Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour la Dotation de personnel avec VidCruiter
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Nom du programme ou de l’activité :
Dotation de personnel avec VidCruiter -
Institution chargée de l’exécution du programme ou de l’activité :
Ministère de la Justice du Canada -
Fonctionnaire responsable de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :
Directrice principale, Division de l’acquisition et du développement des talents, Direction générale des ressources humaines -
Responsable de l’institution/délégué :
Directrice, Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels -
Description du programme ou de l’activité :
Ce rapport examine les facteurs relatifs à la vie privée associés à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels par le ministère de la Justice dans le cadre de l’administration du processus de dotation, en particulier à l’utilisation d’une plateforme hébergée par un tiers appelée VidCruiter.
VidCruiter est une suite de solutions en ligne pour l’évaluation des candidats, hébergée dans un environnement infonuagique tiers, qui facilite la planification des entretiens, l’évaluation selon les critères de mérite établis par le gestionnaire d’embauche/délégué, la centralisation des informations dans une plateforme numérique, la réalisation d’entretiens enregistrés en vidéo/audio ou en direct, ainsi que le processus de vérification des références.
Alors que JUS prévoit de mettre en Å“uvre les différentes solutions proposées par la suite VidCruiter (à l’exclusion de la fonctionnalité d’intégration), l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a examiné les risques pour la vie privée associés à chacune des cinq solutions offertes par l’entreprise.
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Description de la catégorie de documents associés au programme ou à l’activité
Recrutement et dotation de Justice (JUS IS 100) -
Fichier de renseignements personnels :
Dossier personnel d’un employé (POE 901)
Dotation (POE 902)
Demandes d’emploi (POU 911)
Recrutement et activités de dotation utilisant des outils de dotation virtuels (JUS PPU 020) -
Fondement juridique du programme ou de l’activité :
Loi sur l’emploi dans la fonction publique
Loi sur l’équité en matière d’emploi
Loi canadienne sur les droits de la personne -
Nécessité d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
La suite d’applications VidCruiter enregistre des informations personnelles afin d’évaluer les candidats à l’aide d’outils de dotation virtuels. Avec la sensibilisation des utilisateurs, il saisit l’image et la voix d’une personne pour faciliter le processus de sélection, pour être examinée en fonction des critères de mérite, pour participer à une entrevue enregistrée sur vidéo ou audio et pour le processus de vérification des références, qui font tous partie du processus de dotation. Ces nouvelles collectes de renseignements personnels ne sont couvertes par aucun fichier de renseignements personnels ordinaire. Le fait que la mise en Å“uvre de la plateforme soit considérée comme une modification substantielle à l’exécution du programme a également nécessité la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la Norme sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Cette EFVP portait sur les processus de JUS et son traitement des renseignements personnels afin d’assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques et directives connexes du Conseil du Trésor en matière de protection de la vie privée. L’analyse des risques de l’EFVP reflète 10 principes universels de protection de la vie privée et de pratiques équitables en matière d’information énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation.
L’EFVP recommandait des mesures d’atténuation dans les secteurs de risque suivants :
- Accès
- Collection
- Utilisation
- Communication
- Mesures de sécurité
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