États financiers
Annexe
1. Introduction
Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère de la Justice qui figure comme préface dans les états financiers de l'exercice 2009-2010. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le présent document contient des renseignements sommaires sur les mesures prises par le ministère de la Justice (le ministère) en vue de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations menées par le ministère jusqu'au 31 mars 2010, des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre au ministère.
1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme
Il est possible d'obtenir de l'information détaillée sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme du ministère de la Justice en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et la Section I du Rapport sur les plans et les priorités.
1.2 Principales données financières
Voici les principales données financières extraites des états financiers de l'exercice 2009-2010 :
- Les dépenses totales ont atteint 1,075 milliard de dollars. Les salaires constituent la majorité des dépenses (52 % ou 555 millions de dollars pour 4 700 employés), et sont suivis des paiements de transfert (35 % ou 373 millions de dollars).
- Les revenus totaux se sont chiffrés à 271 millions de dollars, provenant principalement de la vente de services juridiques (262 millions de dollars) aux ministères et organismes fédéraux.
- Les sommes à recevoir du Trésor pour répondre aux besoins futurs de liquidités sont de 445 millions de dollars, soit 88 % de l'actif total (504 millions de dollars), et les immobilisations corporelles représentent 40 millions de dollars ou 8 %.
- Les paiements de transfert payables représentent 400 millions de dollars (68 %) de l'ensemble des charges à payer (585 millions de dollars). Les comptes créditeurs et les charges à payer représentent 70 millions de dollars (12 %) du passif total.
- Le compte du droit familial a reçu 168 millions de dollars en saisie-arrêt et le même montant a été versé aux provinces et aux territoires pour payer les personnes ayant droit à une pension alimentaire.
- La fonction de la gestion financière et de la comptabilité est également décentralisée dans six bureaux régionaux du ministère, lesquels engagent, approuvent, traitent et inscrivent une part importante des dépenses de fonctionnement.
- Le ministère utilise le Système intégré des finances et du matériel (SIFM), une application logicielle exploitée à partir de SAP, à titre de principal système financier, de même que plusieurs systèmes sources qui sont indispensables à ses activités et à la préparation des rapports financiers.
D'autres renseignements financiers relatifs à l'exercice 2009-2010 du ministère figurent à la Section III, intitulée Renseignements supplémentaires, du Rapport ministériel sur le rendement de même que dans les Comptes publics du Canada.
1.3 Ententes de services s'appliquant aux états financiers
Le ministère de la Justice a recours à certaines organisations pour le traitement de certaines opérations ou la diffusion d'un certain nombre de renseignements qui influent sur ses états financiers :
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère centralement le paiement des salaires et des avantages sociaux, l'acquisition de certains biens et services ainsi que la fourniture d'installations, pour le compte du ministère.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des chiffres annuels concernant les régimes de soins de santé et de soins dentaires étant financés centralement, et procure des renseignements utilisés pour le calcul de diverses charges de paye et indemnités, comme les indemnités de départ versées aux employés.
- Le Service des poursuites pénales du Canada fournit certains services organisationnels à la région du Nord se rattachant au ministère.
D'autres organisations ont aussi recours aux données du ministère de la Justice :
- Le ministère est un fournisseur de services communs en matière juridique pour des ministères et des organismes fédéraux et il facture par conséquent ces organisations pour la prestation de ses services juridiques en vertu des ententes à cet effet; le ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu'il offre gratuitement.
- Le ministère donne des renseignements sur les litiges en cours afin d'aider les ministères et les organismes fédéraux à établir des rapports sur les éventualités.
- Le ministère fournit certains services organisationnels (internes) au Service des poursuites pénales du Canada.
- Le ministère appuie les gouvernements provinciaux et territoriaux dans l'exécution des ordonnances alimentaires et des ententes familiales en interceptant les paiements fédéraux destinés aux personnes dont les versements de pensions alimentaires sont en souffrance.
Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus dans les états financiers en consultant la note 10 – Compte du droit familial, et la note 14 – Opérations entre apparentés.
1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2009-2010
Les seuls changements importants apportés aux états financiers ministériels en 2009-2010 ont été l'amélioration de la gouvernance à la suite de l'introduction du modèle du dirigeant principal des finances et la mise en œuvre du Comité ministériel de vérification.
2. Environnement de contrôle du ministère de la Justice facilitant le contrôle interne en matière de rapports financiers
Le ministère de la Justice reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer avec compétence leurs responsabilités à cet égard. Le ministère a pour objectif d'améliorer continuellement son environnement de contrôle interne pour s'assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qu'il est possible d'améliorer et d'innover constamment.
2.1 Positions, rôles et responsabilités clés
Les membres ou les titulaires des principaux comités et postes clés du ministère de la Justice énumérés ci-dessous sont chargés d'assurer et d'examiner l'efficacité du système de CIRF :
- Sous-ministre
- À titre d'agent comptable, le Sous-ministre assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, le Sous-ministre préside le Comité ministériel de vérification et le Conseil de la haute direction.
- Dirigeant principal des finances (DPF)
- Le DPF relève directement du sous-ministre et il exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l'évaluation annuelle.
- Cadres supérieurs ministériels
- Les cadres supérieurs ministériels chargés d'administrer les programmes et la prestation des services sont responsables d'assurer et d'examiner l'efficacité des aspects du système de CIRF qui s'inscrivent dans leur mandat.
- Agent principal de la vérification (APV)
- L'APV relève directement du Sous-ministre et il fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l'efficacité du système de CIRF.
- Comité ministériel de vérification (CMV)
- Le CMV est un comité consultatif qui présente un point de vue objectif sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du ministère. Comptant le sous-ministre et deux membres externes (un troisième a été nommé le 22 avril 2010), il a été formé en 2009‑2010. Il examine le profil de risque ministériel, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.
- Conseil de la haute direction (CHD)
- À titre d'organisme décisionnel central, le CHD examine, approuve et surveille le profil de risque ministériel et le système ministériel de contrôle interne, notamment l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF.
- Comité de la vérification et de l'évaluation
- Ce comité consultatif interne aide le sous-ministre à assumer ses responsabilités en ce qui concerne la vérification et l'évaluation. Ce comité a été dissous au cours de l'exercice 2009-2010 et le CHD et le CMV assument maintenant ses fonctions.
2.2 Mesures clés prises par le ministère de la Justice
L'environnement de contrôle du ministère de la Justice prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures prises à l'échelle de l'organisation, mentionnons :
- Une structure de gouvernance établie et une orientation stratégique donnée par le Conseil de la haute direction, les comités permanents du CHD, le conseil exécutif des cadres supérieurs, et le Comité ministériel de vérification ministériel.
- Le maintien des valeurs de la fonction publique grâce au bureau ministériel responsable de l'intégrité et de la gestion des conflits en milieu de travail, qui veille au respect des valeurs, de l'éthique, du code de conduite, à la gestion informelle des conflits et la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles.
- La création d'une division responsable de la planification stratégique, du risque et de l'analyse du milieu qui coordonne et soutient la planification à l'échelle du ministère, notamment la planification intégrée des activités, la gestion des risques, l'analyse de l'environnement, et la préparation du profil de risque de l'organisation approuvé par le Conseil de la haute direction.
- L'établissement de rapports réguliers sur le rendement financier et d'ententes de rendement annuelles précisant clairement les responsabilités en matière de gestion financière.
- Des politiques et un plan de gestion des ressources humaines prévoyant des activités d'apprentissage et la planification de la relève.
- La mise à jour régulière des instruments de délégation des pouvoirs financiers.
- Des politiques et des procédures adaptées à l'environnement de contrôle du ministère de la Justice.
- De la formation et la diffusion d'informations dans le domaine de la gestion financière.
- Des systèmes de traitement de la technologie de l'information (TI) permettant une sécurité, une intégrité, une efficacité et une efficience accrues.
- La documentation des principaux processus opérationnels, des risques qui s'y rattachent et des points de contrôle afin d'appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF.
- Une unité au sein de la direction générale du DPF spécialisée dans le contrôle interne en matière de rapports financiers.
- Un plan de vérification interne fondé sur les risques.
3. Évaluation du système de contrôles internes du ministère de la Justice en matière de rapports financiers
3.1 Évaluation de base
En 2004, le gouvernement du Canada a lancé une initiative visant à évaluer la capacité des ministères à soutenir des vérifications de leurs états financiers fondées sur les contrôles, lesquelles dépendent de l'efficacité des systèmes de contrôles internes. C'est pourquoi depuis 2006, et plus récemment à la suite de la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne, les grands ministères, dont le ministère de la Justice, structurent la gestion de leurs systèmes de CIRF, évaluent leur état de préparation et élaborent des plans d'action.
Que ce soit pour appuyer les vérifications fondées sur les contrôles ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le ministère doit être en mesure de maintenir l'efficacité du système de CIRF, en ayant pour objectif de fournir l'assurance raisonnable que : a) les opérations sont dûment autorisées, b) les dossiers financiers sont adéquatement tenus, c) les actifs sont protégés, d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.
Ce faisant, le ministère de la Justice doit évaluer l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de contrôles internes en matière de rapports financiers afin d'en soutenir l'amélioration continue (surveillance continue).
- L'efficacité de la conception
- Signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont adaptés aux risques (c'est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer) et que tous les correctifs ont été apportés. Cela inclut, au besoin, la mise en correspondance des processus et systèmes de TI clés avec les principaux comptes et les emplacements.
- L'efficacité opérationnelle
- Signifie que les contrôles clés ont été mis à l'essai au cours d'une période déterminée et que tous les correctifs nécessaires ont été apportés. Ces essais portent sur tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau organisationnel (ou de l'entité), qu'au niveau des processus opérationnels et des systèmes généraux de TI.
- La surveillance continue
- Signifie qu'une approche systématique et intégrée de surveillance est en place, notamment la tenue d'évaluations périodiques fondées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps opportun.
3.2 Portée de l'évaluation et méthode
En vue de se préparer à la vérification fondée sur les contrôles, le ministère de la Justice a eu recours à une approche en trois étapes : 1) une évaluation de l'état de préparation de la vérification, 2) une vérification pilote et une vérification réelle de ses états financiers, et 3) une surveillance et un maintien continus.
D'abord, comme première étape, une évaluation de l'état de préparation de la vérification a eu lieu en 2006 avec l'aide d'une firme d'experts-conseils indépendante. Cette première évaluation de base a été complétée par plusieurs autres projets réalisés entre 2006 et 2008 tenant compte de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle. Il s'agissait notamment de ce qui suit :
- Recueillir les renseignements disponibles concernant les processus, les emplacements géographiques, les risques et les contrôles se rapportant au CIRF.
- Mettre en correspondance les processus clés avec la définition et la documentation concernant les points de contrôle des principaux risques et, en se fondant sur l'importance, le nombre, la complexité, l'emplacement géographique, la vulnérabilité aux pertes ou à la fraude, l'objet des observations de la vérification, l'historique, l'attention suscitée à l'extérieur et le recours à une tierce partie; ces processus clés ont tout particulièrement été mis en évidence à l'intention des bureaux régionaux et de l'administration centrale :
- Paye
- Charges de fonctionnement et d'entretien
- Paiements de transfert
- Revenus de services juridiques
- Immobilisations
- Compte et frais afférents au droit de la famille
- Ententes interministérielles
- Rapports financiers
- Passer en revue les contrôles TI généraux et les contrôles des applications reliés aux systèmes utilisés pour les rapports financiers en recueillant des renseignements auprès du personnel des secteurs informatiques et financiers, en observant les paramètres des applications et les contrôles concernant la sécurité matérielle, et en examinant la documentation à cet effet.
- Effectuer les procédures spécifiées pour vérifier l'efficacité opérationnelle des contrôles clés internes en matière de rapports financiers en ce qui concerne les opérations touchant les revenus et les dépenses.
Ensuite, comme deuxième étape, le ministère a présenté son état de préparation pour subir une vérification de ses états financiers fondée sur les contrôles, et effectuée par le Bureau du contrôleur général (BCG) en juillet 2008. Cet état de préparation s'ajoutait aux mesures prises lors de la première étape, de même que par une vérification des soldes de clôture des actifs et des passifs du ministère effectuée par un cabinet de comptables indépendant le 31 mars 2007. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a réalisé une vérification pilote des états financiers de 2007-2008, la vérification réelle des états financiers de 2008-2009, et une vérification intérimaire des états financiers de 2009-2010.
Finalement, comme troisième étape, le ministère a créé une unité au sein de la direction générale du DPF chargée de veiller au maintien du cadre de CIRF ainsi qu'à la surveillance et à l'évaluation constantes du système de CIRF. Cette unité vérifie l'efficacité opérationnelle de certains contrôles clés sélectionnés en fonction d'un échantillon statistique. Elle examine les lignes directrices et les processus proposés dans le contexte de CIRF, agit à titre d'agent de liaison ministériel pour les vérifications touchant des aspects financiers, et travaille donc en étroite collaboration avec les vérificateurs du BVG chargés de vérifier les états financiers. Grâce à l'engagement de la direction générale du DPF et de la communauté financière en général, elle effectue le suivi des plans d'action élaborés par la direction à la suite des constatations des vérificateurs, y compris celles du BCG et de la Direction générale de la vérification interne du ministère.
- Vérifications horizontales effectuées par le Bureau du contrôleur général
- Vérifications internes effectuées par le ministère de la Justice
4. Résultats de l'évaluation du ministère de la Justice
Compte tenu de l'approche d'évaluation décrite plus haut, le ministère de la Justice :
- a documenté son cadre de CIRF en ce qui concerne les processus clés et les systèmes de TI utilisés pour les états financiers;
- a évalué l'efficacité de conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF en ce qui concerne ces processus clés;
- a obtenu, le 31 mars 2007, un avis de vérification sans réserve d'un cabinet de comptables indépendant sur les soldes de clôture de ses actifs et de ses passifs;
- a effectué une vérification pilote fondée sur les contrôles telle que celle réalisée par le BVG relativement à ses états financiers de 2007-2008;
- a reçu un avis de vérification sans réserve du BVG en ce qui concerne ses états financiers de 2008-2009 et est le premier des grands ministères à l'avoir fait;
- a participé à la vérification intérimaire de ses états financiers de 2009-2010 effectuée par le BVG;
- a créé une unité au sein de la Direction générale du DPF (dirigeant principal des finances) chargée de veiller au maintien du cadre de CIRF, d'effectuer des essais des contrôles clés, d'assurer la liaison avec les vérificateurs et de faire le suivi auprès de la direction sur les constatations des vérificateurs.
Un résumé des constatations les plus importantes des évaluations de l'efficacité du système de contrôles internes en matière de rapports financiers figure ci-après.
4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés
Dans le cadre des essais sur l'efficacité de la conception, le ministère de la Justice a mis à jour tous les documents relatifs aux processus opérationnels et validé les processus clés auprès des intervenants. Il s'est assuré que la documentation sur les processus correspondait à la réalité et que des corrections étaient apportées au besoin à la documentation ou au processus réellement suivi. Ces activités ont été menées à l'administration centrale et dans tous les bureaux régionaux. De plus, le ministère s'est assuré que les contrôles clés étaient adaptés aux risques correspondants.
L'évaluation de l'efficacité de la conception a fait ressortir les besoins suivants :
Documentation
- Uniformiser la portée, la profondeur et la présentation des documents sur les contrôles et les procédures, qui ne sont pas les mêmes à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux.
- Mettre à jour la méthode comptable du ministère en ce qui concerne les immobilisations corporelles et la rendre officielle.
- Documenter et évaluer les contrôles existants au niveau de l'entité, c'est-à-dire les contrôles ayant une incidence dans toute l'organisation et qui contribuent à assurer le respect des directives de la gestion dans toute l'organisation.
Intégrité des données, sources et rapprochements
- Analyser les seuils pour l'enregistrement des immobilisations corporelles, y compris l'application de normes pour la capitalisation des grands projets comme ceux concernant les systèmes de TI et les améliorations locatives.
- Améliorer le suivi et la mise à jour des documents comptables liés aux immobilisations corporelles et effectuer un suivi de l'utilisation des immobilisations après leur acquisition.
- Augmenter le nombre de pièces justificatives relatives aux sources des soldes de comptes et aux montants indiqués dans les états financiers, notamment les documents de travail, les rapports des systèmes, les estimations de la direction et les rapprochements faits.
Gestion des systèmes généraux de TI
- Resserrer les contrôles visant l'accès aux programmes et aux données de TI, les changements apportés aux programmes de TI, ainsi que la procédure de sauvegarde et de récupération des données.
- Création de contrôles compensatoires pour la mise en application des autorisations électroniques des demandes de voyage et frais de voyage traitées par l'entremise de l'Outil de gestion des dépenses (OGD).
Surveillance et assurance de la qualité dans la préparation des états financiers
- Clarifier davantage les rôles et les responsabilités du groupe de la comptabilité ministérielle et des rapports ministériels de même que ceux de toutes les directions générales et de tous les programmes.
- Améliorer les fonctions de remise en question et d'assurance de la qualité s'appliquant à la balance de vérification, aux montants et autres renseignements communiqués dans les états financiers.
Utilisation des processus des autres ministères
- Reconnaître que des systèmes de contrôles internes et de l'information financière d'autres ministères, tels que TPSGC et le SCT, sont utilisés, de même que la nécessité de documenter les processus et d'avoir des discussions à ce sujet avec les intervenants lorsque cette utilisation est nécessaire.
4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés
Lorsqu'il a évalué l'efficacité opérationnelle des contrôles clés, le ministère de la Justice a pris en compte les résultats des vérifications des états financiers effectuées par le BVG, des vérifications horizontales internes du BCG et de celles du ministère, de l'examen des contrôles qu'a effectué un cabinet de comptables indépendant et des essais réalisés par l'unité ministérielle responsable du CIRF. Ces vérifications, examens et essais ont porté sur les contrôles au niveau de l'entité, de son système général de TI et des processus opérationnels.
Les résultats des différentes évaluations de l'efficacité opérationnelle ont fait ressortir les besoins suivants :
Contrôles des processus opérationnels
- Insérer aux dossiers tous les documents à l'appui des calculs, de l'examen, de l'autorisation et de la surveillance des interventions de paye.
- Clarifier le traitement comptable des dépenses annuelles engagées pour l'entretien et les licences de logiciels.
- Utiliser le codage financier approprié pour les dépenses.
- Resserrer les contrôles s'appliquant aux changements apportés aux données sur les fournisseurs dans le système comptable (SIFM).
- Respecter les pouvoirs conférés en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) en ce qui concerne l'engagement, le paiement et l'autorisation des dépenses.
- Respecter le Règlement sur l'émission des chèques issu de la LGFP en ce qui concerne la nature des opérations de paiement effectuées par l'intermédiaire de comptes bancaires ministériels.
Gestion des contrôles des systèmes généraux de TI
- Améliorer les contrôles en matière de sécurité, y compris l'accès des utilisateurs, les paramètres relatifs aux mots de passe et l'administration des codes d'identification, pour le système de paye régional, le SIFM et le système de TI du programme du droit de la famille.
Contrôles au niveau de l'entité
- Avoir un ensemble d'objectifs et d'indicateurs de rendement cohérents et mesurables pour la fonction finances dans tous les bureaux régionaux.
- Disposer de lignes directrices et de procédures écrites pour aider au maintien de la délégation des instruments de pouvoirs financiers.
4.3 Programme de surveillance continue
Une unité spécialisée au sein de la Direction générale du DPF est responsable d'instaurer une approche bien intégrée d'évaluation, fondée sur le risque, des contrôles internes du ministère en matière de rapports financiers. Cette unité a fait le suivit de toutes les mesures correctives requises concernant les contrôles au niveau de l'entité, de son système général de TI et des processus opérationnels fondé sur des vérifications, des lettres de recommandations et d'autres évaluations; elle a de plus examiné les contrôles clés élaborés dans le cadre des nouvelles lignes directrices et des nouveaux processus, et fourni une rétroaction les concernant. Elle a mis à l'essai les transactions relatives aux dépenses de voyages et de frais d'accueils en fonction d'un échantillon statistique. Durant les vérifications des états financiers par le BVG, l'unité, qui a également pour rôle d'assurer la liaison, a participé à la revue générale des processus effectué par les vérificateurs, a mis à jour les organigrammes des processus opérationnels, a fait un examen indépendant des dossiers échantillonnés, et a effectué une analyse approfondie de tous les préoccupations reliées aux contrôles.
Un examen effectué dans le cadre du programme de surveillance continue a fait ressortir les besoins suivants :
- Élaborer un cadre de surveillance officiel des risques pour le CIRF qui identifiera les contrôles clés devant être mis à l'essai pendant une période déterminée, ainsi que le choix des lieux, la période d'essai, et la méthode et la fréquence des essais.
- Mettre en place un programme de surveillance bien intégré pour sensibiliser les employés à tous les niveaux au système de CIRF, les aider à le comprendre davantage et à acquérir les connaissances, les compétences et les outils nécessaires, et pour renforcer les comportements positifs.
5. Plan d'action du ministère de la Justice
5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2010
Le ministère de la Justice a fait des progrès considérables en ce qui concerne l'évaluation et l'amélioration des contrôles clés de son système de CIRF, comme en témoigne sa capacité à réaliser une vérification de ses états financiers de 2008-2009 fondée sur les contrôles, et à tenir des états financiers vérifiables en 2009-2010.
Un résumé des progrès réalisés par le ministère figure ci-après. Les mesures correctives prises à ce jour l'ont été selon un ordre de priorité établi à la lumière d'une évaluation des risques.
Le ministère de la Justice a réalisé le travail suivant pour donner suite aux constatations :
- A documenté, par l'entremise d'un cadre commun de CIRF, les processus opérationnels clés et les points de contrôle connexes pour les bureaux régionaux et l'administration centrale.
- A mis à jour et finalisé les lignes directrices et procédures comptables relatives aux immobilisations corporelles; a offert une formation à l'échelle du ministère; a élaboré et communiqué des normes pour la capitalisation des projets liés aux systèmes de TI, aux logiciels et aux améliorations locatives,a analysé les seuils concernant la capitalisation, modifié les seuils de certaines catégories de biens, et a révisé les registres comptables en conséquence.
- A classé par catégorie les documents de travail pouvant justifier les soldes de comptes, les analyses des écarts, et le bien-fondé des estimations de la direction dans les dossiers des états financiers et des vérifications.
- A engagé du personnel supplémentaire pour travailler dans l'unité responsable de la comptabilité et des rapports et a clairement défini leurs rôles et responsabilités, qui consistent notamment à améliorer les fonctions de remise en question et d'assurance de la qualité en ce qui concerne la balance de vérification et les états financiers.
- A mis en place les contrôles compensatoires requis à l'échelle du ministère pour les autorisations électroniques de voyage par l'intermédiaire du système OGD.
- A communiqué à la grandeur du ministère, au moyen de séances de formation, de visites effectuées dans les régions et de la diffusion de bulletins sur la comptabilité, ce qui était requis pour se conformer aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP.
- A émis une directive générale sur les services de rémunération aux agents responsables du contrôle et de la sécurité qui résume les procédures à suivre pour l'accès des utilisateurs au système régional de paye, la gestion des listes de paye et la surveillance de l'aspect sécurité du système régional de paye.
- A redéfini l'accès des utilisateurs aux programmes et aux données du SIFM à l'intention du personnel des services fonctionnels et des services de TI, et a clarifié les nouveaux rôles et profils en place.
- A effectué une analyse des écarts pour évaluer la mesure dans laquelle les activités financières du ministère sont conformes aux exigences du Cadre des politiques de gestion financière, de la Politique sur les paiements de transfert et de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière.
Le ministère de la Justice a beaucoup progressé concernant le travail suivant réalisé dans le but de donner suite aux constatations :
- A initié les fonctionnalités destinées au suivi des modifications apportées au système dans le SIFM, et qui donneront lieu à une amélioration de la gestion, de la documentation et des approbations des modifications au système.
- A analysé la nature des opérations de paiement effectuées dans les comptes bancaires ministériels; réalise actuellement une étude de rentabilité en vue d'obtenir une exemption du Règlement sur l'émission des chèques pour certaines utilisations de comptes; et a donné une formation au personnel des bureaux régionaux.
- A normalisé les processus et les procédures pour tenir à jour les fiches maîtresses sur les fournisseurs dans le SIFM qui sont actuellement en train d'être documentés et mis en œuvre.
- Les rôles et les responsabilités du personnel ministériel concernant la gestion financière sont clarifiés, un matrice est en train d'être élaboré, les intervenants consultés et des informations seront bientôt communiquées.
- Des politiques et des procédures sont élaborées pour aider au maintien des instruments de délégation en matière de pouvoirs de signature des documents financiers.
- Les contrôles existant au niveau de l'entité ont été documentés et partiellement évalués.
Le ministère de la Justice a commencé le travail suivant dans le but de donner suite aux constatations :
- Examen du plan comptable du ministère et de la structure de codage financier.
- Création d'un groupe de travail sur les normes en matière de vérification pour l'amélioration des contrôles internes et de la documentation relativement aux interventions de paye.
- Remplacement du système de TI pour le programme du droit de la famille, ce qui constitue une occasion de renforcer les contrôles en matière de TI.
- Confirmation de l'existence de certaines immobilisations.
- Élaboration d'un plan et des résultats attendus pour la réalisation de pratiques uniformes et d'efficiences concernant la vérification des paiements, le tout conformément à l'article 33 de la LGFP.
- Élaboration de mesures et d'indicateurs de rendement stratégiques qui formeront un tableau de bord équilibré pour la fonction finances.
- Participation à des comités de travail interministériels qui se penchent sur des approches concernant le recours à des systèmes de contrôles internes et à de l'information financière provenant d'autres ministères.
5.2 Plan d'action
Le plan d'action pour l'année 2010-2011 et les années subséquentes consiste à rendre officiel le programme de surveillance continue de l'efficacité du système ministériel de CIRF. Il s'agit entre autres d'exercer des activités de surveillance et de réaliser des essais de l'efficacité opérationnelle des contrôles internes clés en matière financière, de réaliser des examens périodiques des contrôles au niveau de l'entité et des systèmes généraux de TI, de faire le suivi sur la progression des plans d'action de la gestion en réponse aux recommandations des vérificateurs et autres recommandations, et d'examiner et mettre à l'essai l'efficacité de nouveaux contrôles.
Au cours de l'année 2010-2011, le ministère de la Justice prévoit :
- Terminer le travail qui a beaucoup progressé au cours de l'année 2009-2010 dans le but de donner suite aux constatations, et poursuivre l'adoption des mesures correctives.
- Élaborer le cadre d'évaluation des risques liés au CIRF qui, incidemment, servira à appuyer le programme de surveillance continue.
- Concevoir des tests pour évaluer l'efficacité opérationnelle, établir la méthode et la fréquence des essais, et poursuivre les essais des contrôles clés.
Au cours de l'année 2011-2012 et des années subséquents, le ministère de la Justice prévoit :
- Entreprendre une évaluation des risques de fraude et recenser les contrôles clés s'appliquant aux risques de fraude.
- Se doter d'un programme de surveillance continue pour évaluer l'efficacité du système ministériel de CIRF.
- Donner de la formation et diffuser des renseignements aux cadres supérieurs afin d'améliorer la connaissance et la compréhension des contrôles internes s'appliquant aux rapports financiers et aux responsabilités connexes.
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