Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant la Surveillance des médias sociaux avec Agility

Description

La Direction générale des communications du ministère de la Justice Canada utilise un outil de surveillance et d’analyse des médias sociaux d’Agility PR Solutions pour rechercher et surveiller les conversations publiques sur des questions pertinentes pour le Ministère. Compte tenu du volume de contenu sur les réseaux sociaux, Agility permet des recherches efficaces et ciblées et des rapports consolidés. Il appuie l’élaboration de produits de communication, aide à surveiller les sentiments et à déceler la mésinformation et la désinformation, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement du Canada.

Raison pour laquelle une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée

Agility permet d’accéder à des informations accessibles au public et de résumer les tendances de manière plus pratique. Bien que les données soient publiques, leur agrégation et leur analyse soulèvent des préoccupations en matière de protection de la vie privée. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée afin d’appuyer la transparence, d’assurer un traitement responsable des données et de s’aligner sur les principes de protection de la vie privée.

Informations supplémentaires

  1. Il y a un risque de recueillir des renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire. Cette situation est atténuée par des protocoles stricts d’utilisation et de signalement afin de limiter le risque de recherche, de collecte ou de communication de renseignements personnels. Les rapports sont examinés par le/la gestionnaire des relations avec les médias avant d’être distribués.
  2. Les personnes peuvent ne pas être au courant des activités de surveillance, qui pourraient comprendre la collecte, l’utilisation et la divulgation par inadvertance de renseignements personnels. Un avis public sera publié sur le site Web du ministère de la Justice Canada et sera lié aux conditions d’utilisation des médias sociaux.
  3. Les renseignements personnels seront recueillis sans avoir obtenu le consentement de la personne avant la collecte. Il n’est pas possible d’obtenir le consentement avant de recueillir des renseignements personnels, ce qui entraîne un risque résiduel. Toutefois, un avis sera publié sur le site Web du ministère de la Justice Canada afin d’informer les personnes de cette activité entreprise par le ministère de la Justice.
  4. Le ministère de la Justice ne peut pas appliquer son propre calendrier de conservation et d’élimination de ces données, car les renseignements personnels qui peuvent être recueillis par inadvertance sont régis par les politiques de conservation de l’outil tiers. Le ministère de la Justice ne sera pas l’autorité contractante. Il n’est pas prévu de modifier ou demander des changements à des clauses ou des dispositions spécifiques pour le moment.
  5. Il existe un risque de divulgation non autorisée de renseignements personnels. Pour atténuer ce problème, l’accès à l’outil est limité aux utilisateurs autorisés qui suivront les protocoles établis et n’est accordé qu’une fois que les employés ont lu et accepté le protocole d’utilisation, l’EFVP et les procédures spécifiques à l’équipe. Toute collecte de données ou tout rapport à l’aide de l’outil sera examiné par le gestionnaire avant d’être diffusé. Les rapports seront stockés dans l’espace de travail numérique, ce qui permettra de retracer les personnes qui ont généré le rapport. L’accès aux rapports est limité aux personnes qui en ont besoin. La distribution des rapports est limitée aux responsables ministériels qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les atteintes à la vie privée seront signalées à l’AIPRP dès leur découverte.
  6. Les employés qui utilisent l’outil n’ont pas reçu de formation sur la protection de la vie privée, et il se peut donc qu’ils ne soient pas au courant des pratiques exemplaires. Cette sensibilisation limitée augmente le risque d’atteinte à la vie privée. La surveillance doit être axée sur les problèmes, et non sur les individus, comme indiqué dans le protocole d’utilisation. Les informations personnelles ne peuvent pas constituer la base d’une recherche à l’aide de l’outil. L’équipe collaborera avec l’Unité de la vie privée, des politiques et des programmes de l’AIPRP du ministère de la Justice pour obtenir des ressources et une formation sur les pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée.
  7. Présentement, il n’y a pas de plans ou de procédures d’urgence en place pour identifier et adresser les atteintes à la sécurité et à la vie privée. Pour contrer ce risque, les utilisateurs de l’outil seront informés de la manière de réagir en cas d’atteinte. De plus, un protocole sera élaboré pour informer davantage les personnes sur les mesures à prendre en cas d’atteinte.
  8. Agility n’a pas encore fait l’objet d’une évaluation de sécurité menée par le ministère de la Justice. Une évaluation complète de la sécurité n’est pas nécessaire, car l’outil ne traite que les informations publiques ou non classifiées. Cependant, la sécurité sera consultée en raison de l’utilisation de l’outil. Le fournisseur fait partie d’une liste approuvée par le gouvernement pour les services de surveillance des médias. Bien que le contrat actuel n’ait pas été attribué par le biais de cette liste, un nouveau contrat par l’intermédiaire de l’arrangement en matière d’approvisionnement du gouvernement du Canada devrait être établi à l’automne 2025.
  9. Présentement, il n’existe aucun processus officiel pour traiter les plaintes relatives à la protection de la vie privée, ce qui pose un risque pour la confiance du public et la conformité. Pour contrer ce risque, des lignes directrices seront élaborées à l’intention des employés qui utilisent l’outil afin de les informer des considérations relatives à la protection de la vie privée et de la façon de répondre à une plainte relative à la protection de la vie privée. De plus, l’avis de confidentialité affiché sur le site Web du ministère de la Justice informera les personnes de leur droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée si elles estiment que leurs renseignements personnels ont été mal traités.

Fichiers de renseignements personnels connexes

Fichier de renseignements personnels :

Classe d’informations personnelles :

Pour en savoir plus sur cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne