États financiers
Annexe : Évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers
Pour l’exercice se terminant le 31 mars
1. Introduction
Le présent document contient de l’information sommaire sur les mesures prises par le ministère de la Justice Canada (le Ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris l’information sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se retrouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Ministère dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne.
Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, est instauré et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle interne;
- l’unité des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes d’éducation et de sensibilisation et qui a élaboré un code de conduite ministériel;
- la communication et la formation continues concernant les exigences législatives et les politiques visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- la surveillance semestrielle de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action à l’administrateur général de même qu’à la haute direction du Ministère et, s’il y a lieu, au Comité ministériel de vérification (CMV).
Le CMV est un comité consultatif indépendant et objectif auprès du Ministère. Ses responsabilités comprennent la prestation de conseils au sous-ministre sur les systèmes de contrôle interne, les rapports financiers et les divulgations financières du Ministère. Il donne également des conseils sur les plans d’évaluation des risques ainsi que sur les résultats relatifs à l’efficacité du système ministériel de CIRF.
2.2 Ententes de service pertinentes aux états financiers
Le Ministère a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Il existe trois types d’ententes de service, comme détaillé ci-après : les ententes communes utilisées par la plupart des ministères, les ententes particulières utilisées par le Ministère et les services communs fournis par le Ministère.
Ententes communes au sein du gouvernement du Canada
- Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre centralement le paiement des salaires et l’acquisition de biens et de services, selon la délégation des pouvoirs du Ministère, et fournit les services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), qui fournit de l’information sur l’assurance de la fonction publique et administre centralement le paiement de la part des cotisations de l’employeur vers les régimes d’avantages sociaux statutaires des employés;
- Services partagés Canada fournit au Ministère des services liés à l’infrastructure de technologie de l’information dans les secteurs des centres de données et des services de réseau.
Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF liés à ces services particuliers.
Ententes particulières du Ministère
Le Ministère fournit certains services organisationnels (internes) au Service des poursuites pénales du Canada.
Services communs fournis par le Ministère
- Le Ministère est le fournisseur de services communs en matière juridique pour les ministères et les organismes fédéraux, et il facture par conséquent ces organisations pour la prestation de ses services juridiques en vertu des ententes à cet effet; le Ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu’il offre gratuitement;
- Le Ministère fournit des renseignements sur les litiges en cours afin d’aider les ministères et les organismes fédéraux à établir des rapports sur les éventualités.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2017-2018
3.1 Contrôles clés nouveaux ou ayant fait l’objet de modifications importantes
Pour l’exercice en cours, aucun contrôle clé dans les processus réévalués n’a fait l’objet de modifications importantes.
3.2 Programme de surveillance continue
En 2016-2017, le Ministère a terminé et mis en œuvre un nouveau programme de surveillance continue de CIRF axé sur les risques, couvrant trois exercices, soit de 2016-2017 à 2018-2019.
Contrôles généraux de la technologie de l’information
Les contrôles clés du système à l’appui de l’exécution de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (LAEOEF) ont été évalués en 2017-2018. Bien que le système de la LAEOEF soit conçu de manière à ce que tout changement apporté au système soit bien consigné, la séparation des tâches devrait encore être renforcée. Un plan d’action de la gestion a été mis en place, et les activités de surveillance feront l’objet d’un rapport à la haute direction.
Contrôles touchant les processus
Dans le cadre du plan cyclique de surveillance révisé visant à évaluer les contrôles clés du Ministère intégrés aux processus opérationnels, un examen approfondi des comptes des Services professionnels et spéciaux (dépenses), des Services juridiques (recettes), du Compte du droit familial (passif) et des frais – droit familial (recettes) a été effectué en 2017-2018, ce qui a nécessité la documentation de la conception de tous les sous-processus et la mise à l’essai de l’efficacité du contrôle. Les résultats de l’examen sont les suivants :
| Secteurs de contrôle clés | Risque global | Points à améliorer |
|---|---|---|
| Services professionnels et spéciaux (dépenses) | Élevé |
|
| Recettes des services juridiques | Élevé | La section 5 fournit des détails sur le service commun fourni par le Ministère |
| Comptes du droit familial (passif) et des recettes | Élevée (passif) et Modéré (recettes) |
|
Des plans d’action de la gestion concernant les domaines à améliorer ont été élaborés par les responsables des processus et font l’objet d’une surveillance active et de rapports à l’intention de la haute direction.
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue axé sur les risques du Ministère pour l’exercice 2018-2019 porte sur l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles liés aux processus de voyage et de réinstallation, aux immobilisations corporelles et aux contrôles généraux sur la technologie de l’information sur les systèmes d’information de la gestion du Ministère pour la prestation de services communs.
D’après notre plus récente analyse et évaluation des risques, il a été décidé que l’examen des comptes créditeurs et des charges à payer, qui était prévu à l’origine au cours dudit exercice, a été reporté à l’exercice 2019-2020 et est remplacé par l’évaluation de la clôture financière et établissement de rapports. Étant donné que la clôture financière a une incidence directe sur la présentation fidèle des états financiers et que ce processus n’a jamais été officiellement examiné pour le Ministère, la direction a décidé de hausser sa priorité.
À l’heure actuelle, le Ministère élabore également un plan cyclique de surveillance continue axé sur les risques pour le contrôle interne de la gestion financière et les rapports financiers couvrant les exercices de 2019-2020 à 2021-2022. Ce plan sera établi après que nous aurons effectué l’évaluation du risque de fraude au cours de l’exercice 2018-2019, date à laquelle les résultats pourront être intégrés au plan. En tant que fournisseur de services communs aux autres ministères du gouvernement du Canada, le plan couvrira également les contrôles internes sur les services communs afin de répondre aux exigences de la nouvelle Politique sur la gestion financière du SCT.
Le plan fera l’objet d’un suivi et sera mis à jour afin de veiller à ce que l’on remédie rapidement à la situation lorsque des lacunes en matière de contrôle et des risques matériels importants n’ayant pas fait l’objet de mesures d’atténuation sont cernés, y compris tout risque de fraude, dans le système de contrôle interne de la gestion financière et des rapports financiers.
5. Résultats de l’évaluation ministérielle des services communs au cours de l’exercice 2017-2018
Le ministère de la Justice Canada, à titre de fournisseur de services juridiques communs, a effectué une évaluation annuelle des contrôles internes liés aux services juridiques qu’il fournit. Les résultats de cette évaluation sont résumés ci-après :
| Secteurs de contrôle clés | Essais et mesures correctives sur l’efficacité de la conception | Essais et mesures correctives sur l’efficacité opérationnelle | Surveillance continue cyclique |
|---|---|---|---|
| Recettes des services juridiques – Efficacité de la conception | Terminé | Exercice à venirNote de table i | Exercice à venirNote de table i |
| CGTI – Services juridiques | Exercice 2019 | Exercice à venirNote de table i | Exercice à venirNote de table i |
- Note de table i
-
À l’heure actuelle, le Ministère élabore un plan cyclique de surveillance continue axé sur les risques pour le contrôle interne de la gestion financière et l’établissement de rapports financiers couvrant les exercices financiers de 2019-2020 à 2021-2022, et intégrera les résultats de l’évaluation des risques de fraude au cours de l’exercice 2018-2019. Ce plan comprendra également des contrôles internes sur les services communs, en l’occurrence les services juridiques que nous offrons, afin de répondre aux exigences de la nouvelle Politique sur la gestion financière du SCT.
À la suite des essais sur l’efficacité de la conception des recettes des services juridiques (RSJ) et de la surveillance continue des contrôles clés, le Ministère a cerné des mesures correctives pour le protocole d’entente entre le ministère de la Justice et d’autres ministères, y compris l’annexe B – Planification et prévisions.
Le protocole d’entente établit les rôles et les responsabilités, les types de services juridiques fournis, les normes de service, les processus de planification, de facturation et d’établissement de rapports et un mécanisme de règlement des différends. Il favorise une compréhension uniforme, au sein du Ministère et avec les organismes clients, de la gouvernance, de la responsabilisation, des modalités financières et des objectifs de rendement, qui illustre les responsabilités mutuelles des deux parties pour gérer efficacement l’offre et la demande de services juridiques de qualité.
Le protocole d’entente est un processus en quatre étapes que le ministère de la Justice élabore avec ses clients, ce qui comprend :
- la planification intégrée des activités;
- les négociations avec le client;
- l’achèvement du protocole d’entente;
- la surveillance et la production de rapports en cours d’exercice.
Conformément à la recommandation de la Politique sur les services communs et des Lignes directrices sur les ententes de services du Secrétariat du Conseil du Trésor, les clients qui reçoivent des services juridiques ministériels doivent conclure un protocole d’entente avec celui-ci.
L’annexe B constitue l’engagement des dépenses et l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques stipule que les ministères doivent la signer pour se conformer à la politique. Cela permet au ministère de la Justice de percevoir des recettes (sommes d’argent) des clients. Un seuil de 10 % a été établi avant la signature d’une nouvelle annexe B, qui est fondée sur les recettes reconnues.
Les améliorations recommandées sont les suivantes :
- Établir une méthodologie uniforme pour l’attribution de la remise de facturation des clients et ne permettre des changements en cours d’exercice aux remises sur les ententes déjà signées que dans des cas très précis (par exemple, modification du financement des conventions collectives et réductions du SCT, etc.) afin de promouvoir l’équité et la transparence sur les services communs fournis et veiller à ce que la remise ne soit pas affectée de façon excédentaire du point de vue du Ministère.
- Établir une méthodologie régissant le moment auquel un protocole d’entente révisé (annexe B) doit être signé afin de satisfaire aux exigences de la politique financière, tout en respectant le temps et les efforts requis pour justifier une révision, de sorte qu’elle puisse être appliquée de façon uniforme tout en respectant les seuils établis.
Le Ministère discute de son modèle de financement des services juridiques dans le but d’adopter un modèle simplifié et durable. Le plan d’action visant à évaluer et à surveiller les contrôles internes liés aux recettes des services juridiques est sujet à changement en attendant les résultats de cet examen.
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