équivalent à celui de la ou des ressource(s) remplacée(s) et de solliciter l’approbation écrite du juriste instructeur avant de fournir le remplaçant en question. Le Ministère se réserve le droit d’interroger les remplaçants proposés sans frais pour le Canada.

Le mandataire doit aviser le Ministère de tout changement proposé à la « personne-ressource en administration », à l’« ASC » ou au « ASCS ».

6. Exigences en matière de sécurité

6.1 Généralités

Le mandataire doit prendre des mesures de sécurité afin d’avoir accès aux renseignements, biens et lieux de travail sécurisés sensibles du gouvernement. Ces mesures peuvent comprendre, s’il y a lieu, la nécessité d’un contrôle de la sécurité de l’organisation ainsi qu’un filtrage de sécurité de son personnel. En outre, le mandataire peut être tenu de prendre des mesures particulières en matière de sécurité physique et de la technologie de l’information (TI) en vue de protéger les renseignements et les biens dans ses locaux. Des exigences particulières en matière de sécurité sont décrites dans la lettre de nomination.

Ces mesures de sécurité visent à prévenir la communication, la consultation, la destruction, le retrait, la modification ou l’interruption non autorisés de renseignements et de biens sensibles du gouvernement fournis au mandataire ou produits par lui dans le cadre d’une nomination. Le mandataire doit mettre en œuvre des contrôles et des mesures de protection en accord avec les exigences de sécurité énoncées dans la lettre de nomination et toutes autres mesures de sécurité établies par le Ministère, selon les particularités du dossier.

Le gouvernement ne sera pas responsable des frais ni des demandes d’indemnité du mandataire découlant des mesures prises afin de respecter les exigences en matière de sécurité liées à la nomination.

6.2 Identification de renseignements et de biens sensibles

Le Ministère identifiera le niveau de sensibilité des renseignements et des biens auxquels le mandataire aura accès au cours de sa nomination, et ce, au moyen de l’une des classifications de sécurité suivantes, selon le cas : Protégé A, B ou C ou Classifié, ce qui comprend Confidentiel, Secret ou Très Secret. Le mandataire doit protéger les renseignements ou biens protégés et classifiés en accord avec les exigences en matière de sécurité énoncées dans la lettre de nomination.

Lorsqu’un mandataire crée des documents, il doit déterminer la pertinence de les marquer comme protégés ou classifiés, au niveau approprié, et s’assurer que les documents sont bien identifiés ainsi.

Le mandataire ne communiquera de renseignements ou de biens sensibles qu’aux personnes qui détiennent le niveau d’attestation de sécurité requis ET ont un « besoin de connaître » dans le cadre de la nomination en question. Le mandataire ne devrait pas conclure avec une tierce partie de contrat impliquant le partage de renseignements protégés ou classifiés sans consulter le juriste instructeur au préalable.

6.3 Vérification d’organisme

Une vérification d’organisme est une détermination par voie administrative à l’effet qu’un cabinet et son personnel détenant l’attestation de sécurité de personnel requise et ayant un « besoin de connaître » aux termes de la lettre de nomination, peuvent avoir accès aux renseignements, biens et lieux de travail sécurisés sensibles. Il y a deux types de vérification d’organisme : (1) une vérification d’organisme désigné (VOD) qui permet l’accès à des renseignements, des biens et des lieux de travail sécurisés; et (2) une attestation de sécurité d’installation (ASI) qui permet l’accès à des renseignements, des biens et des lieux de travail sécurisés classifiés jusqu’au niveau de classification spécifié.

À la demande écrite du cabinet, le Ministère procédera à une VOD ou à une ASI. La détermination de la délivrance au cabinet de l’une ou l’autre est à l’entière discrétion du Ministère. Dans le cadre de la vérification d’organisme, l’associé directeur du cabinet nommera un agent de sécurité du cabinet (ASC) et un agent de sécurité du cabinet substitut (ASCS) pour mettre en place et gérer le système de contrôle et de mesures de sécurité que le cabinet doit mettre en œuvre en accord avec le niveau de sécurité applicable au travail à exécuter et tel qu’indiqué dans la lettre de nomination. De plus, l’associé-directeur, ainsi que le ASC et l’ASCS et autres officiers principaux désignés, doivent obtenir l’attestation de sécurité au niveau requis.

6.4 Cote de sécurité individuelle

Toutes les personnes ayant un « besoin de connaître » qui, dans le cadre d’une nomination de mandataire, nécessitent l’accès aux renseignements, biens ou lieux de travail sécurisés sensibles, doivent détenir une attestation de sécurité du Gouvernement du Canada au niveau requis ou faire l’objet du contrôle de sécurité requis afin d’exécuter le travail dans le cadre de la nomination.

À la demande écrite du mandataire, le Ministère procédera aux enquêtes de sécurité sur les personnes admissibles devant avoir accès à des renseignements sensibles, conformément aux conditions de nomination. Les personnes devant avoir accès à des renseignements protégés doivent posséder une attestation de sécurité individuelle au niveau de la fiabilité, tandis que les personnes devant avoir accès à des renseignements classifiés doivent détenir une attestation de sécurité au niveau Confidentiel, Secret ou Très Secret, en accord avec les exigences énoncées dans la lettre de nomination. La délivrance d’une attestation de sécurité à l’égard d’une personne est laissée à l’entière discrétion du Ministère.

6.5 Exigences relatives à la sécurité physique et à la technologie de l’information

Lorsque le mandataire doit consulter, produire ou conserver des renseignements ou des biens protégés ou classifiés dans ses locaux, en plus de détenir une VOD ou une ASI, le cabinet doit détenir, ou collaborer avec le Ministère afin d’obtenir une autorisation de détenir des renseignements (ADR) valide au niveau requis le plus élevé applicable aux documents devant être protégés. Le ministère, sur demande écrite du mandataire, détermine si le cabinet a la capacité de satisfaire aux exigences physiques et administratives afin d’obtenir une ADR ainsi que de permettre l’usage et la protection des renseignements et biens sur les lieux.

Lorsque le mandat requiert des exigences relatives à la sécurité de la TI, le Ministère peut également procéder à une évaluation du système de la TI du mandataire qui sera utilisé pour traiter, transmettre et stocker les renseignements protégés et classifiés, afin de s’assurer que les meilleures mesures de protection ont été prises.

6.6 Inspection

Le Ministère se réserve le droit d’inspecter, à des intervalles raisonnables, les contrôles et les mesures de sécurité ainsi que les méthodes et les installations du mandataire afin de s’assurer de la conformité aux exigences relatives à la sécurité. Le mandataire devra coopérer avec le Ministère et lui donner accès à ses locaux ainsi qu’à tous les renseignements dont il aura besoin dans le cadre de l’inspection ou l’enquête.

Si le Ministère constate que le mandataire ne respecte pas les exigences susmentionnées, il présentera à celui-ci le relevé des lacunes constatées, et il pourra suspendre ou révoquer la VOD, l’ASI et/ou l’ADR du mandataire, ou prendre des mesures pour gérer les risques de sécurité, jusqu’à ce que les lacunes soient comblées à la satisfaction du Ministère.

7. Rapports

7.1 Exigences précises en matière de rapports

Le mandataire doit se conformer aux exigences en matière de rapports et de consultation que le juriste instructeur établit relativement aux dossiers. Ces exigences peuvent être décrites dans la lettre de nomination ou dans les directives que donne le juriste instructeur pendant la durée de la nomination.

À tout le moins, le mandataire doit :

  1. remettre au juriste instructeur des rapports d’étape réguliers sur l’avancement d’un dossier;
  2. informer en temps utile le juriste instructeur de tout élément important pouvant modifier le risque auquel la Couronne est exposée;
  3. tenir le juriste instructeur au courant des changements proposés au plan et au budget du dossier;
  4. soumettre à l’approbation du juriste instructeur toutes les propositions de règlement ou demandes d’autorisation relatives à un règlement;

et plus particulièrement dans le cadre d’un litige,

  1. obtenir le consentement du juriste instructeur avant d’accepter la date d’un procès;
  2. une fois la date d’un procès fixée, le mandataire et le juriste instructeur élaborent ensemble un plan du dossier;
  3. avertir sans délai le juriste instructeur de tout jugement ou décision défavorable, de sorte qu’une décision soit prise en ce qui a trait à un appel et aux directives concernant les mesures appropriées à prendre.

7.2 Communications avec le Ministère

Toutes les communications adressées au Ministère doivent porter le numéro de dossier de Justice ainsi que les numéros de cause et de facturation mentionnés dans la lettre de nomination.

8. Équité en matière d’emploi

Le Ministère encourage les mandataires à respecter la Politique sur l’équité au travail pour les mandataires, laquelle vise le respect et l’application des principes de l’équité en matière d’emploi ainsi que la prise d’engagements à cet égard par les professionnels du droit nommés à titre de mandataires de la ou du PGC. Le mandataire s’engage à communiquer de tels engagements de respecter les principes de l’équité dans le milieu de travail du Ministère à l’ensemble du personnel du cabinet ou, dans le cas de mandataires individuels, à l’ensemble du personnel du cabinet avec lequel le mandataire travaille directement.

9. Langues officielles

Le mandataire doit être en mesure de communiquer dans la langue officielle de l’autre partie à une instance engagée devant un tribunal fédéral, conformément à la Loi sur les langues officielles. Selon la politique générale du Ministère, les plaidoiries présentées devant un tribunal provincial ou territorial devraient se dérouler dans la langue officielle de l’autre partie, dans la mesure du possible.

Le mandataire est tenu de consulter le juriste instructeur immédiatement si de l’aide est nécessaire pour respecter les obligations en matière de langues officielles du Ministère.

10. Gestion de l’information

10.1 Conservation, archivage et retour des documents

Le Ministère doit conserver les dossiers de litiges et les dossiers de consultation pendant une période de douze ans suivant la date à laquelle la dernière mesure a été prise, et les dossiers relatifs aux biens immobiliers pendant une période de vingt-cinq ans. Le mandataire doit ainsi se conformer aux procédures écrites reçues du juriste instructeur au sujet de la tenue des dossiers actifs, ainsi que du retour, de l’archivage ou de la destruction des dossiers fermés et ce, sous réserve des exigences des ordres professionnels.

Les documents du Ministère en possession d’un mandataire ne peuvent être détruits que sur autorisation écrite du juriste instructeur.

10.2 Demandes parlementaires, des médias et autres

Seuls les porte-paroles désignés communiquent de l’information suite à des questions parlementaires, aux représentants des médias ou au grand public. Le mandataire n’est pas un porte-parole désigné, sauf sur autorisation écrite du juriste instructeur.

Le mandataire doit aviser sans délai le juriste instructeur lorsqu’un représentant des médias communique avec lui ou qu’il reçoit une demande de renseignements de la part des médias ou d’une demande parlementaire. Le juriste instructeur détermine ensuite la marche à suivre qui convient dans les circonstances et donne des directives en conséquence. Le mandataire n’est pas tenu de signaler à l’attention du juriste instructeur les demandes de renseignements portant sur des questions de routine, par exemple les dates de procès, sauf si les circonstances l’exigent.

Le mandataire ne doit pas établir de contact avec les médias sur quelque question que ce soit pendant sa nomination, à moins d’avoir reçu une approbation ou des directives précises du juriste instructeur à cet égard. Tout ce que le mandataire dit doit être considéré comme faisant partie du dossier et peut aboutir dans le domaine public. Par conséquent, le mandataire doit gérer avec le même soin et la même attention toute demande de renseignements provenant d’une personne par l’intermédiaire des médias sociaux, et non seulement au moyen des médias traditionnels.

10.3 Demandes d’accès à l’information

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Ministère est chargé du traitement de toutes les demandes reçues en application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Le paragraphe 4 (1) de la LAI donne aux particuliers un droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale.

Les documents des mandataires portant sur des questions qui concernent le ministère de la Justice sont réputés « relever » du ministère de la Justice aux fins de la LAI et de la LPRP. Lorsque le Ministère est tenu de répondre à une demande d’accès à l’information, le mandataire doit acheminer tous les documents demandés au Bureau de l’AIPRP conformément aux directives fournies par le juriste instructeur. Comme la LAI et la LPRP prévoient un délai strict de trente (30) jours, le mandataire doit répondre rapidement à la demande du juriste instructeur dans le délai prescrit.

Le mandataire ne doit pas répondre directement aux demandes d’autres institutions fédérales, provinciales ou municipales fondées sur la LAI ou sur la LPRP. Les demandes visant à obtenir ces documents doivent être acheminées immédiatement au juriste instructeur.

Le mandataire ne doit fournir aucune opinion juridique concernant les demandes d’accès à l’information aux organismes d’application de la loi ou aux ministères fédéraux. Toutes les demandes de cette nature doivent être acheminées immédiatement au juriste instructeur.

11. Divulgation proactive

Le mandataire consent à ce que l’information de base concernant la nomination soit communiquée au public, y compris celle concernant la facturation. Dans le cas où l’avocat ou notaire autorisé est un ancien fonctionnaire touchant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, le mandataire convient que ces renseignements seront affichés sur le site Web du Ministère dans le cadre des rapports de divulgation proactive.

12. Propriété des documents et dossiers

Tous les documents et tout le matériel créés au cours du travail mené dans le cadre de la nomination d’un mandataire appartiennent au Ministère.

Tout produit de recherche juridique, d’analyse juridique ou d’opinion juridique, qu’il s’agisse de notes manuscrites, de courriels ou de mémoires (à l’état d’ébauche ou à l’état officiel), appartient au Ministère.

13. Rémunération et facturation

13.1 Arrangement en matière de rémunération

La rémunération du mandataire est précisée dans la lettre de nomination et est assujettie aux dispositions énoncées ci-dessous. L’arrangement en matière de rémunération est négocié pour chaque nomination en fonction des circonstances particulières du travail en question, et il ne doit pas être considéré comme un précédent pour les nominations futures.

13.2 Services facturables

Le mandataire doit facturer les services juridiques livrés dans le cadre de son mandat. Il ne peut demander que les honoraires engagés par le personnel autorisé dans le cadre de la prestation de services juridiques, conformément aux dispositions négociées en matière de rémunération et énoncées dans la lettre de nomination.

Le mandataire doit se conformer aux principes gouvernementaux d’économie, d’efficience et d’efficacité en matière de dépenses, compte tenu du besoin de concilier l’importance du dossier pour le Ministère ou pour le ministère ou l’organisme fédéral concerné et ses responsabilités professionnelles.

13.3 Services non facturables

Les services fournis par des membres du personnel non explicitement autorisés à fournir les services conformément au mandat visé par la nomination ne sont pas des services facturables, ce qui comprend les services fournis par les recherchistes, les bibliothécaires, les secrétaires, les adjoints administratifs, les opérateurs et opératrices d’ordinateur, les teneurs de livres, les commis aux dossiers et documents organisationnels et d’autre nature et les commis au traitement de texte.

Le temps consacré à des tâches administratives n’apportant pas une « valeur légale ajoutée » n’est pas facturable. Le mandataire ne peut facturer séparément le travail de nature administrative. Voici des exemples de tâches administratives :

En outre, le Ministère ne remboursera pas le mandataire pour les tâches suivantes :

13.4 Coûts liés à l’impression et aux photocopies internes

Le mandataire doit limiter l’utilisation de photocopies et plutôt utiliser, dans la mesure du possible, l’échange de documents électroniques. Le mandataire ne sera pas remboursé pour les impressions au laser ni pour les photocopies destinées à un usage interne. Le mandataire sera toutefois remboursé au prix coûtant pour les photocopies nécessaires à des fins d’usage externe et directement liées au dossier, tant que le coût ne dépasse pas les taux facturés normalement par les entreprises commerciales offrant ce service.

13.5 Limite quotidienne des heures facturables

Les honoraires sont assujettis à une limite quotidienne maximale de dix heures, sauf indication différente dans la lettre de nomination ou autorisation contraire du juriste instructeur. Le Ministère n’acceptera pas les demandes de paiement d’honoraires dépassant cette limite, y compris les demandes relatives au temps de déplacement.

13.6 Travail exécuté par des stagiaires et par des parajuristes

Le mandataire peut faire appel à des parajuristes et à des stagiaires pour la prestation de services, pourvu que le recours à ces ressources soit prévu dans la lettre de nomination ou autorisé ultérieurement par le Ministère et que le travail en question soit exécuté conformément aux règles de l’ordre professionnel concerné. Le taux de rémunération des parajuristes et des stagiaires pour les services rendus est établi conformément à la lettre de nomination.

Les parajuristes et les stagiaires doivent accomplir uniquement des tâches et des activités qui exigent l’utilisation de compétences, de jugement et d’expérience en matière juridique acquis par une formation professionnelle et par la pratique (facteur de la « valeur légale ajoutée »). Bien que le mandataire puisse demander à des parajuristes ou à des stagiaires d’accomplir des tâches de secrétariat ou de bureau, le temps consacré aux tâches administratives ne peut être facturé. De plus, le mandataire ne doit facturer le temps passé à éduquer des associés, des étudiants, des parajuristes ou du personnel technique.

13.7 Débours

13.7.1 Services offerts par des tiers

Dans le cadre de l’exécution de son mandat, le mandataire peut sous-traiter en son propre nom du travail de nature non juridique à des fournisseurs de services indépendants. Le cas échéant, le mandataire doit signifier sans équivoque au fournisseur de services que le contrat lie le mandataire et le fournisseur de services et non la Couronne et le fournisseur de services.

Le Ministère traitera les dépenses relatives à la prestation de services par une tierce partie comme des débours. Le mandataire sera remboursé, au prix coûtant, sans aucune indemnité pour les frais généraux ou le profit, pour tous les débours nécessaires et raisonnables engagés dans le cadre de la prestation des services juridiques en vertu du mandat, sous réserve des conditions énoncées dans les sections ci-dessous. En engageant ces dépenses, le mandataire doit se conformer aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité en matière de dépenses des fonds publics.

13.7.2 Conditions de remboursement

Sauf indication contraire dans la lettre de nomination, le mandataire doit préalablement obtenir l’approbation écrite du juriste instructeur à l’égard de tous les débours dont la valeur dépasse 2 000 $Note de bas de page 2. Cette limite ne s’applique pas aux débours relatifs aux services de témoins experts et témoins factuels ni aux déplacements qui nécessitent tous une autorisation écrite préalable, peu importe leur valeur, avant de réserver ledit déplacement ou de retenir les experts ou témoins en question.

Lorsqu’il demande le remboursement d’une dépense pour laquelle une approbation écrite doit préalablement être obtenue, le mandataire doit fournir une copie de l’approbation pour appuyer la demande, ainsi qu’une copie de la facture du tiers fournisseur, de l’expert ou du témoin.

13.7.3 Frais de dépôt au tribunal

Le Ministère remboursera au mandataire les frais de dépôt au tribunal qu’il aura versés conformément aux barèmes établis des tribunaux.

13.7.4 Frais de déplacement et de subsistance

Le Ministère remboursera, au prix coûtant, les frais autorisés de déplacement et de subsistance que le mandataire aura raisonnablement et convenablement engagés dans l’exécution du travail, sans aucune indemnité pour les frais généraux ou le profit, conformément aux indemnités relatives aux repas, à l’utilisation d’un véhicule privé et aux faux frais qui sont précisées aux appendices B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et aux autres dispositions de la directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés », et conformément à l’article 7 de la directive du Conseil du Trésor intitulée Autorisations spéciales de voyager.

Le mandataire doit solliciter l’autorisation préalable du juriste instructeur et fournir à celui-ci une estimation des frais de déplacement anticipés au moment de cette sollicitation. Lorsqu’il fait les réservations relatives aux déplacements, le mandataire se fonde sur le moyen de transport le plus économique et le plus raisonnable.

Le mandataire doit choisir le tarif aérien le plus économique qui soit, compte tenu de l’itinéraire, et faire les réservations le plus longtemps possible à l’avance afin de bénéficier de la tarification par siège la plus avantageuse qui soit.

Le mandataire doit consulter le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada avant de faire des réservations d’hôtel ou de louer un véhicule, voir http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ACRDS/index-fra.aspx.

Le mandataire doit s’assurer que les réclamations pour frais de déplacement sont accompagnées des demandes relatives au travail de fond qui a été effectué sur le dossier et qui a nécessité le déplacement.

13.7.5 Temps de déplacement

Lorsque le mandataire est tenu de se déplacer à la demande du Canada, le temps consacré au déplacement entre les deux endroits, par le moyen de transport le plus économique et le plus raisonnable qui soit, peut être facturé à un taux n’excédant pas 50 % du taux horaire approuvé pour les avocats ou notaires, à moins que le mandataire soit en mesure de travailler sur un dossier au cours de son déplacement, auquel cas le taux approuvé peut s’appliquer.

13.7.6 Moyen de transport

Les déplacements en taxi, en navette ou au moyen des services de transport en commun sont des options pour les déplacements locaux sur une courte distance. Le Ministère remboursera au mandataire les frais réels, à condition que la demande soit accompagnée de reçus, quel que soit le montant réclamé. Le Ministère ne remboursera pas au mandataire les frais associés au déplacement entre le lieu de résidence et le lieu de travail habituel.

13.7.7 Kilométrage

Lorsque la voiture particulière du mandataire est utilisée aux fins d’un déplacement demandé par le Canada, le Ministère permettra au mandataire de réclamer, à titre d’indemnité, un montant fixe par kilomètre conformément aux indemnités prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

13.7.8 Frais de services postaux et de messagerie

Le mandataire ne sera pas remboursé pour les coûts liés à la transmission de documents par courrier ordinaire mais le sera pour les coûts liés à la transmission par messager.

13.7.9 Frais non facturables

Même s’il est possible que le mandataire engage ou ait raisonnablement et convenablement engagé les coûts suivants dans l’exécution du mandat, ces coûts sont considérés comme des coûts non facturables aux fins de la nomination :

14. Présentation des états de compte

14.1 Période facturation

Le mandataire doit, au minimum, facturer le Ministère à une fréquence trimestrielle.

L’exercice financier du gouvernement du Canada débute le 1er avril et prend fin le 31 mars de l’année suivante. Le mandataire doit facturer uniquement les services fournis et les dépenses engagées au cours d’un exercice donné et présenter tous les comptes (intermédiaires et définitifs) au plus tard le 10 avril du nouvel exercice pour le travail effectué au cours du précédent exercice, que le travail au dossier soit terminé ou non.

14.2 Demande de paiement d’honoraires

Le mandataire doit présenter tous les mois un état de compte détaillé au juriste instructeur à des fins de vérification. L’état de compte doit comporter une description détaillée des activités menées et du temps consacré à chacune d’elles par ordre chronologique. Chaque état de compte doit renvoyer à un dossier ou à un travail attribué.

La partie du compte portant sur les honoraires professionnels devrait être structurée de façon que le Ministère et le client puissent connaître ou déterminer aisément :

14.3 Demande de paiement de débours

Le mandataire doit détailler et consigner tous les débours au dossier approprié et les structurer de sorte que le Ministère et le client puissent déterminer aisément :

Sauf indication contraire, le Ministère exige que tout débours de plus de 50 $ soit accompagné d’une preuve justificative. Le mandataire doit en outre s’assurer que tous les reçus liés à des débours de moins de 50 $ soient conservés au dossier au cas où le Ministère les réclamerait.

Le mandataire doit soumettre les comptes en même temps que tous rapports ou documents exigés par le juriste instructeur.

14.4 Numéros de dossier et de facturation

Le mandataire doit s’assurer que les numéros de cas et de facturation apparaissant dans la lettre de nomination sont inscrits sur tous les comptes. L’omission d’un numéro ou l’inscription d’un numéro erroné risque d’entraîner un retard dans le traitement du compte ou le renvoi de celui-ci au mandataire pour correction.

14.5 Taxes

Les ministères et organismes fédéraux doivent payer les taxes applicables. Le taux de taxe à facturer est déterminé par la province ou le territoire dans lequel la fourniture est effectuée, soit le lieu de fourniture, et varie selon le genre de fourniture effectuée. Les règles sur le lieu de fourniture qui sont applicables se trouvent à l’adresse suivante : http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/gst-tps/gnrl/hst-tvh/menu-fra.html.

Dans les provinces participantes, la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente provinciale (TVP) ont été remplacées par la taxe de vente harmonisée (TVH). Dans les autres provinces et territoires, la TPS est imposée sur les produits et services taxables. Il peut aussi y avoir une taxe de vente provinciale ou une taxe de vente au détail en vigueur à laquelle le gouvernement peut ou non être exempté. Pour obtenir la liste des provinces participantes et les taux actuels de la TPS ou de la TVH de chaque province et territoire, le mandataire doit consulter le site suivant : http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/gst-tps/gnrl/menu-fra.html. Pour des renseignements additionnels, le mandataire doit consulter l’adresse suivante : https://apps.cra-arc.gc.ca/ebci/iesl/clicktotalk/ntr.action.

Il incombe entièrement au mandataire de facturer les taxes conformément aux lois applicables.

15. Examen des comptes des mandataires

Le Ministère est chargé de vérifier tous les comptes des mandataires avant que le paiement ne soit effectué. À cette fin, il examine le compte pour s’assurer qu’il est exact et complet, que les honoraires et dépenses sont raisonnables, eu égard aux services rendus, et qu’ils sont facturés conformément au mandat, à la lettre de nomination et aux présentes Conditions.

Lorsque le Ministère relève des problèmes liés aux services ou au compte, le juriste instructeur avise le mandataire dans les quinze (15) jours civils suivant la réception du compte en précisant le montant à corriger, à rajuster ou à mettre en suspens jusqu’à l’obtention d’éclaircissements ou de renseignements à l’appui de la part du mandataire, ainsi que des motifs connexes. Le Ministère vérifiera tout montant non contesté dans les quinze (15) jours civils suivant la réception du compte original, du compte rajusté ou des renseignements à l’appui.

16. Paiement

16.1 Période de paiement de trente jours

Ainsi que le prévoit la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du Conseil du Trésor, la période normale de paiement du Canada est de trente (30) jours. La période de paiement est calculée à compter de la date de réception d’une facture du mandataire dont le format et le contenu sont acceptables. Un paiement est considéré en souffrance le 31e jour suivant cette date, et des intérêts seront calculés automatiquement, conformément à l’article 16.2 ici-bas.

Lorsque la facture du mandataire doit être corrigée, rajustée ou complétée par des renseignements justificatifs, la période de paiement de trente (30) jours recommence à courir dès la réception de la facture révisée ou du travail corrigé ou remplacé. Le défaut du Ministère d’aviser le mandataire dans les quinze (15) jours civils n’aura pour seule conséquence que le fait que la date stipulée au paragraphe qui précède servira uniquement à calculer les intérêts sur les comptes en souffrance, comme le prévoit l’article 16.2 ici-bas.

16.2 Intérêts sur les comptes en souffrance

Le Canada versera au mandataire des intérêts simples, au taux moyen majoré de 3 p. 100 par an, sur toute somme en souffrance à partir du premier jour où la somme est en souffrance jusqu’au jour qui précède la date de paiement inclusivement. Le mandataire n’est pas tenu d’aviser le Canada pour que l’intérêt soit payable.

Le Canada versera des intérêts conformément à cet article seulement si le Canada est responsable du retard à payer le mandataire.

Les définitions suivantes s’appliquent au présent article :

16.3 Comptes en souffrance

Le mandataire doit adresser toute demande de renseignements concernant l’état de paiement d’un compte au juriste instructeur.

17. Rendement du mandataire

17.1 Évaluation du rendement

Le Ministère peut mener des évaluations périodiques du rendement des activités du mandataire. L’examen peut avoir une incidence sur le renouvellement d’une nomination existante ainsi que sur les possibilités à prendre en compte en vue d’éventuelles nominations. Le juriste instructeur ou un autre représentant du Ministère peut communiquer périodiquement avec le mandataire pour discuter du rendement et obtenir des précisions et des éclaircissements concernant la satisfaction du service, le prix et les résultats.

Le Ministère peut définir des critères d’évaluation précis dans la lettre de nomination et/ou dans l’énoncé de travail, ou encore dans les instructions données pendant la durée de la nomination.

18. Résiliation de la nomination

La nomination d’un mandataire est laissée à la discrétion de la ou du PGC, qui peut y mettre fin à tout moment sans préavis.

Si le mandataire a fait une fausse déclaration dans sa présentation ou qu’il formule une fausse déclaration dans le cadre de la nomination, cette déclaration pourra entraîner la résiliation aux termes des présentes Conditions. Si le mandataire fait faillite ou devient insolvable, le Ministère pourra résilier immédiatement la nomination.

S’il choisit de mettre fin à la nomination en raison du rendement du mandataire, le Ministère peut réduire ou refuser une facture, déposer une plainte auprès de l’ordre professionnel pertinent ou engager des poursuites civiles contre le mandataire, selon les circonstances.

Dès la résiliation de la nomination, le juriste instructeur peut exiger du mandataire qu’il remette au Ministère, de la manière et dans la mesure qu’il précise, toute partie du travail complétée qui n’a pas été livrée avant la résiliation.

19. Vérification

19.1 Vérification de la conformité

Le Ministère se réserve le droit de vérifier tous les documents que le mandataire crée et conserve dans l’exécution de son mandat afin de s’assurer que la lettre de nomination et les présentes Conditions sont respectées. Le mandataire doit se conformer intégralement à toute vérification.

19.2 Vérification financière

Le mandataire doit tenir des comptes et des registres appropriés faisant état du coût d’exécution du travail ainsi que des dépenses ou engagements effectués à l’égard de ce travail, et il doit conserver les factures, les reçus et les pièces justificatives qui s’y rattachent.

Si les conditions de la nomination comprennent des paiements pour le temps consacré par le mandataire, ses employés, ses représentants ou ses sous-traitants à l’exécution du travail, le mandataire doit tenir un registre du temps réel consacré chaque jour par chaque personne à l’exécution de toute partie du travail.

À moins d’avoir obtenu le consentement écrit du Ministère pour leur disposition, le mandataire doit conserver tous les renseignements décrits au présent article pendant six (6) ans après le dernier paiement reçu dans le cadre de la nomination ou jusqu’au règlement des litiges ou réclamations en cours, selon la plus tardive des deux dates.

Durant ce temps, le mandataire doit mettre ces documents à la disposition des représentants du Canada pour vérification, inspection et examen. Les représentants du Canada pourront tirer des copies et prendre des extraits des documents. Le mandataire doit mettre à leur disposition les installations nécessaires à l’occasion de telles vérifications et inspections et fournir les renseignements que les représentants du Canada lui demandent à l’occasion en vue d’effectuer une vérification complète.

Le montant réclamé en vertu de la nomination, calculé conformément aux dispositions de la lettre de nomination concernant la rémunération, pourra faire l’objet d’une vérification du gouvernement avant et après le versement du montant. Si une vérification a lieu après le versement, le mandataire convient de rembourser immédiatement tout montant excédentaire à la demande du Canada. Le Canada peut retenir, déduire et prélever tout crédit dû en vertu du présent article et impayé de tout montant que le Canada doit au mandataire (y compris en vertu d’autres nominations). Si, à quelque moment que ce soit, le Canada n’exerce pas ce droit, il ne le perd pas.

20. Règlement des différends

En cas de désaccord concernant un aspect du travail, des instructions données dans le cadre de la nomination, des questions contractuelles ou de facturation, les parties tentent de régler le différend au moyen de négociations ou autres mécanismes de règlement des différends mutuellement acceptables.

Tous les renseignements communiqués durant les négociations ou les mécanismes de règlement des différends subséquents seront considérés comme des renseignements communiqués « sous toute réserve » aux fins des négociations en vue d’une entente et doivent être considérés comme des renseignements à caractère confidentiel par les parties et leurs représentants, à moins que la loi ne le prévoie autrement. Toutefois, une preuve, qui est autrement admissible ou qui pourrait être communiquée, ne saurait être rendue inadmissible ou non communicable du fait qu’elle a été utilisée pendant la négociation ou tout autre mécanisme de règlement des différends.

21. Avis

Tout avis prévu dans la nomination doit être donné par écrit et peut être remis en main propre, par messager, par courrier, par télécopieur ou par tout autre moyen électronique qui fournit un support papier du texte de l’avis. Il doit être envoyé à l’adresse de la partie qui en est le destinataire, selon les précisions des conditions de la nomination. L’avis prend effet le jour de sa réception à cette adresse. Tout avis destiné au Canada doit être envoyé au juriste instructeur.

22. Maintien de certaines dispositions

Les obligations des parties concernant la confidentialité, les déclarations et garanties prévues dans la lettre de nomination et les présentes Conditions ainsi que les dispositions dont il est raisonnable de présumer, en raison de la nature des droits et des obligations, qu’elles devraient rester en vigueur, demeurent applicables malgré l’expiration ou la résiliation de la nomination.

Annexe A : Définitions

Sauf indication contraire selon le contexte,

« ancien fonctionnaire »
Ancien membre d’un ministère, selon la définition fournie dans la Loi sur la gestion des finances publiques, ancien membre des Forces armées ou de la Gendarmerie royale du Canada;
« ancien titulaire de charge publique »
Personne définie comme tel dans la Loi sur les conflits d’intérêts, c.-à-d. un ministre, un ministre d’État ou secrétaire parlementaire, un membre du personnel ministériel, un ministre de cabinet, y compris un conseiller, le directeur général des élections, un titulaire de charge nommé par le gouverneur en conseil, à l’exception de ceux exclus par la Loi, le titulaire d’une nomination ministérielle approuvée par le gouverneur en conseil, et une personne désignée en vertu des paragraphes 62.1(1) ou 62.2(1) de la Loi;
« juriste instructeur »
Juriste du ministère de la Justice désigné à titre de responsable de la gestion quotidienne du travail imparti, y compris l’instruction des mandataires ainsi que le suivi et l’évaluation de leur travail, et la coordination avec le ministère ou l’organisme client;
« avocat ou notaire autorisé »
Professionnel du droit au sein d’un cabinet donné nommé à titre de mandataire autorisé à travailler sur un dossier ou aspect du travail précis, conformément aux conditions du mandat visé par la nomination;
« biens »
Biens tangibles ou intangibles du gouvernement du Canada, notamment, à titre indicatif mais non exhaustif, l’information sous toutes ses formes (écrites, verbales et visuelles) et les supports, les réseaux, les systèmes, le matériel, les biens immobiliers, les ressources financières, la confiance des employés, la confiance du public et la réputation du gouvernement à l’échelle nationale et internationale;
« cabinet »
Entité juridique sous la forme d’une entreprise individuelle, d’une société de personnes ou d’une société par actions;
« Canada », « Couronne », « Sa Majesté » ou « gouvernement »
Sa Majesté la Reine du chef du Canada;
« débours »
Frais de parties tierces que le mandataire engage dans le cadre de la prestation des services visés par le mandat et que le Ministère aurait par ailleurs payés directement s’il s’était lui-même occupé de la transaction;
« document »
Information créée, reçue et conservée par une organisation ou une personne à des fins opérationnelles ou d’obligations juridiques, ou les deux, quels qu’en soient la forme ou le support. Comprend toute correspondance, mémoire, livre, plan, carte, dessin, schéma, œuvre picturale ou graphique, photographie, film, microfiche, phonogramme, bande vidéo, document informatisé, et tout autre document, quelles que soient sa présentation ou ses caractéristiques physiques, et toute copie de celui-ci;
« énoncé de travail »
Description de la nature de la nomination du mandataire, y compris le mandat, la portée, le profil de l’équipe juridique ainsi que les rôles et responsabilités connexes;
« mandat »
Ensemble des activités que le mandataire doit exécuter et des services qu’il doit fournir dans le cadre de la nomination, suivant la description de l’énoncé de travail et de la lettre de nomination;
« mandataire »
Professionnel du droit du secteur privé, y compris un avocat, un cabinet d’avocats, un notaire, une étude de notaires, un professeur de droit ou un ancien juge, selon le cas, que la ou le PGC nomme pour la prestation de services juridiques précis destinés à la Couronne. Sauf indication contraire dans les présentes Conditions, « mandataire » s’entend à la fois de la personne nommée à titre « d’avocat ou notaire autorisé » et du cabinet dont la personne fait partie;
« mandataire permanent »
Mandataire nommé pour une période déterminée pour l’exécution du travail défini sur une base récurrente, selon les besoins;
« mandataire spécial »
Mandataire nommé pour fournir des services concernant un dossier spécifique et/ou travail précis ou un aspect du dossier et/ou du travail précis;
« Ministère »
Le ministère de la Justice;
« nomination »
Exercice, par la ou le PGC, de son pouvoir de sélection et de nomination d’un professionnel du droit du secteur privé qui agira à titre de mandataire de la Couronne et fournira des services juridiques déterminés;
« numéro de cas »
Numéro attribué à un dossier par le système financier du Ministère pour suivre les détails sur la nomination d’un mandataire. Ce numéro est fourni au mandataire dans la lettre de nomination;
« numéro de dossier »
Numéro attribué à un document ou dossier électronique tenu par un juriste instructeur aux fins de la gestion de cas, de la comptabilisation du temps, de la gestion de documents et de la production de rapports. Ce numéro est fourni au mandataire dans la lettre de nomination;
« numéro de facturation »
Numéro attribué à un dossier par le système financier du Ministère aux fins de facturation et de rapports. Ce numéro est fourni au mandataire dans la lettre de nomination;
« ordre professionnel »
Organisme qui régit les avocats ou les notaires au Canada, dans une province ou un territoire donné;
« parties »
Le mandataire et le Canada, représenté par la ou le PGC;
« professionnel du droit »
Avocat, cabinet d’avocats, notaire, étude de notaires, professeur de droit ou ancien juge, selon le cas;
« renseignements sensibles »
Renseignements gouvernementaux qui ont été désignés comme protégés ou classifiés;
« services juridiques »
Prestation de conseils et d’avis juridiques, encadrement et conduite du contentieux; rédaction de textes de loi ou de textes réglementaires; négociation et rédaction de documents juridiques tels que contrats, accords, etc. ou fourniture d’une assistance générale sur des questions ayant une incidence sur la position juridique d’un client, selon le cas.