États financiers
Annexe : Évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers
Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014
1. Introduction
Le présent document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par le ministère de la Justice (le Ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2013-2014 et le Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Ministère est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le sous-ministre, est instauré et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- un code de valeurs et d'éthique;
- la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers; et
- la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action au sous-ministre, à la haute direction du Ministère et au Comité ministériel de vérification.
Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils au sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Ministère compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes au sein du gouvernement du Canada
- le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services conformément à la délégation de pouvoirs du Ministère, ainsi que la fourniture d’installations;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- le ministère des Services partagés Canada fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) au Ministère dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre Services partagés Canada et le Ministère.
Entente particulière pour le ministère de la Justice
- le Service des poursuites pénales du Canada fournit certains services organisationnels (internes) à la région du Nord se rattachant au Ministère. La prestation de ces services a pris fin le 30 septembre 2013.
D’autres organisations ont aussi recours au ministère de la Justice :
- le Ministère est un fournisseur de services communs en matière juridique pour des ministères et des organismes fédéraux et il facture par conséquent ces organisations pour la prestation de ses services juridiques en vertu des ententes à cet effet; le Ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu’il offre gratuitement;
- le Ministère donne des renseignements sur les litiges en cours afin d’aider les ministères et les organismes fédéraux à établir des rapports sur les éventualités;
- le Ministère fournit certains services organisationnels (internes) au Service des poursuites pénales du Canada;
- le Ministère appuie les gouvernements provinciaux et territoriaux dans l’exécution des ordonnances alimentaires et des ententes familiales en interceptant les paiements fédéraux destinés aux personnes dont les versements de pensions alimentaires sont en souffrance.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2013-2014
Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'année en cours sont résumés ci-dessous.
Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante
L’évaluation, lancée au cours de l’exercice précédent (2012-2013), des contrôles clés des processus de bout-à-bout restructurés s’est poursuivie en ce qui a trait aux revenus de services juridiques. On a relevé des possibilités de renforcer davantage des contrôles clés particuliers. Aucun ajustement important n’a été requis concernant les nouveaux contrôles clés qui ont été évalués.
De nouveaux contrôles clés ont été mis en œuvre pour les congés.
Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le Ministère a terminé l’évaluation prévue en 2013-2014 des contrôles au niveau des entités, des contrôles généraux de la TI, ainsi que des contrôles financiers clés des comptes des états financiers du Compte du droit familial (passif), des salaires et avantages sociaux (charges), des services professionnels et spéciaux (charges), des revenus de services juridiques, des paiements de transfert, des déplacements et réinstallations, des immobilisations corporelles, et des créditeurs et charges à payer. Dans la plupart des cas, les contrôles clés mis à l'essai se sont déroulés comme voulu, mais les mesures correctives suivantes ont été apportées :
- le Rapport d’audit des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences a mis en lumière des possibilités de renforcer davantage la conception des contrôles clés et des lacunes liées au fonctionnement des contrôles clés particuliers.
- le programme de surveillance continue a aussi donné l’occasion de renforcer les processus d’approbation pour les comptes créditeurs lors des transactions effectuées à la fin de l’exercice financier.
Des plans d'action de la direction ont été élaborés en réponse aux recommandations par les responsables du processus.
4. Plan d’action du Ministère
4.1 Progrès au cours de l’exercice 2013-2014
Le Ministère a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent, comme il est indiqué dans le tableau suivant.
| Plan cyclique de surveillance continue pour l'année en cours | État |
|---|---|
|
Activité réalisée comme prévu; aucune mesure corrective n'est nécessaire. |
|
Activité réalisée comme prévu; des mesures correctives sont entreprises. |
En 2013-2014, en plus d'accomplir des progrès relativement à la surveillance continue, le Ministère a :
- Examiné les congés.
4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique de surveillance continue du Ministère au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.
| Secteur de contrôle clés | Cycle des tests d’efficacité opérationnelle | ||
|---|---|---|---|
| 2014-15 | 2015-16 | 2016-17 | |
| Contrôles au niveau des entités | Table note X | Table note X | Table note X |
| Contrôles généraux concernant la TI gérés par le Ministère | Table note X | Table note X | Table note X |
| Niveau des contrôles du processus Le calendrier de surveillance continue pour les comptes précis des états financiers est présenté ci-dessous. |
|||
| Compte du droit familial (passif) | Table note X | Table note X | Table note X |
| Salaires et avantages sociaux (charges) | Table note X | Table note X | Table note X |
| Services professionnels et spéciaux (charges) | Table note X | Table note X | Table note X |
| Revenus de services juridiques | Table note X | Table note X | Table note X |
| Paiements de transfert | Table note X | Table note X | Table note X |
| Déplacements et réinstallations (charges) | Table note X | ||
| Immobilisations corporelles | Table note X | ||
| Créditeurs et charges à payer | Table note X | ||
| Créances et avances | Table note X | Table note X | |
| Frais – droit familial (revenus) | Table note X | Table note X | |
- Table note X
-
Un X signifie que le niveau de contrôle, ou les contrôles clés pour un compte inscrit aux états financiers, seront surveillés dans l'exercice financier donné.
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