Rapport annuel au Parlement 2020-2021 : Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie I – Renseignements généraux

Ministère de la Justice

La présente section donne une vue d’ensemble du ministère qui permettra au lecteur de comprendre le contexte dans lequel la LPRP s’applique.

Le mandat du ministère est double, à l’instar de la fonction de son ministre, qui agit également à titre de procureur général du Canada.

En appui au ministre de la Justice, le ministère fournit des conseils et des directives en matière de politiques et de programmes aux fins de l’élaboration du contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. En appui au procureur général du Canada, le ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles intentées par la Couronne fédérale ou en son nom, et de donner des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés d’appliquer la loi ainsi qu’aux autres ministères.

Activités liées à la protection des renseignements personnels

Le directeur (également appelé coordonnateur de l’AIPRP) de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) voit à l’élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LPRP. Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures qui découlent de la LPRP.

Le coordonnateur de l’AIPRP voit également à la coordination de la collecte des nouvelles données au ministère de la Justice. Cela assure le respect de la LPRP et, au besoin, la création de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou de dossiers de programmes.

Le Bureau de l’AIPRP est responsable notamment :

d’assurer le traitement rapide des demandes dans le cadre de la LPRP et d’aider les clients conformément aux principes d’assistance aux demandeurs;
d’agir comme porte-parole du ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, de la Commissaire à la protection de la vie privée, ainsi qu’auprès des ministères et organismes du gouvernement pour ce qui concerne l’application de la LPRP;
de donner suite aux demandes de consultation d’institutions fédérales concernant des documents du ministère qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents protégés par le secret professionnel de l’avocat;
de coordonner, de réviser, d’approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à l’Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
de préparer le Rapport annuel au Parlement ainsi que d’autres rapports exigés par la Loi et autres documents exigés par les organismes centraux;
d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les procédures et les lignes directrices qui assureront l’application rigoureuse de la LPRP au sein du ministère;
de fournir des conseils et une orientation à la haute direction et à tous les employés du ministère sur les questions liées à la protection de la vie privée, et de promouvoir la sensibilisation à la LPRP, afin d’assurer le respect par le ministère des obligations imposées au gouvernement;
d’assurer la conformité à la LPRP et à ses règlements, de même qu’aux procédures et aux politiques connexes au sein du ministère;
de conseiller et réviser les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et/ou les protocoles de protection à la vie privée pour les utilisations non administratives; et
d’enquêter sur les atteintes à la vie privée et en atténuer les conséquences, conformément aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les atteintes à la vie privée.

Suivi de la conformité

La charge de travail a été évaluée quotidiennement par le biais de notre système de gestion des dossiers afin de garantir qu’elle soit uniformément répartie et efficacement gérée afin de respecter les délais législatifs. Divers rapports ont été produits afin de s’assurer que tous les niveaux de fonctionnaires soient avisés.

Organisation de la mise en œuvre des activités liées à la protection des renseignements personnels

Le bureau de l’AIPRP relève du dirigeant principal de l’information de la Direction générale des solutions d’information, sous la direction du sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances du Secteur de la gestion.

Le directeur de l’AIPRP a les pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’administration de la Loi. Afin d’accroître le pouvoir de la haute gestion, les pleins pouvoirs sont également conférés au sous-ministre et au sous-ministre délégué, au sous-ministre adjoint et au dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et au dirigeant principal de l’information. L’ordonnance de délégation se trouve à l’annexe A de ce rapport.

L’équipe de l’AIPRP est composée d’analystes et d’experts en politique de protection des renseignements personnels, qui jouent un rôle clé en matière de conformité et d’atténuation des risques pour le ministère. Au sein du Bureau de l’AIPRP, 3,98 employés à temps plein ont été chargés de l’administration de la LPRP et autres fonctions connexes. L’organigramme du Bureau de l’AIPRP est présenté comme suit :

**Ce tableau illustre la structure organisationnelle du bureau de l’AIPRP en énumérant les titres de chacun des postes**

Le Bureau de l’AIPRP est soutenu par un réseau désigné de bureaux de première responsabilité (BPR), détenteurs des renseignements pertinents cités dans une demande d’accès. Les BPR participent directement à l’application de la LPRP en faisant des recommandations quant à la communication de documents et en veillant à ce que la Loi soit observée.

Les étapes du traitement des demandes sont les suivantes :

Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et autres publications du ministère sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’administration centrale et des bureaux régionaux. Bon nombre de ces publications sont également accessibles sur les sites web du ministère et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Renseignements de nature administrative

Dépenses salariales et administratives

Au total, 3,98 équivalents temps plein ont été affectés à temps plein à l’administration de la LPRP, et les dépenses salariales se sont chiffrées à 405 506 $.

Les dépenses administratives se sont chiffrées à 41 177 $. Ceci inclut les contrats de services professionnels.

Les coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les autres secteurs du ministère pour satisfaire aux exigences de la LPRP. Aucun accord de services aux termes de l’article 73.1 de la LPRP n’a eu lieu.

Réalisations

Le ministère a continué d’affirmer son leadership et d’améliorer son rendement pour faire en sorte que ses services répondent aux normes de qualité les plus élevées. Durant l’exercice financier 2020-2021, le Bureau de l’AIPRP a accompli les réalisations suivantes :

Le ministère a continué à travailler tout au long des confinements reliés à la COVID-19. Les employés de l’AIPRP ont travaillé à distance depuis le 13 mars 2020 et ont continué à aider les demandeurs et à traiter les demandes.
Le ministère a mise en place des régimes de travail souples afin d’aider les employés touchés par les fermetures d’écoles, de garderies et par la perturbation généralisée dues à la COVID-19. Durant cette période difficile, le ministère a travaillé avec diligence pour fournir un service aux clients et a maintenu la ligne de communication ouverte.
Le ministère a continué de publier ses rapports annuels au Parlement sur le site Web du ministère ainsi que les résumés des demandes traitées sur le Portail du gouvernement ouvert, améliorant ainsi la communication avec les demandeurs et favorisant la transparence. Cette pratique est conforme aux directives et politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor aisni qu’aux dix principes de pratique énoncés sur le site Web du Bureau de l’AIPRP à l’intention du public.
Le Bureau de l’AIPRP a continué d’utiliser SharePoint, une plateforme d’application, pour partager l’information avec les Bureaux de première responsabilité afin de réduire les délais de traitement interne et la consommation de papier et de permettre la continuité des activités en cas de fermeture des bureaux.
Le ministère a continué de faire partie du Service de Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne (apps.gc.ca) afin de mieux servir nos clients. Nos clients continuent d’avoir la possibilité de soumettre leur demande en vertu de la LPRP au moyen d’un service en ligne.
Le Ministère a suivi les lignes directrices et les normes de service pour la communauté de l’AIPRP, lesquelles clarifient le rôle du Bureau de l’AIPRP dans le cas de demandes en vertu de la LPRP qui ont été reçues par d’autres institutions fédérales.
Le Ministère a continué d’élaborer des documents et des outils d’orientation internes afin de s’assurer de l’uniformité et de documenter les meilleures pratiques et les leçons retenues. Ces documents d’orientation sont régulièrement discutés lors des réunions du personnel et mises à jour au besoin.
Le ministère met continuellement à jour les procédures internes afin de traiter plus efficacement les demandes d’AIPRP et de partager les pratiques exemplaires avec les autres institutions fédérales.
Étant donné que le bureau de l’AIPRP travaillait à distance depuis mars 2020, la consommation de papier a été considérablement réduite. Le bureau reçoit principalement des demandes et des dossiers électroniques, et transmet les documents à communiquer par voie électronique aux demandeurs dans la plupart des cas. Le ministère a institué la poste électronique en 2019, afin de réduire la consommation de papier et d’offrir une plus grande commodité aux clients.
Le ministère a rempli ses obligations en vertu de la partie II – publication proactive.

Sensibilisation et formation

Le personnel du Bureau de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et de la formation informelle concernant l’application de la législation sur l’accès à l’information à des employés du ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la LPRP.

En raison des restrictions de travail et des défis posés par la COVID-19, le Bureau de l’AIPRP n’a pas offert autant de formation cette année. Cependant, en temps normal, des séances formelles d’information et de sensibilisation sont également offertes aux autres secteurs du ministère, au cours desquelles une attention particulière est portée aux aspects de la Loi qui touchent directement aux domaines de responsabilité des participants.

Compte tenu de la mise en œuvre de MS Teams dans l’ensemble du ministère, le Bureau d’AIPRP a commencé à utiliser la plate-forme pour offrir des formations plus tard dans l’année :

Bureau du ministre – 3 sessions – 8 participants
Formation régionale sur les atteintes à la vie privée - 25 participants
Séances de questions et réponses (Q et R) - 4 séances - 36 participants
Aperçu du processus d’AIPRP - 1 séance - 9 participants

La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Les employés ont aussi la possibilité de consulter la présentation électronique sur le site intranet du ministère.

De plus, les employés du Bureau de l’AIPRP ont participé régulièrement à des rencontres de sensibilisation avec l’avocate du Bureau, au cours desquelles ils étudient de la jurisprudence récente concernant la LPRP. L’avocate du Bureau de l’AIPRP a participé aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles de l’information est échangée et des solutions viables sont proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du ministère, y compris ceux des Services juridiques, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

En plus des possibilités de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers ont été offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur des sujets variés touchant à l’application de la LPRP, de même que des politiques et procédures connexes. Ces activités ont permis aux employés du Bureau de tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs.

Enfin, les employés du Bureau de l’AIPRP ont participé à des formations, à des conférences et à des séminaires organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et diverses associations sur des thèmes liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, contribuant à les tenir au fait des progrès et des tendances dans ce domaine.

Date de modification :: 2022-01-10

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