Rapport annuel au Parlement 2011-2012
Loi sur la protection des renseignements personnels
Chapitre I
Renseignements généraux
MINISTÈRE DE LA JUSTICE
Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur la protection des renseignements personnels est administrée, cette section présente une vue d'ensemble du Ministère.
Le mandat du ministère de la Justice est double, car il reflète la fonction de ministre de la Justice et celle de procureur général du Canada.
À l'appui de la fonction de ministre de la Justice, le Ministère est chargé de fournir conseils et orientations en matière de politiques et de programmes en élaborant le contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. À l'appui de la fonction de procureur général, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles au nom de la Couronne fédérale et de fournir des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés de l'application de la loi et aux autres ministères.
LES ACTIVITÉS RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Coordonnatrice de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et procédures efficaces afin d'assurer le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LPRP. La Coordonnatrice est également responsable des politiques, procédures et systèmes relatifs à cette loi.
Les responsabilités du Bureau de l'AIPRP incluent notamment de :
- traiter les demandes présentées en vertu de la LPRP;
- servir de porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, auprès de la Commissaire à la protection de la vie privée et auprès d'autres ministères et organismes pour ce qui est de l'application de la LPRP;
- répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant des documents produits par le ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou concernant des documents protégés par le secret professionnel de l'avocat;
- examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements;
- coordonner, réviser et approuver les ajouts et modifications à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
- préparer le rapport annuel au Parlement et autres rapports statutaires, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
- élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer la mise en œuvre méthodique de la LPRP par le Ministère;
- sensibiliser les employés du Ministère aux obligations que la LPRP impose au gouvernement;
- veiller à ce que les employés du Ministère respectent la LPRP, les règlements, ainsi que les procédures et les politiques pertinentes et
- participer et conseiller dans la préparation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).
ORGANISATION POUR L'APPLICATION DES ACTIVITÉS RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les pleins pouvoirs pour l'administration de la LPRP ont été délégués par le ministre à la Coordonnatrice de l'AIPRP qui en est aussi la Directrice. (voir la délégation de pouvoirs.)
Le Bureau de l'AIPRP a fonctionné avec un total de quatre (4) personnes occupées à temps plein à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et autres fonctions connexes.
Les employés du ministère de la Justice ont également participé à l'application de la loi en formulant des recommandations concernant la divulgation des documents demandés et en assurant le respect de la LPRP.
Un tableau schématique qui indique les étapes de traitement des demandes se trouve à la page suivante.
Les salles de lecture de l'administration centrale du Ministère et des bureaux régionaux mettent à la disposition du public les exemplaires de la version plus récente publiée d'Info Source, ainsi que d'autres publications du Ministère. Beaucoup de ceux-ci peuvent être consultés sur les sites web du ministère de la Justice et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
TABLEAU SCHÉMATIQUE DU TRAITEMENT DES DEMANDES
MESURES ADMINISTRATIVES
Dépenses salariales et administratives
Le personnel affecté à temps plein à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels était au nombre de trois virgule neuf (3,9). Les dépenses salariales se sont chiffrées à 277 586 $.
Les dépenses administratives se sont chiffrées à 23 808 $.
Le rapport statistique indiquant les dépenses administratives et salariales est fourni comme référence.
Réalisations
Le ministère de la Justice continue à faire preuve de leadership et à améliorer son rendement afin de maintenir les plus hauts standards de qualité. Durant l'exercice financier 2011-2012, le Bureau de l'AIPRP a notamment :
- révisé sa structure organisationnelle en créant un centre de politiques et une unité d'accueil dans le but d'améliorer sa performance et maintenir des normes de service élevées;
- rédigé, à l'intention de ses employés, des directives décrivant les procédures internes à suivre dans le système de gestion des dossiers pour le traitement des demandes afin d'assurer la cohérence au sein du bureau;
- continué à mettre à jour les procédures internes afin d'assurer l'efficacité dans le traitement des demandes, de formaliser ses bonnes pratiques et d'assurer la cohérence au sein du bureau;
- révisé ses normes de service énoncées dans les protocoles d'entente avec plusieurs institutions clientes et continué à les respecter;
- continué à partager ses bonnes pratiques avec d'autres institutions fédérales, notamment, par sa participation au groupe de pratique interministériel relatifs aux renseignements personnels qui aide les institutions fédérales à développer des instruments relatifs à la vie privée et veille à ce que les façons de faire soient en lien avec les plus récentes politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor.
- continué à réduire la production de papier en imprimant recto verso ainsi qu'en fournissant les documents divulgués aux demandeurs par moyen électronique, le cas échéant.
Éducation et formation
Le personnel du Bureau de l'AIPRP fournit régulièrement des conseils et des formations informelles aux employés qui sont appelés à examiner les documents faisant l'objet de demandes faites en vertu de la LPRP.
Des sessions d'information et de sensibilisation formelles sont également présentées aux différents secteurs au sein du ministère. Une attention particulière est portée aux aspects de la LPRP qui affectent directement les responsabilités de chaque groupe. Cette année, des sessions ont été présentées à un total de deux cent dix-neuf (219) employés parmi les groupes suivants :
- Portefeuille des affaires autochtones (17 employés)
- Session d'apprentissage continu des administrateurs (39 employés)
- Bureau du sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion (5 employés)
- Bureau régional de la Colombie-Britannique (23 employés)
- Division de la gestion des marchés et du matériel (24 employés)
- Ressources humaines, opérations (34 employés)
- Services législatifs (23 employés)
- Bureau de l'intégrité et de la gestion de conflits en milieu de travail (4 employés)
- Secteur des politiques (18 employés)
- Agents de sécurité régionaux (9 employés)
Durant cette période, soixante-quatorze (74) employés ont également participé aux formations formelles offertes par la Division du développement professionnel du ministère de la Justice :
- « Principes fondamentaux de l'AIPRP » (50 employés)
- « Les essentiels du droit : tout ce qu'un employé de Justice doit savoir » (composante de l'AIPRP) (24 employés)
La formation de l'AIPRP fait aussi partie des cours recommandés sous la composante des valeurs et éthiques de la feuille de route pour les nouveaux gestionnaires du ministère de la Justice. Les employés du Ministère ont aussi la possibilité de consulter une orientation en ligne sur le site Intranet.
De plus, les employés du Bureau de l'AIPRP participent régulièrement à des rencontres de sensibilisation avec l'avocat de ce même bureau et échangent sur la jurisprudence récente concernant l'application des lois. Celui-ci participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l'AIPRP au cours desquelles il y a partage d'information et des solutions viables sont proposées. Ce Groupe de pratique est ouvert à tous les juristes du Ministère et des Services juridiques ministériels lequel est appelé à se pencher sur des questions de droit d'accès à l'information ou de vie privée.
En plus des relations de mentorat et de partenariat, des ateliers et des présentations sont également offerts régulièrement au sein du Bureau de l'AIPRP sur divers sujets concernant l'application de la LPRP ainsi que des politiques et procédures connexes. Cela permet aux employés de l'AIPRP de partager et bénéficier les uns les autres de leurs expériences et connaissances.
Par ailleurs, le personnel du Bureau de l'AIPRP participe à des sessions de formation, des conférences et des ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et par l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (ACAP) sur des sujets concernant la vie privée et l'accès à l'information. Ces sessions permettent également aux employés du Bureau de l'AIPRP de se tenir au fait des développements dans le domaine de l'information.
Collecte de renseignements
La responsabilité de coordonner la collecte de renseignements au sein du ministère de la Justice a été confiée à la Coordonnatrice de l'AIPRP. Cette pratique favorise le respect de la LPRP et la création, au besoin, de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou de dossiers de programmes.
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